พนักงานการสิ้นสุดจากมุมมองด้านไอที

การปล่อยให้ลูกจ้างไปทำงานสกปรกได้ แต่แผนกไอทีต้องช่วยด้วยเสมอถ้าคุณฉลาด

จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับ IT ในขั้นตอนการเลิกจ้างพนักงานเพราะอดีตพนักงานที่ยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงเครือข่ายของ บริษัท และข้อมูลของ บริษัท ที่เป็นกรรมสิทธิ์ถือเป็นภัยคุกคามด้านความปลอดภัย พนักงานส่วนใหญ่ไม่เคยคิดจะทำอันตรายต่อระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่อย่างใดทำไมต้องเสี่ยงกับการที่คุณอาจวิ่งเข้าไปในไข่ที่ไม่ดี?

นอกจากนี้การประหยัดทรัพยากรเทคโนโลยีข้อมูลและบันทึกข้อมูลบางอย่างในกรณีที่อดีตพนักงานหรือ บริษัท ตัดสินใจที่จะดำเนินการตามกฎหมาย

ขั้นสุดท้ายจำเป็นที่จะรวมเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการควบคุมการเลิกจ้างของพนักงานมีความครอบคลุมเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการของ Sarbanes-Oxley ที่เกี่ยวข้อง

นโยบายด้านการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการเก็บรักษาข้อมูลต้องเป็นแบบเฉพาะของ บริษัท และสอดคล้องกับกฎหมายที่ บริษัท ของคุณดำเนินการ

3 หลักการด้านไอที บริษัท จำเป็นต้องมีที่อยู่

อย่างไรก็ตามมีหลักการทางเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างน้อยสามข้อที่ บริษัท ควรปฏิบัติตามเมื่อสิ้นสุดและลูกจ้าง

• แจ้งให้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการบอกเลิกงานกับแผนก IT โดยแม้จะมีการนัดหมายล่วงหน้าก่อนการประชุมเลิกจ้างก็เพื่อให้ IT สามารถเข้าถึงได้ในขณะที่มีการประชุม
• ทุก บริษัท ควรมีนโยบายบังคับใช้อย่างเคร่งครัดซึ่งระบุไว้อย่างชัดเจนว่าใครจะแจ้งให้ทราบเมื่อการจ้างงานของใครบางคนสิ้นสุดลงหรือสิ้นสุดลง นโยบายนี้ควรกำหนดให้มีการแจ้งเตือนเหล่านี้ทันทีเพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถดำเนินการได้ทันที
  การติดต่อด้านความปลอดภัยข้อมูลควรเป็นหนึ่งในผู้ที่ได้รับแจ้งและความรับผิดชอบของบุคคลนี้ควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับการค้นคว้าการบันทึกและการเพิกถอนการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ บริษัท ที่จัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และระบบข้อมูลของพนักงาน

• การเพิกถอนการเข้าถึงอย่างรอบคอบ เมื่อได้รับการแจ้งแล้ว IT จะเป็นผู้รับผิดชอบในการเพิกถอนการเข้าถึงและเก็บบันทึกข้อมูลที่ บริษัท อาจต้องการได้ในขณะนี้หรือในอนาคต

สิ่งที่ต้องทำเมื่อเลิกจ้าง

ในกรณีที่เป็นพนักงานที่ถูกบอกเลิกกิจการ IT ควรยกเลิกการใช้คอมพิวเตอร์เครือข่ายและข้อมูลทั้งหมดที่เคยได้รับจากอดีตพนักงาน

การเข้าถึงจากระยะไกลควรถูกลบออกด้วยและพนักงานเก่าควรได้รับทรัพย์สินทั้งหมดของ บริษัท รวมถึงทรัพยากรด้านเทคโนโลยีเช่นคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊คและทรัพย์สินทางปัญญาเช่นไฟล์ของ บริษัท ที่มีข้อมูลลูกค้าการขายและการตลาด

อย่างไรก็ตามในกรณีที่พนักงานที่สิ้นสุดการจ้างงานกำลังใกล้เข้ามาเท่านั้น IT ควรปรึกษากับผู้จัดการฝ่ายบุคคล HR และผู้มีอำนาจตัดสินใจอื่น ๆ เพื่อกำหนดลักษณะที่เหมาะสมเพื่อทำให้การยกเลิกการเข้าถึงเกินกว่า วันที่เหลือของการจ้างงาน

เช่นเดียวกับการให้สิทธิ์การเข้าถึงและการกวาดล้างด้านความปลอดภัยควรได้รับการจัดทำเป็นเอกสารสำหรับการอ้างอิงในอนาคตการเพิกถอนการเข้าถึงควรได้รับการบันทึกไว้โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย เป้าหมายคือควรยกเลิกการเข้าถึงในลักษณะที่ทำให้ธุรกิจรู้สึกดีทางการเงินเทคโนโลยีและถูกต้องตามกฎหมาย

การปกป้องข้อมูลที่ป้องกันได้

ทุก บริษัท จำเป็นต้องมีข้อมูลสำรองและนโยบายการจัดเก็บที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจและปฏิบัติตามกฎหมายที่บังคับใช้ นโยบายดังกล่าวกล่าวถึงการสำรองข้อมูลการเรียกคืนและการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรโดยทั่วไป

อย่างไรก็ตาม บริษัท ควรกำหนดนโยบายที่จะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับเวลาและวิธีการที่ IT ควรไปเกี่ยวกับการรักษาข้อมูลที่มีความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งบันทึกบันทึกและข้อมูลอื่น ๆ ที่อาจมีความสำคัญทางกฎหมายโดย บริษัท และอดีตพนักงานจะได้รับค่าแรงตามกฎหมาย การต่อสู้

เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องทำเช่นนี้ในกรณีของอดีตพนักงานที่มีตำแหน่งระดับสูงหรือทิ้ง บริษัท ไว้ภายใต้ข้อสงสัย

การจัดสรรและการประยุกต์ใช้หลักการทั้งสามนี้ควรเป็นผลงานโดยรวมของฝ่ายบริหารฝ่ายไอทีฝ่ายบุคคลและที่ปรึกษาด้านกฎหมายที่เชี่ยวชาญด้านนิติคอมพิวเตอร์และกฎหมายที่ควบคุมการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ของ บริษัท

ผลลัพธ์ของความร่วมมือนี้ควรมีการปกป้องข้อมูลของ บริษัท มากขึ้นรวมถึงการเตรียมพร้อมในการฟ้องร้องดำเนินคดีเกี่ยวกับการโจรกรรมข้อมูลในองค์กรการแฮ็กและการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์อื่น ๆ ที่ผิดกฎหมายหรือไม่เหมาะสม การทำงานกับ IT ในฐานะหุ้นส่วนที่มีมูลค่ารับประกันว่าเป้าหมายเหล่านี้จะประสบความสำเร็จในกรณีที่มีการเลิกจ้าง

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบอกเลิกการจ้างงาน

• 10 ข้อห้ามสูงสุดเมื่อคุณยิงพนักงาน
• 5 เหตุผลสูงสุดที่จะทำให้พนักงาน
• วันที่ดีที่สุดในการเลิกจ้างพนักงาน?

** Richard Jones เป็นนักข่าวอิสระและผู้ดูแลระบบของ บริษัท ในมิชิแกน