การสำรองข้อมูลของคุณ (ขั้นตอนในการสำรองข้อมูลทางธุรกิจ)

การปกป้องข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ หากการสำรองข้อมูลเพียงอย่างเดียวของคุณอยู่บนคอมพิวเตอร์และฮาร์ดดิสก์ไม่ทำงานหรือเกิดความเสียหายจากไฟกระชากข้อมูลธุรกิจของคุณจะหายไป และการมีสำเนาข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นเอกสารไม่เพียงพอ เกิดอะไรขึ้นถ้าสถานที่ประกอบธุรกิจของคุณพังทลายลงสู่พื้นดินหรือประสบอุทกภัยรุนแรง? ข้อมูลที่คุณต้องดำเนินการในธุรกิจของคุณอีกครั้งอาจสูญหายไปอย่างไม่สามารถยกเลิกได้

สำหรับการปกป้องข้อมูลอย่างเพียงพอคุณต้องสร้างระบบสำรองข้อมูลซึ่งทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• จัดเก็บข้อมูลธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
• สร้างการสำรองข้อมูลบนสื่อที่เชื่อถือได้
• เก็บข้อมูลสำรองข้อมูลไว้ในที่ปลอดภัยนอกสถานที่

กฎพื้นฐานสำหรับการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจคือการสูญหายของข้อมูลจะรบกวนการทำธุรกิจสำรองข้อมูล คุณสามารถติดตั้งโปรแกรมใหม่หากจำเป็น แต่การกู้คืนรายละเอียดของธุรกรรมหรือการติดต่อทางธุรกิจเป็นไปไม่ได้หากไฟล์เหล่านั้นสูญหายหรือเสียหายเกินกว่าที่จะซ่อม ส่วนที่เหลือของบทความนี้จะแสดงข้อมูลแต่ละขั้นตอนด้านบนเพื่อให้คุณสามารถสร้างระบบสำรองข้อมูลซึ่งจะช่วยปกป้องข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญของคุณจากภัยพิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1) เก็บข้อมูลธุรกิจสำคัญ

การเก็บข้อมูลทางธุรกิจไม่ใช่เรื่องของการดูแลทำความสะอาดที่ดี มันอาจเป็นเรื่องของการอยู่รอดของธุรกิจของคุณ มีสองขั้นตอนในการจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจเพื่อการสำรองข้อมูลที่สำเร็จ

• การระบุข้อมูลสำคัญที่ต้องเก็บ
• และใช้วิธีการจัดเก็บข้อมูลตามกำหนดเวลาปกติ

สิ่งที่ต้องเก็บไว้ในการสำรองข้อมูลหรือไม่? ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้นโปรแกรมปฏิบัติการเช่นโปรแกรมซอฟต์แวร์ คุณไม่ได้สร้างโปรแกรมปฏิบัติการเวอร์ชันใหม่และอย่างที่ฉันเคยพูดไว้หากโปรแกรมซอฟต์แวร์สูญหายหรือเสียหายคุณสามารถติดตั้งใหม่ได้อย่างง่ายดาย

อย่างไรก็ตามไฟล์ทั้งหมดที่คุณได้สร้างและ / หรือแก้ไขควรได้รับการสำรองข้อมูลเป็นประจำ สำหรับธุรกิจจำนวนมากนี้รวมทุกอย่างจากไฟล์บัญชีผ่านทางอีเมล

คุณสามารถทำให้การจัดเก็บข้อมูลสำรองของคุณง่ายขึ้นโดยเก็บไฟล์ทั้งหมดที่จะต้องเก็บไว้ในไดรฟ์เดียวบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณต้องสำรองข้อมูลไฟล์บัญชีเอกสารคำประมวลผลสเปรดชีตรูปภาพและอีเมล การวางบัญชีเพียงอย่างเดียว Microsoft Office (รวม Outlook) และ Paintshop Pro ทั้งหมดในไดรฟ์ D: / ช่วยให้สามารถเก็บไฟล์ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นหรือปรับเปลี่ยนโดยใช้โปรแกรมเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น สิ่งที่คุณต้องทำคือสำรองไดรฟ์ ในขณะที่คุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลแฟ้มที่ปฏิบัติไม่ได้ทำร้ายพวกเขาหากคุณทำ

เมื่อคุณเลือกข้อมูลสำคัญที่จะเก็บถาวรการติดตั้งและใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจของคุณเป็นเรื่องปกติเป็นเรื่องปกติ

ขอแนะนำให้สำรองข้อมูลทุกคืน มีซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลจำนวนมากพร้อมให้คุณสามารถกำหนดเวลาที่จะเก็บข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติ ค้นหาซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลที่เข้ารหัสและเข้ารหัสไฟล์เพื่อประหยัดเนื้อที่ดิสก์และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

ถ้าเป็นไปได้ให้สำรองข้อมูลผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของคุณเก็บไฟล์สำรองข้อมูลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ที่แยกจากไฟล์ต้นฉบับ

ถ้าเป็นไปไม่ได้เนื่องจากคุณมีคอมพิวเตอร์แบบสแตนด์อะโลนให้วางไฟล์สำรองข้อมูลไว้ในไดเร็กทอรีแยกกันและเพิ่มเวลาในการสร้างการสำรองข้อมูลจริง

ชนิดของระบบสำรองข้อมูลทางกายภาพที่ดีที่สุดสำหรับการป้องกันข้อมูลคืออะไร?

ขั้นตอนที่สองของการปกป้องข้อมูลคือการสร้างข้อมูลสำรอง - ไม่ใช่แค่ครั้งเดียว แต่เป็นช่วงเวลาปกติ แต่ก่อนที่คุณจะทำเช่นนี้คุณจะต้องตระหนักถึงระบบสำรองข้อมูลที่แตกต่างกันและข้อ จำกัด ของสื่อสำรองข้อมูลบางอย่าง

2) การสร้างการสำรองข้อมูลทางกายภาพ

การสำรองข้อมูลทางกายภาพเป็นสิ่งที่จำเป็นเนื่องจากความเป็นไปได้ที่คอมพิวเตอร์จะไม่ได้รับความเสียหายหรือความเสียหาย แม้แต่อุบัติเหตุเล็กน้อยเช่นการหล่นถ้วยกาแฟลงในแล็ปท็อปอาจทำลายข้อมูลทั้งหมดของคุณได้หากข้อมูลนี้เป็นที่เดียวที่ข้อมูลของคุณอยู่ คุณควรสร้างการสำรองข้อมูลทางกายภาพของข้อมูลธุรกิจของคุณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งหรือบ่อยครั้งขึ้นหากธุรกิจของคุณสร้างข้อมูลใหม่จำนวนมากทุกวัน

มีหลายวิธีในการถ่ายโอนไฟล์สำรองของคุณไปยังสื่ออื่น แต่ระบบสำรองข้อมูลบางอย่างมีความน่าเชื่อถือมากกว่าระบบอื่น ๆ

คุณควรใช้สื่อการสำรองข้อมูลแบบใด?

การใช้ไดรฟ์ USB (thumb)

แท่ง USB มีการเพิ่มกำลังการทำงานอย่างต่อเนื่องและมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการสำรองข้อมูลอย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะไม่มีฮาร์ดดิสก์ภายนอกก็ตาม แต่ก็มีอัตราการถ่ายโอนข้อมูลที่รวดเร็วและพกพาได้สูง คุณสามารถแบ็กอัพข้อมูลลงในไดรฟ์ USB และใช้งานได้ทันที เนื่องจากไม่มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนที่ไดรฟ์ USB จึงน่าเชื่อถือมาก

การใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกสำหรับการสำรองข้อมูล

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กการซื้อและใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกสำหรับการสำรองข้อมูลเป็นวิธีที่แนะนำ ฮาร์ดดิสก์ภายนอกมีราคาไม่แพงเมื่อเทียบกับระบบเทปไดรฟ์ พวกเขายังใช้งานง่าย; เพียงเสียบฮาร์ดไดรฟ์เข้ากับพอร์ต USB ของคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดดิสก์ภายนอกส่วนใหญ่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์สำรองข้อมูล

การใช้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์เป็นข้อมูลสำรอง
การใช้บริการสำรองข้อมูลออนไลน์ทำให้การสำรองข้อมูลของคุณง่ายขึ้นซึ่งเป็นเพียงเหตุผลเดียวที่ทำให้ระบบคลาวด์คอมพิวติ้งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ข้อมูลสำรองข้อมูลระบบคลาวด์เป็นแนวคิดที่ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่? นอกจากนี้ยังมีข้อเสียเปรียบเป็นหลักในหมู่พวกเขาเรื่องของการรักษาความปลอดภัย ข้อมูลธุรกิจของคุณมีความละเอียดอ่อน ประเด็นเรื่องความเป็นส่วนตัวมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้าและทรัพย์สินทางปัญญา เลือกผู้ให้บริการสำรองข้อมูลระบบคลาวด์อย่างระมัดระวังหากคุณเลือกวิธีนี้

การใช้เทปเป็นข้อมูลสำรอง

หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากในการสำรองข้อมูล (หรือต้องการจัดเก็บและจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดอย่างสม่ำเสมอเพื่อเก็บข้อมูลระยะยาว) การสำรองข้อมูลเทปเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด มีความน่าเชื่อถือสูง แต่มีราคาแพงกว่ารูปแบบอื่น ๆ

การใช้ดีวีดีเป็นข้อมูลสำรอง
การใช้ดีวีดีเป็นข้อมูลสำรองข้อมูลไม่เป็นที่นิยมอีกต่อไป แผ่นดีวีดีเปล่ามีราคาไม่แพงและการคัดลอกข้อมูลลงแผ่นดีวีดีเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตามดีวีดีมีความจุต่ำและเป็นวิธีการที่ไม่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับวิธีการสำรองข้อมูลทั้งหมดที่แสดงไว้ที่นี่ ใครไม่เคยมีประสบการณ์ในการใส่แผ่น DVD ลงในไดรฟ์เพื่อดูว่าข้อมูลไม่สามารถอ่านได้และดิสก์ "ไม่ทำงาน" หรือไม่? แผ่นดีวีดีมีอายุการเก็บรักษาที่ จำกัด ฉันไม่แนะนำวิธีนี้สำหรับการสำรองข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กใด ๆ

3) การสำรองข้อมูลนอกไซต์

ธุรกิจเฉพาะที่ควรจะเก็บข้อมูลสำรองไว้ในสถานที่คือผู้ที่มีตู้นิรภัยป้องกันการรั่วซึม การลงทุนในไดรฟ์เทปหรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกและการยึดติดกับตารางการสำรองข้อมูลตามปกติอย่างพิถีพิถันจะช่วยไม่ได้หากสำเนาข้อมูลทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียวและสถานที่ดังกล่าวเกิดขึ้นจากภัยพิบัติ คุณต้องเก็บสำเนาสำรองไว้นอกสถานที่หากข้อมูลธุรกิจของคุณมีความปลอดภัยอย่างแท้จริง (การสำรองข้อมูลแบบคลาวด์ไม่สามารถขจัดความกังวลทั้งหมดได้ แต่ดีกว่าสถานที่จริงหลายแห่ง)

ธุรกิจจำนวนมากเก็บสำเนาข้อมูลไว้ในตู้รักษาความปลอดภัยที่ธนาคาร (ค่าบริการสำหรับกล่องรักษาความปลอดภัยสามารถหักลดหย่อนภาษีได้หากคุณต้องการแรงจูงใจเพิ่มเติม) เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายเก็บสำเนาข้อมูลสำรองหลายชุดไว้ในบ้านของเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว ไม่สำคัญว่าคุณเลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้ที่ไหนตราบใดที่ไซต์ที่คุณเลือกสำหรับการสำรองข้อมูลนอกไซต์มีความปลอดภัยและคุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนั้นเป็นประจำ

สำรองข้อมูลหรือหลีกเลี่ยงการสูญเสีย

อย่าเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลธุรกิจของคุณ การป้องกันที่ดีที่สุดต่อภัยพิบัติเช่นนี้คือการปกป้องข้อมูลที่เหมาะสม การสร้างระบบสำรองข้อมูลที่มีการจัดเก็บและสำรองข้อมูลธุรกิจของคุณเป็นประจำและถูกต้องคุณจะมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะสามารถเอาชนะสภาพอากาศที่พายุกำลังเผชิญและดำเนินต่อไปได้