ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในธุรกิจและในชีวิตส่วนตัวของเราเป็นประจำ นั่นคือวิธีที่เราเติบโตและเรียนรู้ แต่ข้อผิดพลาดบางอย่างมีราคาแพง ทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการวางแผนงาน 5 ข้อนี้และ - ถ้าคุณทำผิดพลาด - อย่าลืมทำซ้ำอีกครั้งเป็นครั้งที่สอง
ไม่เริ่มต้นเร็วพอ
การผัดวันประกันพรุ่งเป็นศัตรูของคุณ นี่เป็นเหตุการณ์ที่ผิดพลาดในการวางแผนงานที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงมากที่สุด
การไม่เริ่มวางแผนกระบวนการจัดงานในช่วงต้นอาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้ ทันทีที่เลือกวันที่และคุณมีขอบเขตโดยทั่วไปของกิจกรรมและงบประมาณให้ไปทำงาน โรงแรมและสถานที่อื่น ๆ จองล่วงหน้าเพื่อความปลอดภัยนี้เร็ว ๆ นี้เป็นไปได้ การไม่ทำเช่นนั้นจะเป็นการ จำกัด ตัวเลือกสถานที่ของคุณและคุณจะโชคไม่ดีที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่ใด วิทยากรและความบันเทิงสดยังใช้วิธีการจองล่วงหน้าก่อนวันที่จัดงานจริง เมื่อวันที่จัดงานของคุณมีความปลอดภัยแล้วให้ทำวิจัยและเมื่อคุณตัดสินใจเลือกนักแสดงของคุณโปรดเซ็นสัญญาทันที
การจัดทำรายการตรวจสอบการวางแผนงานเป็นอีกหนึ่งงานที่ควรได้รับการแก้ไขทันที โดยการทำแผนที่ขั้นตอนทั้งหมดในขั้นตอนการวางแผนงานกำหนดเวลาที่ต้องการจะแล้วเสร็จและจัดทำตารางเวลาสำหรับแต่ละคนคุณจะมีคำแนะนำที่มีค่าในการเริ่มต้นและทำให้คุณสามารถติดตามได้
การเริ่มต้นสายเกินไปเป็นข้อผิดพลาดในการวางแผนงานที่ผิดพลาดที่สุดแห่งหนึ่ง
ไม่ตรวจสอบเหตุการณ์ที่แข่งขัน
คุณเคยกำหนดเวลาการจัดงานเฉพาะเพื่อเรียนรู้ - เมื่อกระบวนการวางแผนเริ่มต้นและวันที่จัดงาน - มีการแข่งขันอีกครั้งในวันเดียวกันหรือไม่? มีเพียงหนึ่งเหตุการณ์เท่านั้นที่จะดึงฝูงชนออกมาดังนั้นอย่าใช้โอกาสและข้ามนิ้วมือของคุณซึ่งผู้ที่ได้รับเชิญจะเลือกกิจกรรมของคุณ
หลีกเลี่ยงสถานการณ์ทั้งหมด
ทำ Due Due Diligence และตรวจสอบความขัดแย้งของเหตุการณ์ก่อนที่จะสายเกินไป ดูตารางการประชุมสำหรับอุตสาหกรรม (ทั้งขนาดใหญ่และเล็ก) ใกล้กับวันหยุดพักผ่อนกิจกรรมกีฬาที่สำคัญและการชุมนุมในท้องถิ่นที่สามารถสร้างความหายนะให้กับผู้ที่ขับรถไปที่งาน เมื่อคุณตัดสินใจเลือกวันที่สำหรับกิจกรรมของคุณแล้วให้ส่งคำเชิญไปให้แขกของคุณ การแจ้งเตือน "Save the Date" และรายการ "Upcoming Events" จะช่วยให้ผู้ที่สนใจโอกาสในการทำเครื่องหมายกิจกรรมของคุณในปฏิทินของพวกเขา
ไม่ยืนยันผู้ขาย
สัญญาของผู้จัดจำหน่ายที่ลงนามเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันตามกฎหมายและให้บางสิ่งบางอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเก็บผู้จัดจำหน่ายที่รับผิดชอบบริการที่พวกเขาจัดหาให้ แต่ก็ไม่ได้ทำอะไรให้คุณในเวลาของเหตุการณ์เมื่อคุณรู้ว่าผู้ขายเป็นไม่แสดง การจัดงานดังกล่าวจะไม่ให้บริการอาหารแก่ผู้ที่หิวโหยของคุณหรือส่งโต๊ะและเก้าอี้ไปยังห้องบอลรูมว่างเปล่ายืนยันกับผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายและทุกครั้งไม่ได้ แต่สองครั้ง ใช่ สองครั้ง ยืนยันการรับสัญญาที่ลงนามเมื่อคุณทั้งสองเห็นด้วยกับข้อกำหนด ยืนยันอีกครั้งก่อนกิจกรรมนั้น นี่ไม่ใช่บทสนทนาที่คุณจะมีเกี่ยวกับรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดส่งหรือการตกแต่งอาหาร นี่เป็นการติดตามผลโดยเฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของคุณยังอยู่ในปฏิทินของพวกเขา
ผู้จัดจำหน่ายกิจกรรมจัดกิจกรรมหลายเหตุการณ์และเป็นเรื่องง่ายสำหรับเอกสารของคุณที่จะหลงทางในการสับเปลี่ยนหรือขุ่นเคืองโดยคนอื่นใน บริษัท เพื่อตรวจสอบว่าไม่เกิดขึ้นโดยการหมุนเวียนกลับไปหาพวกเขาเพื่อตรวจสอบและยืนยันว่ากิจกรรมและข้อมูลเฉพาะของคุณเกี่ยวกับวันที่เวลาและบริการที่จะจัดเตรียมอยู่ในตารางเวลาของพวกเขา และเก็บสัญญาผู้ขายที่พร้อมใช้งานไว้
ไม่ได้มี "แผน B"
การมีแผนฉุกเฉินเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเหตุการณ์ใด ๆ แต่โดยเฉพาะสำหรับเหตุการณ์เหล่านั้นที่กำหนดให้จัดขึ้นกลางแจ้ง สภาพอากาศไม่สามารถคาดเดาได้และหากพายุเฮอร์ริเคนที่ปรึกษาลมแรงหรือพายุลูกเห็บที่แปลกประหลาดขู่ว่าจะยกเลิกกิจกรรมของคุณมีแผนสำรองไว้ วันที่ฝนตกสถานที่จัดงานสลับและตารางกิจกรรมที่ได้รับการแก้ไขเป็นตัวเลือกทั้งหมดหากกิจกรรมกลางแจ้งของคุณหรือบางส่วนต้องย้ายไปอยู่ในบ้าน
นอกเหนือจากการเตรียมพร้อมสำหรับความไม่แน่นอนเกี่ยวกับสภาพอากาศแล้วยังมีกรณีอื่น ๆ ที่ไม่ธรรมดาเช่นก่อน ภาวะไฟฟ้าดับสามารถลดลงได้โดยการมีเครื่องกำเนิดไฟฟ้าในสถานที่ สามารถย้ายที่จอดรถล้นออกไปอีกที่ที่ตั้งไว้ล่วงหน้า ปัญหาเกี่ยวกับความพร้อมในห้องพักของโรงแรมสามารถแก้ไขได้โดยการเก็บรักษาห้องพิเศษไว้หลายห้องภายในบริเวณโรงแรมของคุณ พิจารณารายละเอียดของกิจกรรมของคุณและให้ความสำคัญกับพื้นที่เหล่านั้นที่อ่อนแอต่อปัญหาที่เกิดขึ้น การวางแผนล่วงหน้าและการพัฒนาสถานการณ์ทางเลือกอื่นคุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการวางแผนงานที่เสียค่าใช้จ่ายมากที่สุดแห่งหนึ่ง
ไม่ใช้ความช่วยเหลือเพียงพอ
เมื่อพูดถึงการว่าจ้างพนักงานกิจกรรมจะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น จะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่อาจช่วยคุณประหยัดงานได้ รูปภาพนี้เป็นข้อมูลสำรองของรถยนต์ที่รอเข้าลานจอดรถในขณะที่เจ้าหน้าที่จอดรถพยายามติดตาม สายของแขกที่ผิดหวังรอการสั่งเครื่องดื่มเป็นเซิร์ฟเวอร์หนึ่งต่อสู้เพื่อให้ทันกับความต้องการ พนักงานลงทะเบียนงานที่ได้รับการต้อนรับจากผู้เข้าพักจำนวนมากที่เพิ่งมาถึงทำให้นักเดินทางที่เหน็ดเหนื่อยรอนานเกินไปที่จะเช็คอินคุณได้รับความคิด มีพนักงานจัดกิจกรรมพิเศษคอยให้ความช่วยเหลือในช่วงเวลาที่วุ่นวายให้บริการเพิ่มเติมในพื้นที่ที่ต้องการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหรือเป็นสถานที่ที่น่ายินดีสำหรับแขกที่มาถึงด้วยคำถามสามารถยกระดับงานของคุณจากเหตุการณ์ที่ดีสู่งานที่ยอดเยี่ยม
เมื่อจ้างพนักงานกิจกรรมให้มองหาเจ้าหน้าที่ที่มีประสบการณ์ในการทำงานประเภทของกิจกรรมที่คุณวางแผนไว้ จ้างผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางเท่านั้น ให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณเกี่ยวกับแขกผู้เข้าพักที่จะเข้าร่วมการคาดหวังของคุณและจุดติดต่อของพวกเขาคือพวกเขาควรมีคำถามหรือปัญหา พนักงานกิจกรรม - แม้ว่าจะเป็นผู้จัดหาจากภายนอกก็ตาม - เป็นตัวแทนของคุณและธุรกิจการวางแผนงานของคุณการเผชิญหน้าเชิงลบกับเจ้าหน้าที่งานจะอยู่ในความทรงจำของทั้งแขกและลูกค้าและสามารถเปรี้ยวแม้กระทั่งเหตุการณ์ที่ได้รับการวางแผนอย่างดีที่สุด