เหตุการณ์การจัดการกับการวางแผน: อะไรคือความแตกต่าง?

อุตสาหกรรมการวางแผนงานเป็นเจ้าภาพในหลาย ๆ ตำแหน่งงานและคำอธิบายลักษณะงาน วางแผนกิจกรรม วางแผนการประชุม ผู้ประสานงานกิจกรรม ผู้วางแผนการประชุม ผู้จัดการงานอีเว้นท์. รายการดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุด ในฐานะที่เป็นอุตสาหกรรมที่เติบโตขึ้นจึงไม่รายการของฟังก์ชั่นงาน ในขณะที่การเติบโตของงานเป็นสิ่งที่ดีเสมอไปช่วงของการวางแผนงานและงานการจัดการงานอาจทำให้เกิดความสับสนกับผู้ที่เริ่มต้นธุรกิจ

เป็นเรื่องที่น่าผิดหวังอย่างมากสำหรับมืออาชีพเก๋าที่ต้องเผชิญกับลูกค้าที่เข้าใจผิดบริการที่นำเสนอ

"การจัดการกิจกรรม" และ "การวางแผนงาน" มักถูกโยนทิ้งไปสลับกันไปแม้ว่าจะเป็นสิ่งที่แตกต่างกันมาก ค่อนข้างง่ายการวางแผนและการจัดการไม่เหมือนกัน ในขณะที่ชุดทักษะของทั้งสองฟังก์ชันทำซ้อนกันพวกเขามีสองหน้าที่แตกต่างกัน จะสร้างปัญหาให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่เข้าใจผิดว่าพวกเขาต้องการผู้จัดการกิจกรรมเมื่อสิ่งที่ต้องการคือผู้วางแผนกิจกรรม และสำหรับลูกค้าที่อยู่ภายใต้การแสดงผลที่ผู้จัดการเหตุการณ์ทุกคนยังสามารถจัดการวางแผนงานได้ ดังนั้นเรามาทำความเข้าใจกับความสับสนเพราะสิ่งสำคัญคือคุณและลูกค้าของคุณมีความเข้าใจเช่นเดียวกัน

การวางแผนกิจกรรม

เริ่มต้นด้วยการวางแผนงาน คำผ่าตัดที่สำคัญนี่คือ การวางแผน กิจกรรมทั้งหมด - ตั้งแต่ห้องอาบน้ำเจ้าสาวจนถึงงานเฉลิมฉลองวันเกิดปีใหม่จนถึงการชุมนุมขององค์กรขนาดใหญ่ - เริ่มต้นด้วยแผนการจัดงานบางอย่าง

การอภิปรายเบื้องต้นกับลูกค้าเกี่ยวกับแนวคิดเรื่องกิจกรรมธีมวันที่ที่พึงประสงค์และแนวทางงบประมาณเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนงาน

การวางแผนงานเริ่มต้นตั้งแต่ต้นตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นของแนวคิดและดำเนินไปเรื่อย ๆ จนกว่าเหตุการณ์จริงจะเกิดขึ้น และสุจริตไม่กี่สัปดาห์หลังจากเหตุการณ์เป็นผู้วางแผนเหตุการณ์ห่อหุ้มรายละเอียดและจัดการรายการติดตามผล

การวางแผนงานหมายถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าในการออกแบบกิจกรรมที่สะท้อนถึงวิสัยทัศน์ของลูกค้าในการรวบรวมและบรรลุวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ลูกค้าที่จ้างผู้จัดกิจกรรมวางแผนจ้างทุกคนในการวางแผนงานทุกด้านรวมถึงรายละเอียดและรายการที่เกี่ยวข้องและเพื่อดูเหตุการณ์นั้น ๆ จนกว่าจะเสร็จสิ้น

การจัดงบประมาณ

• การเลือกสถานที่
• การเจรจาสัญญาโรงแรม
• การว่าจ้างผู้ขายภายนอก
• ความรับผิดชอบด้านการวางแผนงานอาจรวมถึง
• การเลือกธีมโดยรวมสำหรับงาน
• > การวางแผนเมนู
• การจ้างผู้ให้บริการด้านอาหาร
• การจัดลำโพงสำหรับผู้เข้าพักหรือความบันเทิง
• การประสานงานการขนส่ง
• การเลือกโทนสี
• การสร้างคำเชิญ

การวางแผนงานเป็นทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้น .ฟังก์ชันนี้อยู่ภายใต้ร่มขนาดใหญ่ของการจัดการเหตุการณ์

การจัดการกิจกรรม

เหตุการณ์ทุกประเภทประกอบด้วยหลายส่วนที่พอดีกันเช่นชิ้นส่วนของจิ๊กซอว์ ชิ้นส่วนเหล่านี้ทั้งหมดมารวมกันเพื่อสร้างกิจกรรม เหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จมีชิ้นส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเหล่านี้มารวมกันในเวลาที่เหมาะสมและสถานที่ที่เหมาะสมได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามแผน กระบวนการนี้เรียกว่าการจัดการเหตุการณ์ มันเป็นในแง่ง่ายๆการจัดการโครงการของเหตุการณ์ตัวเอง

การจัดการกิจกรรมประกอบด้วยการสร้างการประสานงานและการจัดการองค์ประกอบต่างๆของเหตุการณ์รวมถึงทีมงานของผู้ที่รับผิดชอบด้านต่างๆ การบริหารจัดการเหตุการณ์บางอย่างอาจรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เฉพาะ:

• การจองสถานที่จัดงาน
• การประสานงานกับผู้จัดจำหน่ายภายนอก
• การจัดทำแผนที่จอดรถ
• การออกแบบแผนฉุกเฉินกรณีฉุกเฉิน
• การจัดการเหตุการณ์
• การแก้ไขเหตุการณ์ในสถานที่
• ผู้จัดการเหตุการณ์และนักวางแผนกิจกรรมร่วมกัน
• การกำหนดทั้งสองอย่างนี้ หน้าที่เป็นสิ่งที่ท้าทายเพราะไม่เพียง แต่พวกเขาเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิดความรับผิดชอบมักซ้อนทับกัน นักวางแผนเหตุการณ์แต่ละรายอาจเสนอบริการการจัดการกิจกรรมและผู้จัดการกิจกรรมอาจเสนอการวางแผนงาน

ทุกอย่างขึ้นอยู่กับผู้วางแผนงานหรือทีมจัดการเหตุการณ์ขององค์กรสถานที่และเหตุการณ์เอง

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองและเพื่อกำหนดว่าคุณจะให้บริการใด ตัวอย่างเช่น; หากคุณให้บริการวางแผนงานสำหรับงานขนาดใหญ่คุณจะร่วมงานกับผู้จัดการกิจกรรมซึ่งจะประสานงานบริการของคุณกับผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงทีมงานภาพและเสียง ฯลฯ กำหนดบทบาทและบริการที่คุณจะให้และสื่อสารอย่างชัดเจน เหล่านี้เพื่อลูกค้าที่คาดหวังเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนใด ๆ ในระหว่างกระบวนการวางแผน