ผู้คนใช้เวลามากในการประชุมซึ่งทำให้เวลาในการประชุมกลายเป็นผลลัพธ์ที่ยั่งยืนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ประสบความสำเร็จ การดำเนินการที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จต้องได้รับการจัดการโดยผู้นำการประชุมก่อนระหว่างและหลังการประชุม
หากคุณละเลยโอกาสในการจัดการประชุมใด ๆ การประชุมและทีมงานของคุณจะไม่ได้รับผลไม้ที่คุณต้องการจากเวลาที่คุณลงทุน ใช้เคล็ดลับการจัดการประชุมสิบสองข้อนี้เพื่อเป็นแนวทางในผู้เข้าร่วมประชุมของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวังบวกและสร้างสรรค์
สิ่งที่ควรทำก่อนการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพการดำเนินการก่อนการประชุมจะเป็นรากฐานสำหรับการบรรลุผลการประชุม คุณสามารถทำตามที่จำเป็นทั้งหมดได้ แต่หากไม่มีแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพเพื่อเริ่มต้นผลลัพธ์ของคุณจะทำให้คุณผิดหวัง เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณวางแผนและดำเนินการประชุม
การประชุมที่มีประสิทธิภาพซึ่งก่อให้เกิดผลลัพธ์เริ่มต้นด้วยการวางแผนการประชุม ขั้นแรกให้ระบุว่าพนักงานคนอื่น ๆ มีความจำเป็นเพื่อช่วยให้คุณวางแผนการประชุมหรือไม่ จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังจะบรรลุผลอะไรจากการถือครองการประชุม กำหนดเป้าหมายที่สามารถทำได้สำหรับการประชุมของคุณ
เป้าหมายที่คุณกำหนดจะเป็นการสร้างกรอบการทำงานสำหรับแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ Stephen Covey กล่าวว่าใน
Seven Habits of Highly Effective People "เริ่มต้นด้วยจุดสิ้นสุดในใจ" วัตถุประสงค์ในการประชุมของคุณจะเป็นตัวกำหนดการประชุมผู้ถือหุ้นวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมการประชุมที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นพาหนะที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ในการจัดตารางการประชุมและการประชุมเป็นเรื่องที่มีราคาแพงเมื่อคุณพิจารณาเวลาของผู้ที่เข้าร่วมดังนั้นควรพยายามกำหนดว่าการประชุมเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาปรับปรุงกระบวนการหรือวางแผนอย่างต่อเนื่อง
คุณอาจพบว่าคุณสามารถบรรลุเป้าหมายการประชุมด้วยการสนทนาทางอีเมลหรือโดยแจกจ่ายและขอข้อมูลผ่านจดหมายข่าวของ บริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นและไม่เพียงแค่อำนวยความสะดวกให้แก่คุณเท่านั้นคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากผู้เข้าร่วมการประชุมเมื่อคุณได้นำเสนอความต้องการของตนเองอย่างแท้จริงให้แน่ใจว่ามีส่วนร่วมอย่างเหมาะสมในที่ประชุม
หากการประชุมเป็นวิธีการที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายของคุณให้ตรวจสอบกับผู้เข้าอบรมที่ต้องเข้าร่วมการประชุมเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นต้องสามารถเข้าร่วมประชุมได้
เลื่อนการประชุมแทนที่จะจัดประชุมโดยไม่มีเจ้าหน้าที่ที่มีความสำคัญ ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเข้าร่วมประชุมแทนผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจในการตัดสินใจหรือเลื่อนการประชุม
แจกจ่ายและทบทวนงานก่อนการประชุม
คุณเข้าร่วมประชุมกี่ครั้งที่เริ่มต้นจากผู้ช่วยจัดประชุมที่ส่งออกเอกสารประกอบคำบรรยายหรือฉายสไลด์ Microsoft PowerPoint เพื่ออภิปราย? ทำลาย? พนันได้เลย. การประชุมกลายเป็นกลุ่มที่อ่านได้ซึ่งแทบจะไม่เกิดผลสำเร็จ
เมื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในการจัดประชุมคือการตัดสินใจและการตอบคำถามการอ่านกลุ่มเป็นสิ่งที่น่าอับอายที่เกิดขึ้นกับเวลาของประชาชน
คุณสามารถทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากที่สุดและให้ผลลัพธ์โดยการเตรียมงานล่วงหน้าที่จำเป็นล่วงหน้าก่อนการประชุมจริง การจัดเตรียมงานแผนภูมิกราฟและวัสดุการอ่านล่วงหน้า 48 ชั่วโมงก่อนการประชุมมีผลต่อความสำเร็จในการประชุม ยิ่งเวลาเตรียมตัวมากขึ้นเท่าใดคนเตรียมตัวจะเหมาะสำหรับการประชุมของคุณ
เอกสารที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการประชุมสามารถรวมรายงาน ข้อมูลแผนภูมิและลิงก์ไปยังข้อมูลการแข่งขันแผนการขายประจำเดือนและแผนการผลิต ภาพนิ่ง Microsoft PowerPoint ที่แสดงจุดการสนทนาที่สำคัญ และรายงานการประชุมบันทึกและติดตามผลจากการประชุมและโครงการก่อนหน้าหรือที่เกี่ยวข้อง
การทำงานเบื้องต้นแม้เพียงลิงก์เพื่อทำตามเพื่ออ่านข้อมูลจัดจำหน่ายในเวลาที่เหมาะสมโดยคาดหวังอย่างจริงจังว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะอ่านงานก่อนการประชุมช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมของคุณจะประสบความสำเร็จ
ในระหว่างการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
การใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพก่อให้เกิดความกระตือรือร้นในหัวข้อนี้ สร้างความมุ่งมั่นและความรู้สึกของความสำเร็จจากผู้เข้าร่วมประชุม คนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ใหญ่กว่าความท้าทายในชีวิตประจำวันของพวกเขา ดังนั้นการประชุมเชิงรุกที่มีการอำนวยความสะดวกและเป็นประโยชน์ซึ่งจะเป็นเวทีในการติดตามผลจะทำให้เกิดผลการประชุม
Facilitation การประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ผู้นำการประชุมตั้งค่าเสียงที่เป็นประโยชน์และมีประสิทธิผลในการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมการประชุม การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะเริ่มต้นด้วยการทบทวนเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้และวาระการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกช่วยให้สมาชิกในกลุ่มมีความมุ่งมั่นและมีประสิทธิผล
การออกแบบการประชุมและวาระการประชุมกำหนดกรอบการประชุม ผู้ให้ความช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดตามผลการบรรลุผลที่ต้องการและคาดหวังจากการประชุม
ใช้งานก่อนการประชุม
ใช้หรืออ้างอิงงานก่อนการทำงานและข้อมูลอื่น ๆ ที่จัดเตรียมไว้ก่อนการประชุมในระหว่างการประชุม คุณเสริมสร้างความจำเป็นที่ผู้เข้าร่วมจะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบเนื้อหาที่จำเป็นต่อการบรรลุผลที่ต้องการ
ผู้เข้าอบรมของคุณจะเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมการประชุมของคุณและผลลัพธ์ของคุณจะเป็นหลักฐานยืนยันถึงการเตรียมการและความเป็นผู้นำที่มั่นคง ไม่มีใครอยากเห็นไม่ได้เตรียมพร้อมไม่สนใจหรือไม่ให้ความสำคัญกับสายตาของเพื่อนร่วมทีม
มีส่วนร่วมของผู้มีส่วนร่วมในการปฏิบัติงาน
กลุ่มงานทุกคนมีบุคลิกที่หลากหลายที่จะเข้าร่วมการประชุม คุณมีเพื่อนร่วมงานที่เงียบสงบและผู้ที่พยายามครอบงำทุกแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะอำนวยความสะดวกหรือเข้าร่วมการประชุมคุณจะต้องมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละรายในการบรรลุเป้าหมายการประชุม
เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละรายจะได้รับการลงทุนในหัวข้อของการประชุมและในการติดตามผล คุณจะบรรลุผลได้มากขึ้นกับทีมงานทั้งหมดที่ดึงออกมามากกว่ากับพนักงานที่โดดเด่นคนหนึ่งพยายามผลักดันให้คนอื่น ๆ ขึ้นเนินเขา
สร้างแผนการติดตามผลการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ในระหว่างการประชุมให้ทำแผนติดตามผลที่มีรายการแอ็คชัน แผนการที่มีประสิทธิภาพรวมถึงต่อไปนี้
รายการการกระทำที่เฉพาะเจาะจง
ชื่อของบุคคลที่กระทำการ "เป็นเจ้าของ" ความสำเร็จของรายการดำเนินการ
วันที่ครบกำหนดของรายการดำเนินการและ
- ข้อตกลงเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าสำเร็จ ของรายการดำเนินการ
- พูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ในชีวิตจริงและอุปสรรคต่อความสำเร็จที่สมาชิกในทีมอาจประสบเมื่อพวกเขาพยายามทำรายการที่จะให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ตั้งเวลาสำหรับการประชุมครั้งถัดไปหากจำเป็นในขณะที่ผู้เข้าอบรมเข้าร่วม
- หลังจากการประชุมเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
- การดำเนินการและการวางแผนก่อนและระหว่างการประชุมมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังบวกและสร้างสรรค์ การกระทำของคุณหลังการประชุมมีความสำคัญเช่นกัน การติดตามผลในการประชุมตามกำหนดการครั้งถัดไปจะไม่เพียงพอสำหรับการลงทุนเพื่อให้ได้ผล
เผยแพร่รายงานการประชุม
เริ่มต้นด้วยการเผยแพร่รายงานการประชุมและแผนปฏิบัติการภายใน 24 ชั่วโมง ผู้คนจะมีส่วนร่วมในผลลัพธ์ที่ดีที่สุดหากพวกเขาเริ่มต้นรายการแอคชั่นได้ทันที พวกเขายังมีหน่วยความจำใหม่ของการประชุมการอภิปรายและเหตุผลในการเลือกทิศทาง
พวกเขายังกระตือรือร้นและพร้อมที่จะเริ่มต้น ความล่าช้าในการแจกจ่ายนาทีจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของคุณเนื่องจากคนส่วนใหญ่รอนาทีที่จะมาถึงก่อนที่พวกเขาจะเริ่มจัดการกับความมุ่งมั่นของพวกเขา
การติดตามผลการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
การเคารพและการปฏิบัติตามกำหนดเวลาและการติดตามผลจะช่วยให้คุณบรรลุผลจากการประชุมของคุณ กำหนดเส้นตายในการประชุม หลังจากการประชุมแต่ละคนที่มีรายการการดำเนินการควรจัดทำแผนสำหรับความมุ่งมั่นของตนเองด้วย
ไม่ว่าพวกเขาจะเขียนขั้นตอนในการวางแผนหรือมอบหมายงานให้พนักงานคนอื่นหรือเพียงแค่ทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แล้วก็ตามบุคคลนั้นมีหน้าที่ในการติดตามผล
ผู้วางแผนการประชุมคือ คุณสามารถปรับปรุงผลการประชุมด้วยการติดตามผลกับแต่ละบุคคลที่มีรายการระหว่างการดำเนินการระหว่างการประชุม เป้าหมายของคุณคือการตรวจสอบความคืบหน้าและตรวจสอบว่างานกำลังดำเนินการอยู่ จำไว้ว่าสิ่งที่คุณถามเกี่ยวกับการได้รับ
ความรับผิดชอบในการติดตามผลในระหว่างการประชุมครั้งต่อไป
คุณเคยนั่งประชุมติดตามผลซึ่งประกอบด้วยผู้เข้าร่วมแต่ละกลุ่มเพื่อบอกเหตุผลว่าทำไมพวกเขาไม่สามารถบรรลุข้อตกลงนี้ได้? ผลที่ได้คือน่าเสียดาย การกำหนดบรรทัดฐานหรือความรับผิดชอบที่กำหนดเองสำหรับผลลัพธ์จะเริ่มในช่วงต้นของรอบการประชุม
การติดตามผลโดยผู้อำนวยความสะดวกระหว่างการประชุมจะช่วยได้ แต่กลุ่มจะต้องทำให้ความล้มเหลวในการรักษาความผูกพันที่ไม่เป็นที่ยอมรับ รายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์ในการประชุมครั้งต่อไปและคาดหวังให้ทุกอย่างเรียบร้อยอีกทางเลือกหนึ่งคือตรวจสอบความคืบหน้าในการประชุมครั้งต่อไปและหากมีความคืบหน้าในการเดินขบวนอย่างแท้จริงให้กำหนดวิธีดำเนินการต่อ
การบรรยายสรุปกระบวนการประชุมเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การซักถามสรุปผลการประชุมแต่ละครั้งเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผู้เข้าร่วมประชุมหันไปพูดถึงสิ่งที่มีประสิทธิภาพหรือไม่ได้ผลเกี่ยวกับกระบวนการประชุมในปัจจุบัน พวกเขายังกล่าวถึงความก้าวหน้าที่พวกเขารู้สึกว่ากลุ่มกำลังทำในหัวข้อที่จัดขึ้น
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในระดับอื่นทีมงานที่ประสบความสำเร็จจะได้สรุปโครงงานทั้งหมดของพวกเขารวมทั้งกระบวนการในการกำหนดว่าพวกเขามีประสิทธิผลในการสร้างผลลัพธ์ได้ดีเพียงใด การประชุมในอนาคตเป็นการสะท้อนถึงการประเมินผล การประชุมมีวิวัฒนาการเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในการสร้างผลการดำเนินงานขององค์กร
บทสรุป
ผลลัพธ์ที่ทำได้และสามารถคาดการณ์ได้จากการประชุมวางแผนและดำเนินการได้ดี ทำตามคำแนะนำสิบสองข้อนี้เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับผลลัพธ์ที่คาดหวังบวกและสร้างสรรค์จากเวลาที่พวกเขาเข้าร่วมการประชุม องค์กรของคุณจะตอบแทนความสำเร็จของคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณจะรักคุณเมื่อคุณใช้เคล็ดลับการประชุมที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้