การวางแผนงานระดมทุนอย่างมีประสิทธิภาพ

โฮสติ้งงานระดมทุนเป็นวิธีที่ดีในการหารายได้ให้กับองค์กรหรือสาเหตุ กิจกรรมการระดมทุนสร้างความตระหนักส่งเสริมการมีส่วนร่วมของชุมชนและให้การรวบรวมความสนุกสนานทั้งหมดในขณะที่การระดมเงินเพื่อการกุศล การวางแผนกิจกรรมการระดมทุนเช่นเดียวกับการวางแผนกิจกรรมอื่น ๆ ต้องใช้เวลาทั้งองค์กรและความคิดสร้างสรรค์

การวางแผนกิจกรรมการระดมทุน

ทำตามคู่มือที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามนี้สำหรับการวางแผนงานระดมทุนที่ประสบความสำเร็จ

1 วัตถุประสงค์คืออะไร?

ก่อนที่จะเริ่มต้นกับการวางแผนกิจกรรมที่เกิดขึ้นจริงก่อนอื่นให้ตัดสินใจว่าเป้าหมายมีไว้สำหรับกิจกรรมการระดมทุนของคุณก่อน กิจกรรมการระดมทุนส่วนใหญ่มีมากกว่าหนึ่งเป้าหมาย วัตถุประสงค์อาจเป็นการประชาสัมพันธ์การเพิ่มความตระหนักขยายเครือข่ายที่มีอยู่หรือให้รางวัลแก่อาสาสมัครสำหรับความพยายามของพวกเขาทั้งหมดในขณะที่ระดมทุนในงาน ทราบว่าผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไรเพื่อให้คุณสามารถออกแบบกิจกรรมที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้

2 คุณหวังเงินมากแค่ไหน?

คุณรู้ได้อย่างไรว่าการระดมทุนของคุณประสบความสำเร็จถ้าคุณไม่มีเป้าหมายในการระดมทุน? กำหนดเป้าหมายการระดมทุนอย่างชัดเจนและสามารถวัดผลได้ เป้าหมายควรบรรลุผลได้ แต่ยังห่างไกลจากการเข้าถึง ซึ่งจะเป็นแรงจูงใจเพิ่มเติมสำหรับผู้ที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมและกลุ่มเป้าหมายของคุณเพื่อมุ่งมั่นในการบรรลุเป้าหมายการระดมทุน

ติดตามความคืบหน้าในการระดมทุนโดยใช้ตัวชี้วัดและเผยแพร่ความคืบหน้าโดยใช้สื่อสังคมออนไลน์และช่องทางการตลาดอื่น ๆ

กระตุ้นให้เครือข่ายการระดมทุนของคุณมีส่วนร่วมในการช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย โปรดทราบว่าเป้าหมายนี้เป็นจำนวนเงินที่เหลือหลังจากจ่ายค่าใช้จ่ายทั้งหมดของกิจกรรมแล้ว

3 สร้างงบประมาณกิจกรรม

ด้วยเป้าหมายการระดมทุนของคุณโปรดพิจารณาสร้างงบประมาณของกิจกรรม ทำรายการค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโฮสติ้งงานระดมทุนนี้

ค่าเช่า

ค่าเช่าสถานที่
ค่าเช่า
ค่าเช่าอุปกรณ์
ค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงาน
คำเชิญ
บันเทิง (วิทยากร, นักดนตรี)
ของตกแต่ง
เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย

งบประมาณของคุณควรจะสะท้อนค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ทราบและรวมค่าใช้จ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝัน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการระดมทุนของคุณจำนวนเงินที่ระดมทุนในงานต้องสูงกว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมด

4 รู้จักผู้ชมเป้าหมายของคุณ

การจัดกิจกรรมอย่างมีประสิทธิภาพ - ไม่ว่าจะเป็นงานระดมทุนการประชุมหรืองานเทศกาล - ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดผู้ชมเป้าหมายของคุณคือใคร คุณกำลังพยายามเข้าถึงมืออาชีพรุ่นใหม่ที่จะยอมรับถึงสาเหตุของคุณหรือไม่? กิจกรรมการระดมทุนของคุณบางอย่างสำหรับประชาชนทั่วไปและทุกคนสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่? บางทีผู้ชมเป้าหมายของคุณอาจเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กซึ่งจะมีส่วนช่วยในการขายให้กับคุณคิดถึงคนที่คุณพยายามเข้าถึงเพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งการตลาดได้

5 เข้าถึงชุมชน

เมื่อวางแผนกิจกรรมการระดมทุนควรนึกถึงเครือข่ายชุมชนท้องถิ่นของคุณในความพยายามเข้าถึงชุมชนของคุณ ติดต่อธุรกิจในท้องถิ่นเพื่อขอความช่วยเหลือในการจัดเตรียมส่วนประกอบของเหตุการณ์โดยไม่มีค่าใช้จ่ายหรือลดลง ตัวอย่างเช่นพิจารณาการชักชวนการบริจาคสำหรับรายการต่อไปนี้:

เก้าอี้เช่า
ให้เช่าเต็นท์
การตกแต่ง
อาหารและการจัดเลี้ยง
เพลงหรือดีเจ
ป้าย

ซุปเปอร์มาร์เก็ตท้องถิ่นอาจบริจาคน้ำดื่มบรรจุขวด สำหรับแขก เครื่องพิมพ์ท้องถิ่นอาจบริจาคป้ายดังกล่าว เพื่อแลกกับการมีส่วนร่วมในระดับหนึ่งการเสนอขายธุรกิจหรือผู้ขายในรูปแบบของการแสดงธุรกิจในสิ่งพิมพ์หรือป้ายโฆษณาในงาน

ประโยชน์ของการขยายชุมชนนี้เป็นจำนวนมาก องค์กรของคุณได้รับวัสดุหรือบริการโดยไม่มีค่าใช้จ่ายหรือลดลงซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายของคุณ ธุรกิจในท้องถิ่นเหล่านี้กลายเป็นส่วนหนึ่งของเครือข่ายของคุณและการสนับสนุนของพวกเขาจะส่งเสริมกิจกรรมของคุณให้กับลูกค้า

เข้าถึงกลุ่มการกุศลอื่น ๆ เพื่อขอความช่วยเหลือเช่นองค์กรเยาวชนท้องถิ่นกลุ่มลูกเสือหรือสโมสรบริการชุมชนในโรงเรียนในท้องถิ่น พวกเขาสามารถให้ความช่วยเหลือเกี่ยวกับการตั้งค่าทำความสะอาดการแจกจ่ายของรายการต่างๆในงานและอื่น ๆ

6 สร้างโฮสต์คณะกรรมการ

โดยปกติเหตุการณ์การระดมทุนจะมีคณะกรรมการโฮสต์ สมาชิกคณะกรรมการเหล่านี้ควรมีส่วนร่วมในการก่อเหตุและเหตุการณ์และเป็นผู้บริจาครายใหญ่ที่จะสนับสนุนให้ผู้อื่นบริจาคทรัพยากรของตนด้วย ผู้นำธุรกิจและคนในท้องถิ่นมักให้บริการในคณะกรรมการเจ้าภาพ บทบาทของพวกเขาไม่ใช่การวางแผนงาน แทนก็คือการทำงานเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการระดมทุนของคุณ

7 การประชาสัมพันธ์กิจกรรม

เมื่อวันที่จัดกิจกรรมสร้างขึ้นและกลุ่มเป้าหมายเลือกเป็นเวลาในการประชาสัมพันธ์งาน พัฒนาแผนการประชาสัมพันธ์ / การตลาดสำหรับงานระดมทุนซึ่งจะแยกออกจากแผนการจัดงานระดมทุนของคุณ รวมถึงช่วงเวลาสำหรับการประกาศและการส่งออกวัสดุตลอดจนวิธีการแจกจ่ายที่พร้อมใช้งาน ซึ่งอาจรวมถึง:

คำเชิญส่งไปที่กิจกรรม
แคมเปญการตลาดทางอีเมลโดยตรง
การพบปะทางสังคมที่มีผู้แทนคณะกรรมการโฮสต์
การปรากฏตัวออนไลน์ (เว็บไซต์องค์กร Facebook, Twitter ฯลฯ )
โดยตรง > หนังสือพิมพ์ท้องถิ่นและสิ่งตีพิมพ์ออนไลน์
ธุรกิจของคณะกรรมการโฮสต์และเครือข่ายทางสังคม
ทำให้แคมเปญประชาสัมพันธ์ของคุณมีความสำคัญยิ่งขึ้น หากปราศจากการตลาดที่มีประสิทธิภาพเหตุการณ์เอง - ตลอดจนสาเหตุการกุศล - จะไม่มีใครสังเกตเห็นและเป้าหมายการระดมทุนจะไม่ได้รับการตอบสนอง
8 รูปแบบการขายตั๋ว

เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดงานระดมทุนของคุณรวมถึงวิธีการในการขายตั๋วและแจกจ่าย ตัดสินใจว่าจะขายตั๋วได้อย่างไรเมื่อพวกเขาจะขายและไม่ว่าพวกเขาจะได้รับการแจกจ่ายก่อนการแข่งขันหรือไม่ก็สามารถรับรถกระบะได้ที่ประตูของงานตรวจสอบว่าจะมีการเรียกเก็บเงินแบนแบนสำหรับเหตุการณ์หรือระดับผลงานที่แตกต่างกันเช่นราคาที่แตกต่างกันสำหรับการเข้าถึงพื้นที่ V. I. P. หรือการรับพิเศษ

สร้างวิธีการในการจัดการการขายตั๋วรวมถึงวิธีที่ข้อมูลส่วนบุคคลจากบัตรซื้อเหล่านั้นจะถูกเพิ่มลงในรายชื่อผู้ติดต่อระดมทุนของคุณ ข้อมูลการติดต่อนี้ถือเป็นส่วนสำคัญของความพยายามทางการตลาดในอนาคตของคุณ

9 อย่าลืมที่จะพูด "Thank You"

อย่าทำผิดพลาดค่าใช้จ่ายในการไม่ขอบคุณนักกิจกรรมผู้สนับสนุนกิจกรรมและอาสาสมัครของคุณ ใช้เวลาในการส่งบันทึกส่วนบุคคลไปให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในงานระดมทุนของคุณ ขอขอบคุณผู้ให้การสนับสนุนด้านอาหารสำหรับการมีส่วนร่วมในการจัดงานและการให้อาหารที่เป็นตัวเอก ขอบคุณลูกเสืออาสาสมัครสำหรับเวลาและพลังงานของพวกเขาในการช่วยในการตั้งเต็นท์ ขอบคุณผู้ขายที่ให้เช่าที่จำเป็นมากที่มีส่วนลด คุณได้รับความคิด