5 ข้อผิดพลาดในการวางแผนงานสำคัญ ๆ ที่ผู้จัดการฝ่ายกิจกรรมทุกคนต้องหลีกเลี่ยง!

ลองมาดูสิกฎหมายของเมอร์ฟี่บอกว่าถ้าบางอย่างผิดพลาดอาจจะ! นั่นเป็นเพียงความเป็นจริงพื้นฐานของชีวิตที่เรามักมีชีวิตอยู่

แต่เมื่อพูดถึงการวางแผนงานผู้จัดการฝ่ายเหตุการณ์ที่มีความสามารถมักจะมองหาเพื่อลดกฎหมายของเมอร์ฟี่ด้วยการตระหนักถึงศักยภาพในการทำสิ่งต่างๆให้เบี้ยวและวางแผนอย่างเหมาะสม

ในฐานะผู้จัดการกิจกรรมคุณต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมพิเศษของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและมีความเป็นไปได้เพียงเล็กน้อย

ในโลกแห่งความเป็นจริงไม่สามารถครอบคลุมความเป็นไปได้ทุกอย่าง แต่อย่างน้อยที่สุดคุณควรตระหนักถึงความผิดพลาดในการวางแผนงานที่สำคัญทุกๆผู้จัดการกิจกรรมต้องหลีกเลี่ยง

Forewarned forearmed ดังนั้นลองมาดูเคล็ดลับสำคัญบางอย่างที่อาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงภัยพิบัติที่ไม่ได้รับการยกเว้นในเหตุการณ์พิเศษครั้งต่อไปของคุณ

การสื่อสารที่ไม่ดี

- นี่อาจเป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุดจากนักวางแผนเหตุการณ์ที่ไม่มีประสบการณ์และเป็นเรื่องที่ต้องหลีกเลี่ยงโดยเสียค่าใช้จ่ายทั้งหมดเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่ดีสามารถสะกดภัยพิบัติได้

1. การสื่อสารที่ไม่ดีมักเกิดจากการไม่ใส่ใจในรายละเอียดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมาถึงรายการตรวจสอบเหตุการณ์ของคุณ เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่คุณจะติดต่อสื่อสารกับทีมงานภายในและซัพพลายเออร์ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าคุณจะไม่ค่อยสนใจในการดูแลระบบขนาดเล็กหรือสร้างความรำคาญให้กับตัวคุณเอง แต่คุณต้องอยู่ในขั้นตอนการสื่อสารและมั่นใจได้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในเหตุการณ์รู้ดีว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและในช่วงเวลาใด
   การวางแผนงานที่แย่หรือขาดหายไป

- จำกฎหมาย Murphy ได้หรือไม่? สิ่งต่างๆมีแนวโน้มที่จะผิดพลาดในการนำขึ้นไปและแน่นอนในระหว่างการจัดงานพิเศษของคุณ เป็นเรื่องปกติและเป็นที่คาดหวัง วางแผนงานมืออาชีพจะคิดล่วงหน้าระบุศักยภาพสำหรับสิ่งที่ผิดพลาดและมีการวางแผนฉุกเฉินที่ดีในสถานที่ ตัวอย่างเช่นถ้าระบบลงทะเบียนทำงานผิดปกติในวันเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณหมดอาหารหรือเครื่องดื่มแล้วถ้ามีที่จอดรถไม่เพียงพอจะเกิดอะไรขึ้นถ้าลำโพงสำคัญของคุณไม่สามารถมาถึงได้ทันเวลาจะเกิดอะไรขึ้นถ้าเสียง ระบบหรือระบบการฉายให้ปัญหาในวันงานของคุณ - คุณจะสามารถรับมือ? คุณจะมีแผน B หรือไม่?

1. การขนส่งไม่เพียงพอ - คุณแน่ใจหรือไม่ว่าการขนส่งที่คุณจัดไว้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมและผู้จัดงานเข้าร่วมกิจกรรมของคุณมีความเพียงพอ? สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบในช่วงสัปดาห์ที่นำไปสู่กิจกรรมของคุณและแม้กระทั่งในนาทีสุดท้ายในวันที่จัดกิจกรรมจะมีการตอบสนองความต้องการด้านการขนส่งของคุณอย่างเพียงพอ อีกครั้งคิดในแง่ของเหตุการณ์ฉุกเฉินที่นี่ - เกิดอะไรขึ้นถ้ารถหรือยานพาหนะเสียในวันเกิดเหตุการณ์ของคุณคุณมีแผนสำรองหรือไม่?
2. ไม่มีป้ายที่ชัดเจน - ผู้เข้าร่วมประชุมไม่รู้สึกหงุดหงิดมากไปกว่าการเข้าร่วมกิจกรรมพิเศษและไม่แน่ใจหรือสับสนเกี่ยวกับการนำเสนอหรือการสาธิตต่อไป หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เห็นป้ายที่เพียงพอซึ่งสามารถอ่านและทำความเข้าใจได้ง่าย ดีกว่าที่จะไปลงน้ำที่นี่แทนที่จะปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมหายไปและสับสนและขอคำแนะนำอย่างต่อเนื่อง
3. พนักงานไม่เพียงพอในมือ - ในวันที่มีการจัดงานพิเศษของคุณคุณน่าจะจัดการกับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก อย่าทำผิดพลาดในการพึ่งพาเพียงหนึ่งหรือสองคนที่จะจัดการกับคำถามหรือข้อกังวลของผู้ได้รับมอบอำนาจ ตรวจสอบให้มั่นใจว่าคุณรู้จักหมายเลขโทรศัพท์ของคุณและเหนือสิ่งอื่นใดเพื่อให้มั่นใจได้ว่าทีมวางแผนงานของคุณและบุคลากรที่จัดเตรียมโดยผู้ขายคุณมีพนักงานที่เพียงพออยู่ในมือ
4. และในที่สุดก็มีคำพูดเก่า ๆ ที่พูดว่า "สมมติฐานทำให้คุณและฉัน" และที่ไม่เคยมีอะไรเกิดขึ้นมาก่อนเมื่อใช้กับการจัดการเหตุการณ์ ไม่เคยเคยคิดว่าฐานทั้งหมดจะครอบคลุม - ให้แน่ใจว่าพวกเขาจะ! หากมีข้อสงสัยใด ๆ นโยบายที่ดีที่สุดคือการตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้ง อย่าปล่อยให้ทุกอย่างไปจนถึงนาทีสุดท้ายและพบว่าตัวเองกำลังต่อสู้กับไฟในวันที่เกิดเหตุการณ์ของคุณ