การเบิกจ่ายรายวันและการจัดการเงินสด

วารสารการเบิกจ่ายเงินสดหรือที่เรียกว่า "รายวันการชำระเงินด้วยเงินสด" เป็นรูปแบบทางบัญชีที่ใช้เพื่อบันทึกการถอนเงินสดทั้งหมด - การซื้อเป็นเงินสดหรือการเบิกจ่ายเงินสด ตัวอย่างเช่นเจ้าหนี้ค่าวัสดุและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานระหว่างการซื้อเงินสดอื่น ๆ ตัวอย่างการเบิกจ่ายเงินสดอื่น ๆ คือการฝากเงินเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

ผู้ทำบัญชีหรือนักบัญชีของคุณจะบันทึกรายการทั้งหมดเหล่านี้ไว้ในสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดก่อนโพสต์ลงในบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีแยกประเภทการชำระบัญชี ฯลฯ

โดยปกติแล้วจะทำแบบรายเดือน ในบางธุรกิจวารสารการเบิกจ่ายเงินสดจะรวมกับสมุดรายวันรับเงินและเรียกว่าสมุดเงินสด

วารสารการเบิกจ่ายเงินสดเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการเงินสดเจ้าของธุรกิจสามารถใช้วิธีนี้เพื่อดูจำนวนเงินสดที่ได้รับการเบิกจ่ายและคำนวณไปตามเปอร์เซ็นต์ที่ทำกับสินค้าคงคลังเทียบกับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดประกอบด้วยหมายเลขเช็คของเช็คที่ถูกเขียนขึ้นซึ่งเป็นเหตุผลที่ชุดซอฟต์แวร์บัญชีหลายรายการอ้างถึงสมุดรายวันเป็นเช็คลงทะเบียน แพคเกจเหล่านี้มีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดหรือแบบฟอร์มปรับแต่งได้ง่ายเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

การตั้งค่าบัญชีการเบิกจ่ายเงิน

คอลัมน์ถูกตั้งค่าสำหรับแต่ละธุรกรรมดังนี้:

• วันที่
• หมายเลขเช็ค
• คำอธิบาย
• เครดิตเงินสด
• อื่น ๆ เครดิต
• หักบัญชีในบัญชี
• การตัดบัญชีอื่น ๆ
• เดบิตอื่น ๆ

คอลัมน์ประเภทการชำระเงินสดอาจเจาะจงมากขึ้นกับลักษณะธุรกิจ ตัวอย่างเช่นธุรกิจบางแห่งอาจต้องใช้คอลัมน์เดียวเพื่อบันทึกจำนวนเงินในขณะที่คนอื่น ๆ ต้องการคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ส่วนลดที่ได้รับการซื้อเงินสด ฯลฯ ควรมีคอลัมน์ 'อื่น ๆ ' เพื่อบันทึกจำนวนเงินที่ไม่พอดีกับใด ๆ ประเภทหลัก

การอัพเดตบัญชีแยกประเภทอื่น ๆ

เป็นประจำทุกวันทุกๆวันบรรทัดรายการในสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดจะใช้เพื่อปรับปรุงบัญชีแยกประเภทย่อย - บัญชีที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกรายการบัญชีที่เฉพาะเจาะจง หากการชำระเงินด้วยเงินสดส่วนใหญ่เป็นคู่ค้าสำหรับการซื้อเครดิตแล้วบัญชีแยกประเภทย่อยจะได้รับการอัปเดตเป็นบัญชีแยกประเภทการชำระบัญชี

บัญชีแยกประเภททั่วไปได้รับการอัปเดตรายเดือนโดยใช้ผลรวมจากสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด ถ้าธุรกิจใช้บัญชีควบคุมย่อยเพื่อสนับสนุนบัญชีแยกประเภททั่วไปการผ่านรายการนี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการทำบัญชีหนังสือเวียนคู่

การผ่านรายการการรับส่วนลด

วารสารการเบิกจ่ายเงินสดจะรวมส่วนลดที่ได้รับหากมีการจ่ายเงินสดให้กับซัพพลายเออร์ที่อาจได้รับส่วนลดในช่วงต้นของการชำระเงินดังนั้นจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้จะถูกบันทึกพร้อมกับส่วนลดที่ได้รับและการชำระด้วยเงินสด เฉพาะส่วนลดที่ได้รับจากคอลัมน์ทั้งหมดจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

2 หลักฐานการผ่านรายการ

การทำบัญชีและการบัญชีสามารถใช้สองขั้นตอนเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาบัญชีเพื่อพิสูจน์ว่าได้มีการโอนข้อมูลในสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินให้ถูกต้องแล้วไปยังบัญชีแยกประเภทย่อย

ยอดคงเหลือทั้งหมดของบัญชีแยกประเภทย่อย (หากการชำระเงินส่วนใหญ่เป็นผู้จัดจำหน่ายเราอ้างถึงยอดคงเหลือในบัญชีผู้ขายในบัญชีแยกประเภทการชำระบัญชี) ควรเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีควบคุมบัญชีแยกประเภทย่อยในบัญชีแยกประเภททั่วไป

1. บัญชีแยกประเภททั่วไปควรมียอดคงเหลือกล่าวคือยอดรวมในบัญชีแยกประเภททั่วไปควรเท่ากับยอดรวมเครดิต