มีอะไรบางอย่างเกี่ยวกับการยื่นคำร้องที่ทำให้ดวงตาของฉันชุ่มชื่น - และการยื่นขอระยะเวลานาน ๆ ทำให้ฉันตกอยู่ในอันตรายที่จะตกอยู่ในอาการโคม่า
แต่น่าเสียดายที่เกลียดหรือไม่เมื่อคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กการยื่นต้องทำหรือคุณจะพบว่าโต๊ะทำงานของคุณยุบลงภายใต้น้ำหนักของกระดาษทั้งหมดที่เก็บซ้อนได้ เกลียดการยื่นเรื่องทำอะไร?
มีปัญหาสองวิธีที่อาจช่วยได้
(วิธีการที่ฉันเกือบสมบูรณ์ในช่วงหลายปีของการทำงานในสำนักงาน) หรือทำให้การจัดเวลาของคุณเป็นเรื่องสนุกมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ (สิ่งที่ฉันเก็บไว้ พยายามทำสำเร็จ) ลองดูคำแนะนำในการลดระยะเวลาที่คุณใช้จ่ายจริงเป็นอันดับแรก
1. ฉีกและรีไซเคิลเมื่อเป็นไปได้
คำถามแรกเกี่ยวกับกระดาษชิ้นใด ๆ ที่จ้องมองที่คุณรอการยื่นคือ "เอกสารนี้ต้องได้รับการยื่นเรื่องหรือไม่? "(เรียนรู้ 3 ขั้นตอนในการสร้างระบบจัดการเอกสาร)
เอกสารจำนวนมากที่ส่งมาในอีเมลสามารถนำไปใช้โดยตรงในเครื่องย่อยเอกสารได้ จุดใดในการจัดเก็บโฆษณาหรือจดหมายข้อมูลจาก บริษัท อื่น ๆ เช่น? เมื่อคุณกำลังรับมือกับจดหมายอ่านจดหมายฉบับหนึ่งครั้งตัดสินใจว่าคุณจะต้องใช้เวลาหนึ่งปีนับจากนี้และส่งหรือตัดเอกสารดังกล่าวหรือไม่
ไม่จำเป็นต้องยื่นสำเนาใบแจ้งหนี้หรือตัวอักษรในกระดาษตัวอย่างเช่นหากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณได้รับการจัดระเบียบและคุณทำตามขั้นตอนการสำรองข้อมูลที่เหมาะสม (ดู 6 กฎของการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจและการตั้งค่าระบบการสำรองข้อมูลที่ประสบความสำเร็จสำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้)
ดังนั้นเมื่อคุณกำลังจัดการกับกองเอกสารนั้นให้ฉีก "กระดาษที่คุณสามารถอยู่ได้โดยปราศจาก"
2 ใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ทำให้งานสำนักงานอื่น ๆ ง่ายขึ้นไม่ยาก
กระดาษส่วนใหญ่ที่ฉันต้องเป็นเอกสารเกี่ยวข้องกับกระบวนการในการทำธุรกิจและเอกสารเหล่านี้จะต้องถูกบันทึกลงในระบบบัญชีก่อนที่จะดำเนินการใด ๆ กับพวกเขา ดังนั้นแทนการรับใบเสร็จรับเงินสำหรับตลับหมึกเครื่องพิมพ์และยื่นภายใต้ "P" ในระบบการจัดเก็บหลักของฉันฉันจะเก็บไว้ใน "ครั้งแรก" ระบบการจัดเก็บชุดของโฟลเดอร์ที่มีข้อความตามเดือนและปี
ตัวอย่างเช่นถ้าฉันซื้อตลับโทนเนอร์ในเดือนกันยายนปี 2014 นั่นเป็นไฟล์ที่จะรวมเข้ากับใบเสร็จอื่นใบเสร็จและเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นภายในเดือนนั้น แล้วมันเป็นเรื่องง่ายที่จะทำงานผ่านโฟลเดอร์ที่สิ้นเดือนและทำรายการบัญชีทั้งหมดที่จะต้องทำ (หรือถ้าคุณไม่ได้ทำมันด้วยตัวคุณเองเพื่อให้มือโฟลเดอร์รายเดือนไปยังบัญชีหรือพนักงานทำบัญชีของคุณ) .
โปรดทราบว่าฉันดำเนินธุรกิจบริการไม่ใช่ธุรกิจค้าปลีกดังนั้นนั่งลงและทำงานกับบัญชีนี้ทุกๆเดือนทำงานให้ฉัน คุณจะต้องแก้ไขความคิดของโฟลเดอร์รายเดือนตามความเหมาะสมหากคุณต้องการนำบัญชีของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ
3 คิดก่อนที่คุณจะยื่น
จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่ฉันใช้โฟลเดอร์รายเดือนเพื่อทำบัญชีแล้ว?
เอกสารต้องถูกย้ายไปยังระบบการจัดเก็บข้อมูล "หลัก" แต่แทนที่จะเป็นเพียงแค่การยื่นเอกสารแต่ละฉบับขึ้นอยู่กับชื่อของไฟล์แล้วฉันจะส่งแฟ้มตามเหตุผลตามกลุ่มซึ่งเป็นขั้นตอนการจัดเก็บที่ฉันพบได้เร็วขึ้น
ลองดูตัวอย่างตลับหมึกพิมพ์อีกครั้ง แทนการจัดส่งใบเสร็จรับเงินภายใต้ "P" สำหรับตลับหมึกเครื่องพิมพ์ฉันจะยื่นเอกสารนี้ภายใต้อุปกรณ์สำนักงาน - ใบเสร็จรับเงินซึ่งเป็นที่เดียวกับที่ฉันจะยื่นเอกสารเช่นใบเสร็จรับเงินสำหรับเก็บบันทึกย่อโพสต์หรือใบเสร็จรับเงินสำหรับเครื่องพิมพ์ กระดาษ. นี้ไม่เพียง แต่ทำให้การจัดเก็บได้เร็วขึ้น แต่ทำให้มันง่ายมากที่จะหาเอกสารหลังจากนั้น
4 ใช้ทั้งคำและวลีบนฉลากโฟลเดอร์ไฟล์ไม่ใช่แค่ตัวอักษร
ไม่มีกฎที่ระบุว่าคุณจะถูก จำกัด เฉพาะตัวอักษรเดียวเมื่อสร้างแผนกต่างๆในระบบการจัดเก็บของคุณ
และถ้าคุณทำคุณกำลังทำให้การจัดเก็บของคุณช้าและซับซ้อนขึ้นโดยไม่จำเป็น ปรับแต่งระบบจัดเก็บเอกสารของคุณเพื่อให้คุณสามารถได้รับประโยชน์จากการจัดเก็บตามกลุ่มและค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้องเพื่อวางเอกสารได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่นแทนที่จะมีส่วนของระบบจัดเก็บข้อมูลที่ระบุว่า "C" ฉันก็มีส่วนที่ชื่อว่า "Client Files" ไฟล์ภายใน "Client Files" จะเรียงลำดับตามตัวอักษร ความงามของการปรับแต่งระบบการจัดเก็บของคุณด้วยวิธีนี้ก็คือสามารถแบ่งย่อยและจัดระเบียบได้ทุกเมื่อหากจำเป็น ดังนั้นลูกค้ารายใหญ่อาจมีตัวแบ่งระบบไฟล์ที่ติดป้ายชื่อของเธอไว้ในส่วน "ไฟล์ไคลเอ็นต์" เพื่อค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเธอได้ง่ายขึ้น
ในตัวอย่างนี้ป้ายกำกับในระบบจัดเก็บข้อมูลจะอ่านว่า "B", "C", "Client Files", "D" … ดูว่าการจัดเก็บข้อมูลของคุณง่ายขนาดไหน?
เคล็ดลับการจัดเก็บข้อมูลอื่นเพื่อเพิ่มความเร็ว อย่าลืมปรับแต่งตัวอักษรแทนเพียงแค่มีส่วน "M" ให้ใส่ชื่อ "Mc" ด้วย
5. เก็บระบบการจัดเก็บข้อมูล "แรก" ไว้ใกล้ ๆ และสะดวก สิ่งที่ยิ่งใหญ่อื่น ๆ เกี่ยวกับการใช้ระบบการจัดเก็บแบบสองขั้นตอนเช่นที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้นก็คือการทำให้ขั้นตอนแรกของระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณ (โฟลเดอร์รายเดือน) ใกล้เคียงกับพื้นที่ทำงานของคุณได้ง่ายขึ้น จะมากขึ้นเอียงที่จะยื่นเอกสารได้ทันทีแทนการให้พวกเขากองขึ้นถ้าคุณมีสถานที่จัดระเบียบที่ใกล้ชิดในการยื่นพวกเขา
ดังนั้นใส่ล่าสุดของคุณในปัจจุบันและ เดือนถัดไปของโฟลเดอร์ในถาดหรือใช้ไฟล์ concertina และใส่ไว้ในความยาวของแขนในพื้นที่ทำงานของคุณเป็นกลุ่มของระบบการจัดเก็บของคุณ (ระบบการจัดเก็บ "หลัก" ที่ผมเรียกว่า มันอยู่ในปลายยื่น 3) สามารถข้ามห้องหรือแม้กระทั่งในห้องที่แตกต่างกันทั้งหมด แต่ในความสนใจของการประหยัดเวลาที่คุณไม่ควรจะต้องได้รับการทำขั้นตอนการจัดเก็บครั้งแรกของคุณ
วิธีสร้างความสนุก
เคล็ดลับในการจัดเก็บที่ฉันได้ให้ไว้กับคุณจะช่วยลดเวลาที่คุณใช้ในการจัดเก็บและป้องกันการแช่แข็งของสมอง แต่สิ่งที่เกี่ยวกับการทำเวลาของคุณยื่นสนุกมากขึ้น?
ในความเป็นจริงกลยุทธ์เดียวที่ฉันได้มากับที่นี่คือสินบนตรงไปตรงมาให้รางวัลตัวเองกับคุกกี้ถ้าฉันยื่นสำหรับจำนวนหนึ่งของเวลา นี้จะทำงาน แต่สามารถนำไปสู่การวางมากมายปอนด์ถ้าคุณมีจำนวนมากยื่นที่ต้องทำ
หรือคุณอาจใช้แนวทางศิลปะมากขึ้นโดยใช้สีที่ต่างกันทั้งหมดสำหรับโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณและใช้แบบอักษรหรือการประดิษฐ์ตัวอักษรที่ผิดปกติสำหรับป้ายกำกับ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่ทำให้การจัดเก็บข้อมูลของคุณสนุกยิ่งขึ้นหรือไม่ก็จะทำให้น่าสนใจยิ่งขึ้น
และใครจะรู้? บางทีความจริงที่ว่าการจัดเก็บข้อมูลของคุณเร็วขึ้นมากในขณะนี้เนื่องจากจัดระเบียบไว้จะทำให้สนุกมากขึ้น