งานทางเสมียนต้องทำให้แน่ใจว่าสำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น เกี่ยวข้องกับงานประจำวันของสำนักงานเช่นการตอบรับโทรศัพท์การตั้งเวลานัดหมายการแฟกซ์และการยื่นเอกสาร
ทักษะทางธุรการมีประโยชน์สำหรับเกือบทุกคนที่ทำงานในออฟฟิศ พนักงานส่วนใหญ่จำเป็นต้องทำอย่างน้อยบางงานเสมียนดังนั้นทักษะเหล่านี้สามารถเป็นประโยชน์สำหรับเกือบทุกคน
เสมียนสำนักงานและเลขานุการต้องมีทักษะด้านเสมียนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง
ตำแหน่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการทำงานส่วนใหญ่ของสำนักงานเป็นประจำทุกวัน
ในขณะที่บางคนใช้ตำแหน่งงานเหล่านี้แทนกันเสมียนสำนักงานและเลขานุการแตกต่างจากผู้ช่วยผู้บริหารจริงๆ ผู้ช่วยในการบริหารมักต้องการระดับวิทยาลัยและให้ความรับผิดชอบมากขึ้นรวมถึงโครงการหัวหอกและบางครั้งก็สามารถจัดการทีมได้
ในทางตรงกันข้ามเสมียนและเลขานุการมักไม่จำเป็นต้องได้รับการศึกษาที่กว้างขวางเกินกว่าระดับมัธยมศึกษา (แม้ว่าจะมีโปรแกรมการศึกษาที่สูงขึ้นซึ่งมุ่งเน้นไปที่งานเสมียนและเลขานุการ) พวกเขาจัดการการดำเนินงานประจำวันของสำนักงาน แต่โดยทั่วไปไม่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารจัดการเสมียนและเลขานุการทำงานในหลากหลายอุตสาหกรรมรวมทั้งการเงินธุรกิจยารัฐบาลกฎหมายและอื่น ๆ บางตำแหน่งเหล่านี้ต้องการทักษะเฉพาะ อย่างไรก็ตามมีทักษะพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับเกือบทุกตำแหน่งธุรการ
วิธีการใช้รายการทักษะ
คุณสามารถใช้รายการทักษะเหล่านี้ได้ตลอดกระบวนการค้นหางานของคุณ
ประการแรกคุณสามารถใช้คำศัพท์เหล่านี้ในประวัติส่วนตัวของคุณได้ ในคำอธิบายประวัติการทำงานของคุณคุณอาจต้องการใช้คำเหล่านี้บางคำ
ประการที่สองคุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ในจดหมายสมัครงานของคุณได้ ในเนื้อหาของจดหมายคุณสามารถพูดถึงหนึ่งหรือสองทักษะเหล่านี้และให้ตัวอย่างเฉพาะของเวลาที่คุณแสดงทักษะเหล่านั้นในที่ทำงาน
สุดท้ายคุณสามารถใช้คำศัพท์เหล่านี้ได้ในการสัมภาษณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีตัวอย่างอย่างน้อยหนึ่งตัวอย่างสำหรับช่วงเวลาที่คุณได้แสดงทักษะแต่ละด้านบนห้ารายการที่นี่
แน่นอนว่างานแต่ละงานจะต้องมีทักษะและประสบการณ์ที่แตกต่างกันดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณได้อ่านรายละเอียดงานอย่างละเอียดและมุ่งเน้นทักษะที่นายจ้างกำหนดไว้
ตรวจสอบรายการทักษะอื่น ๆ ตามประเภทงานและตามประเภทของทักษะ
ทักษะด้านเสมียนห้าอันดับแรก
ความสนใจในรายละเอียด
งานธุรการเกี่ยวข้องกับการให้ความสำคัญกับรายละเอียดประจำวันของสำนักงาน - สิ่งที่คนอื่นอาจมองข้ามเช่นการตอบรับและติดตามอีเมลการติดตามการนัดหมาย , และอื่น ๆ.เสมียนหรือเลขานุการจำเป็นต้องสามารถให้ความสำคัญกับรายละเอียดเหล่านี้ได้และอย่าปล่อยให้อะไรหลุดจากรอยร้าว
การสื่อสาร
พนักงานธุรการต้องมีทักษะในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรและปากเปล่า พวกเขามักจะตอบโทรศัพท์เขียนบันทึกช่วยจำส่งอีเมลและทักทายลูกค้าและลูกค้า
ดังนั้นพวกเขาจึงจำเป็นต้องสามารถพูดและเขียนได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ พวกเขาจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อมูลในแบบที่เข้าใจได้ง่าย
ทักษะทางคอมพิวเตอร์
ในยุคนี้ทักษะด้านคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับงานธุรการใด ๆ เสมียนและเลขานุการต้องเป็นพนักงานพิมพ์ดีดที่รวดเร็วและถูกต้อง นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องมีการป้อนข้อมูลบางอย่างดังนั้นควรทำความคุ้นเคยกับ Excel และซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลอื่น ๆ พวกเขาควรจะคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ Microsoft Office อื่น ๆ เช่น Word และ PowerPoint ทักษะคอมพิวเตอร์เพิ่มเติมเช่นความสามารถในการออกแบบหรือแก้ไขหน้าเว็บจะถือเป็นข้อได้เปรียบใหญ่
การนับ
งานเสมียนส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ เสมียนบางคนอยู่ในความรับผิดชอบระดับการทำบัญชีและ / หรือการบัญชีสำหรับ บริษัท นี้ต้องใช้ทักษะการคำนวณ ความสามารถในการคำนวณจำนวนเงินได้อย่างรวดเร็วแน่นอนคุณภาพบวกในเสมียนหรือเลขานุการ
องค์การ
ต้องจัดระเบียบเสมียนและเลขานุการ พวกเขามีหน้าที่ดูแลให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น นี้เกี่ยวข้องกับการติดตามของนายจ้างกำหนดการตอบอีเมลและโทรศัพท์และการรักษาไฟล์ ทั้งหมดนี้ใช้เวลามากทักษะองค์กร
Clerical Skills List
ด้านล่างนี้เป็นรายละเอียดของทักษะด้านเสมียนซึ่งรวมถึงรายละเอียดด้านล่าง
การตอบสนอง
การวิเคราะห์
- การตอบรับโทรศัพท์
- ความรู้ความสามารถ
- การบริการข้อมูลลูกค้า
- การป้อนข้อมูล
- การจัดการข้อมูล
- ฐานข้อมูลอย่างคล่องแคล่ว
- การตัดสินใจ
- การส่งจดหมาย
- การพึ่งพิง
- เดสก์ท็อป
- E - O
- มีประสิทธิภาพ
- อีเมล
- ค่าใช้จ่าย
- แฟกซ์
- การจัดเก็บ
- ยืดหยุ่น
- แผนกต้อนรับ
- Interpersonal
- การจัดเตรียมการเดินทาง
- การจัดการ
- Microsoft Office
มัลติทาสกิ้ง
- การคำนวณเลขที่
- เครื่องสำนักงาน
- การสื่อสารด้วยปากเปล่า
- การจัดองค์กร
- การกำกับดูแล
- P - Z
- การวางแผน
- การจัดลำดับความสำคัญ
- การแก้ปัญหา
- การประมวลผล
- การพิสูจน์อักษร
- การให้เหตุผล
- การบันทึกข้อมูล
- การถ่ายเอกสาร
- การถ่ายเอกสารและการจัดเรียง
- > การจัดตารางการนัดหมาย
- การส่งและรับแฟกซ์
- S
- การจัดการเวลา
การพิมพ์
- การประมวลผลคำ
- การเขียน
- รายการทักษะที่เกี่ยวข้อง:
- ทักษะในการบริหาร | ทักษะการจัดการสำนักงาน | พนักงานต้อนรับ | ทักษะผู้ช่วยส่วนตัว | ทักษะด้านคอมพิวเตอร์ | ทักษะผู้ช่วยผู้บริหาร | ทักษะผู้ช่วย Office