ข้อผิดพลาดทั่วไปในการกรอกฟอร์ม W-2

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการกรอกแบบฟอร์ม W-2

การแจ้งเตือนก่อนล่วงหน้า ก่อนที่คุณจะส่งแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานและยื่นแบบฟอร์มเหล่านี้ด้วย Social Security Administration (พร้อมกับแบบฟอร์มการโอนเงิน W-3) ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา

การยื่นแบบฟอร์ม W-2 ปลาย

เริ่มตั้งแต่ปีภาษี 2016 กำหนดการยื่นแบบฟอร์ม W-2 (และแบบฟอร์ม 1099 รายการ) ได้รับการย้ายไปแล้วในวันที่ 31 มกราคมดังนั้นแบบฟอร์ม W-2 ในปี 2017 สำหรับพนักงานต้อง ให้ยื่นต่อ Social Security Administration ไม่เกินวันที่ 31 มกราคม 2018

มีการลงโทษสำหรับการยื่นล่าช้า อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับกำหนดเวลาใหม่สำหรับแบบฟอร์ม W-2 และ 1099

การใช้แบบฟอร์ม W-2 ปีที่ไม่ถูกต้อง

ใช้แบบฟอร์ม W-2 สำหรับปีที่มีรายได้ต้องเสียภาษีไม่ใช่ปีที่คุณยื่นแบบฟอร์ม ตัวอย่างเช่นสำหรับค่าจ้างของพนักงานในปี 2015 ให้ใช้รูปแบบ W-2 2016 แบบฟอร์มนี้จะมอบให้กับพนักงานและยื่นต่อสำนักงานประกันสังคมในปีพ. ศ. 2560

ขาดกำหนดการจัดเก็บ คุณต้องส่งแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานภายในวันสิ้นเดือนมกราคมและคุณต้องส่งแบบฟอร์มเหล่านี้ไปยัง Social Security Administration ไม่ช้ากว่าสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ กำหนดเส้นตายจะเปลี่ยนแปลงในแต่ละปีขึ้นอยู่กับวันที่ที่ตรงกับปฏิทิน หากวันที่กำหนดเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดวันที่จะย้ายไปที่วันทำการถัดไป ต่อไปนี้คือกำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับภาษีเงินเดือนสิ้นปีสำหรับปีปัจจุบัน

คุณไม่สามารถดาวน์โหลดฟอร์ม W-2 คัดลอกและใช้งานได้

สีแดงบน A เป็นหมึกพิเศษ คุณต้องได้รับแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจาก บริษัท จัดหางานสำนักงาน IRS หรือจาก บริษัท ซอฟต์แวร์ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานที่ที่คุณจะได้รับแบบฟอร์ม W-2 ที่ได้รับการอนุมัติ

การหัก ณ ที่จ่ายประกันสังคม

การระงับประกันสังคมต้องถูกระงับไว้ที่ค่าจ้างที่ต้องเสียภาษีสูงสุดของ Social Security ในแต่ละปี

(ค่าสูงสุดที่เปลี่ยนแปลงในช่วงหลายปีที่ผ่านมานี้เพื่อสะท้อนค่าครองชีพ) แม้ว่าจะไม่ใช่ข้อผิดพลาดของ W-2 แต่เป็นเรื่องปกติและจะทำให้คุณต้องรายงานค่าประกันสังคมเกินกว่าลูกจ้าง คุณต้องคืนส่วนที่เกินให้กับพนักงานและแก้ไขทั้ง W-2 และ Form 941 ซึ่งเป็นค่าจ้างรายไตรมาสและรายงานภาษีสำหรับไตรมาสใด ๆ ซึ่งสะท้อนถึงส่วนที่เกิน ตัวอย่างเช่นถ้าพนักงานถึงยอดสูงสุดในการหักภาษีเงินได้ประกันสังคมในเดือนกันยายนคุณต้องเปลี่ยนแบบฟอร์ม 941 ในไตรมาสที่สาม

การส่งแบบฟอร์ม W-2 ไปยัง IRS

แบบฟอร์มประกันสังคมจะต้องจัดให้แก่พนักงานภายในสิ้นเดือนมกราคมและยื่นต่อกรมสวัสดิการสังคมเมื่อสิ้นเดือนกุมภาพันธ์พร้อมกับแบบฟอร์มการโอนเงิน W-3 ซึ่ง สะสมข้อมูลทั้งหมดจาก W-2 ทั้งหมด

การไม่ได้รับการยกเว้น IRS สำหรับการไม่ใช้ E-fling

นายจ้างที่ยื่นแบบฟอร์ม W-2 มากกว่า 250 ต้องได้รับการผ่อนผันหากไม่ต้องการยื่นเรื่องอิเล็กทรอนิกส์อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการขอผ่อนผันการยื่นแบบฟอร์ม W-2 ทางอิเล็กทรอนิกส์ (PDF)

การทำข้อผิดพลาดแบบฟอร์มร่วมกันเหล่านี้บนแบบฟอร์ม W-2

รูปแบบข้อผิดพลาดที่พบมากที่สุดในแบบฟอร์ม W-2 ได้แก่

ไม่รวมทศนิยมและเซนต์สำหรับจำนวน

การไม่ใช้หมึกสีดำ สว่างเกินไป)

• ทำให้รายการมีขนาดใหญ่เกินไปหรือเล็กเกินไป IRS แนะนำให้คุณใช้ 12 pt แบบอักษร Courier สำหรับพิมพ์ W-2s
• ชื่อพนักงานผิดรูปแบบ ชื่อและชื่อกลางของพนักงานจะอยู่ในช่องแรกนามสกุลของพนักงานจะอยู่ในช่องที่สองและส่วนต่อท้าย (เช่น "จูเนียร์") จะอยู่ในช่องที่สาม
• การใช้ซอฟต์แวร์ทางการเงินสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ในฟอร์ม W-2 โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อผิดพลาดของรูปแบบและซอฟต์แวร์ของคุณสามารถเตือนคุณเมื่อคุณได้รับเงินค่าแรงสูงสุดของ Social Security ตรวจสอบบทความนี้ใน 2012 โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีโดย Rosemary Peavler, คู่มือการเงินธุรกิจโดยมุ่งเน้นที่โปรแกรมที่มีฟังก์ชันการจ่ายเงินเดือน
• การแก้ไขแบบฟอร์ม W-2

คุณต้องระบุแบบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานแต่ละคนภายในสิ้นเดือนมกราคมของปี (สำหรับปีปฏิทินก่อนหน้านี้) แต่คุณไม่จำเป็นต้องส่งแบบฟอร์มเหล่านี้ ไปยัง Social Security Administration (SSA) จนถึงสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ ความล่าช้านี้มีเวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด

หากคุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดก่อนยื่นเรื่องกับ SSA เพียงแค่ทำการแก้ไขและส่งแบบฟอร์มที่แก้ไข

ถ้าคุณพบข้อผิดพลาดหลังจากที่คุณได้ยื่นต่อ SSA แล้วคุณต้องส่ง W-2 ที่ถูกต้องพร้อมกับแบบฟอร์มการโอนเงินที่ได้รับการแก้ไข W-3c)

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขแบบฟอร์ม W-2 หลังจากที่คุณส่งข้อมูลดังกล่าวไปยัง Social Security Administration แล้ว