สถานที่ประสานงานรายการตรวจสอบเหตุการณ์

สถานที่ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับแรงกดดันที่มาพร้อมกับการประสานงานหลายเหตุการณ์ในช่วงเวลาสั้น ๆ หลังจากที่ทุกธุรกิจของพวกเขาขึ้นอยู่กับพวกเขาให้บริการที่มีคุณภาพและทุกเหตุการณ์เป็นโอกาสที่จะแสดงทักษะของพวกเขาทั้งวางแผนเหตุการณ์และผู้เข้าร่วมประชุม เวลาที่สำคัญที่สุดแม้ว่ามาก่อนการแสดงจะเริ่มขึ้นเมื่อลูกค้าเดินเข้าไปในห้องจัดเลี้ยงสำหรับการตั้งค่า อยู่ในขณะนี้ที่เสียงจะถูกตั้งค่าสำหรับส่วนที่เหลือของวัน

นี่เป็นบทเรียนที่ผมได้เรียนรู้อย่างรวดเร็วในฐานะผู้ประสานงานสถานที่และหลังจากนั้นได้พัฒนารายการตรวจสอบการติดตั้งของตัวเองเพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจ (และครอบครอง) ในช่วงเวลาติดตั้งที่เครียด

เตรียมรถเข็นให้พร้อม

สิ่งแรกที่ลูกค้าของคุณต้องการจะทำคือการแกะอุปกรณ์ทั้งหมดของเหตุการณ์ออกจากรถของพวกเขา นี้อาจเป็นงานที่ยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสถานการณ์ที่จอดรถยากที่จะนำทาง ลองนึกภาพคนที่เดินเข้ามาในสถานที่ของคุณด้วยกล่องใส่ของหนัก - สิ่งแรกที่พวกเขาจะมองหาคืออะไร? คำตอบคือแน่นอนว่ารถเข็นหรือสิ่งอื่นใดที่จะช่วยลดภาระของพวกเขาและทำให้ภาระงานที่ยุ่งยากในการขนถ่ายง่ายขึ้นอย่างมาก การมีรถลากที่ถูกต้องเมื่อพวกเขาเดินไปในสถานที่นั้นเป็นวิธีที่ง่ายในการทำให้พวกเขารู้สึก "โล่งใจ" เพียงแค่แสดงขึ้น

เตรียมตารางการลงทะเบียน

ถัดไปในรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่จะได้รับการตั้งค่าการลงทะเบียน ซึ่งหมายความว่าสถานที่ของคุณมีองค์ประกอบการลงทะเบียนทั้งหมดในสถานที่ก่อนที่จะมาถึง

ซึ่งรวมถึงโต๊ะเก้าอี้ไฟฟ้าและรอบทั้งหมด การจัดระเบียบแท็กชื่อและวัสดุการเช็คอินจะใช้เวลามากสำหรับนักวางแผนกิจกรรมและพวกเขาไม่ควรต้องรอให้คุณได้รับสิ่งง่ายๆเหล่านี้ในสถานที่สำหรับพวกเขาในการเริ่มต้นใช้งาน

มีทุกตารางห้องและชุดผ้าปูเตียง

การจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ทั้งหมดในพื้นที่จัดงานจะใช้เวลาสักครู่

หวังเป็นอย่างยิ่งว่าถ้าคุณกำลังจะออกจากเหตุการณ์ก่อนหน้านี้คุณได้บอกลูกค้าล่วงหน้าเมื่อต้องการคาดหวังให้ส่วนประกอบห้องทั้งหมดถูกตั้งค่า ถ้าลูกค้าของคุณเดินเข้าไปในห้องที่มีคนงานนับสิบที่กำลังยุ่งอยู่กับการยกเลิกการวางตารางและเก้าอี้พวกเขาอาจจะตื่นตระหนก ทีมผู้ปฏิบัติงานของคุณจะมีทุกอย่างที่กำหนดด้วยผ้าปูที่นอนในสถานที่เพื่อให้นักวางแผนสามารถเริ่มวางชิ้นส่วนกลางรายการประมูลเป็นต้น

รับป้ายทั้งหมดออกก่อน

เพียงเพราะผู้วางแผนนำทางรู้วิธีนำทางอาคาร ไม่ได้หมายความว่าทีมงานสนับสนุนของเธอทำ คุณสามารถบันทึกทุกคนได้มากโดยไม่จำเป็นต้องยุ่งยากด้วยการอัพเดตป้ายภายในอาคารของคุณทันทีที่เริ่มต้นการตั้งค่า โปรดจำไว้ว่าผู้ขายดอกไม้และดีเจต้องการทราบว่าจะไปที่ไหน ทุกสิ่งเหล่านี้คือการทบทวนกับลูกค้าของคุณก่อนวันงาน แต่ก็จำเป็นต้องระวังในวันสำคัญ

ตรวจทาน BEO และใบแจ้งหนี้

อีกครั้งคุณอาจส่งอีเมลเอกสารเหล่านี้หลายครั้งในช่วงวันที่มีการจัดงาน แต่ไม่ควรทำเป็นครั้งสุดท้ายในการตรวจสอบ แม้ว่าเวลาในการติดตั้งจะเป็นที่น่าตื่นเต้น แต่คุณต้องแกะรอย 15 นาทีเพื่อดูเอกสารเหล่านี้ร่วมกัน ผู้ประสานงานสถานที่ควรมีแพ็คเก็ตที่พร้อมสำหรับลูกค้าซึ่งรวมถึง BEO แผนผังห้องและใบแจ้งหนี้ในอนาคต

นักวางแผนที่มีประสบการณ์เพียงไม่กี่รายเท่านั้นที่จะได้มีโอกาสทบทวนเอกสารที่สำคัญเหล่านี้

การแนะนำ

อย่าลืมนำสมาชิกสำคัญของทีมไปให้ลูกค้าของคุณเพื่อแนะนำอย่างเป็นทางการ รายการนี้รวมถึงผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยง, กัปตันจัดเลี้ยง, หัวหน้างานการดำเนินงานและผู้ประสานงานเสียง / ภาพ คิดในนามของลูกค้าเมื่อแนะนำทีม - มีรายละเอียดใดบ้างที่ควรจะพูดคุยกันกับทีมผู้บริหารของคุณ? การเริ่มต้นบทสนทนาสั้น ๆ เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเน้นผู้ที่รับผิดชอบในแต่ละพื้นที่

รายการตรวจสอบสั้น ๆ เกี่ยวกับรายการการตั้งค่ากิจกรรมจะช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความสุขเมื่อเดินทางมาถึง ในฐานะตัวแทนหลักสำหรับสถานที่ของคุณคุณควรให้หมายเลขโทรศัพท์มือถือของลูกค้าทุกครั้งที่มีข้อผิดพลาดในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ในสำนักงานของคุณ

โปรดจำไว้ว่าพวกเขาอาจรู้สึกหงุดหงิดหากต้องการบางอย่าง แต่พวกเขาจะยิ่งผิดหวังมากขึ้นหากไม่สามารถหาคนมาช่วยพวกเขาได้!