เลือกซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาคสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ

เวลาจะเกิดขึ้นเสมอเมื่อซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาคขององค์กรการกุศลของคุณต้องได้รับการอัปเกรดหรือแทนที่อย่างสมบูรณ์

คุณรู้ได้อย่างไรเมื่อถึงเวลานั้นแล้วคุณจะทำอะไร? ผู้เชี่ยวชาญหลายคนที่ไม่หวังผลกำไรให้คำตอบเหล่านี้เมื่อฉันขอให้กรอกประโยคนี้ให้สมบูรณ์: "ฉันรู้ว่าถึงเวลาที่จะต้องได้รับระบบการจัดการผู้บริจาครายใหม่เมื่อ … "

• เมื่อเราไม่สามารถรายงานข้อมูลได้ในแบบที่เรา จำเป็น

• เมื่อสุนัขกินบัตรดัชนีของฉัน
• เมื่อฉันต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับผู้บริจาคของฉันและต้องใช้เวลาว่างในการหาคำตอบของพนักงานเป็นจำนวนมาก
• เมื่อ "ระบบ" สุดท้ายที่เหลืออยู่ในหัวของมัน
• เมื่อคนเดียวที่มีเงื่อนงำในการใช้ระบบ (ฐานข้อมูล Access เก่า) กำลังเกษียณ
• เมื่อคอมพิวเตอร์ของอาสาสมัครล้มเหลวและเราสูญเสียทุกอย่าง

เหตุผลเหล่านี้ทำให้เกิดความจริงสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณหรือไม่?

การตัดสินใจว่าคุณต้องการระบบใหม่เป็นอย่างไรส่วนที่ง่าย มีโลกของความสับสนข้อมูลเกี่ยวกับระบบการแข่งขันออกมีและไม่มีวิธีที่ง่ายที่จะนำมันทั้งหมดเข้าด้วยกัน

ฉันหันไปหา "Consumer Reports" ของเทคโนโลยีเพื่อการกุศลเพื่อหาคำตอบ Idealware เป็นองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรที่ช่วยให้องค์กรที่ไม่แสวงหากำไรอื่น ๆ ตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์อัจฉริยะด้วยการทำวิจัยที่เป็นกลางและแปลเป็นบทความรายงานและบทความฝึกอบรมที่เข้าใจได้ง่าย

Andrea Berry ผู้อำนวยการฝ่ายพันธมิตรและการเรียนรู้ที่ Idealware ตกลงที่จะพูดคุยกับฉันเกี่ยวกับวิธีการที่องค์กรควรเลือกระบบการจัดการผู้บริจาครายใหม่

นี่คือขั้นตอนที่ Berry แนะนำ:

ดูว่าคุณต้องการระบบใหม่หรือไม่

Berry เริ่มต้นด้วยการประเมินว่าเหตุใดคุณจึงไม่ชอบระบบของคุณ ปัญหาอาจไม่ใช่สิ่งที่คุณคิดและไม่สะดวกในการเปลี่ยน ต้องใช้เวลาความพยายามและเงิน

Berry กล่าวว่า "ไม่มีระบบ bullet เงินอยู่ที่นั่นดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบปัจจุบันของคุณไม่เพียงพอ

เช่นคุณอาจจำเป็นต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบที่คุณมีมากกว่าการเปลี่ยนอย่างสมบูรณ์ เป็นระบบใหม่เอี่ยม "

กำหนดปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ๆ เป็นไปได้หรือไม่?

คุณต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม บางทีระบบปัจจุบันของคุณมีคุณลักษณะที่คุณไม่เข้าใจหรือรู้วิธีใช้ สอบถามผู้ขายของคุณหากมีตัวเลือกการฝึกอบรมที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้

• คุณต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม ตัวเลือกการสนับสนุนสำหรับระบบปัจจุบันของคุณคืออะไร? มีการสนับสนุนที่พร้อมและราคาไม่แพงหรือไม่? ผู้ขายเข้าใจปัญหาของคุณและพยายามช่วยหรือพูดคุยกับคุณหรือไม่? พวกเขามีทางออกสำหรับปัญหาเฉพาะของคุณหรือไม่?
• คุณไม่เข้าใจถึงขีดความสามารถทั้งหมดของระบบปัจจุบันของคุณ คุณรู้จริงหรือไม่ว่ามันไม่ได้ทำในสิ่งที่คุณต้องการ? มีเอกสารที่เข้าถึงได้หรือไม่?ผู้ขายบางรายกำลังทำงานอย่างหนักเพื่อให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมเช่นวิดีโอฟอรัมที่คุณสามารถถามคำถามและเอกสารที่เขียนขึ้นสำหรับ non-techies
• ระบบของคุณอ่อนแอเกินไปหรือมีประสิทธิภาพมากเกินไป การปรับขนาดระบบให้เหมาะกับกระบวนการของคุณและงบประมาณของคุณเป็นเรื่องสำคัญ
• ระบบของคุณแพงเกินไป คุณจ่ายเงินสำหรับการทำงานมากกว่าที่คุณต้องการหรือไม่? Berry กล่าวว่า "เมื่อพูดคุยกับผู้ขายโปรดจำไว้ว่านี่คือการขาย … ธรรมชาติคือการ 'ขึ้นขาย' เข้าใจความต้องการของคุณจะช่วยให้คุณไม่ได้ฟุ้งซ่านโดย 'วัตถุเงาดาวน์ซินโดรม.'"
• ระบบของคุณคือ ตกยุค. อาจจะไม่มีคุณสมบัติใหม่ ควรอัปเดตเป็นประจำไม่ว่าจะโดยคุณหรือผู้ขาย ระบบออนไลน์ส่วนใหญ่อัปเดตเป็นประจำ เพียงแค่ใส่ใจในการปรับปรุงระบบของคุณ
• ระบบของคุณไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ขายอีกต่อไป Berry กล่าวว่านี่ไม่ใช่เรื่องธรรมดา แต่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ขายรายเล็กรายใหญ่ซื้อมา
• Idealbook ให้สมุดงานคุณต้องการระบบการจัดการผู้บริจาครายใหม่หรือไม่? ที่จะช่วยแนะนำคุณผ่านขั้นตอนการประเมินตนเองนี้

ระบุกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ดังนั้นคุณจึงตัดสินใจที่จะเปลี่ยน อะไรต่อไป?

Berry กล่าวว่า "สิ่งที่เราเห็นอยู่ตลอดเวลาคือผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาตัดสินใจที่จะได้รับระบบใหม่ แต่ไม่ได้ปรึกษากับฝ่ายการตลาดหรือผู้อำนวยการบริหารหรือผู้ประสานงานอาสาสมัครทุกคนจะใช้ ระบบ. "

ควรปรึกษาทุกคนที่กำลังจะใช้ระบบนี้ เมื่อคุณกำลังระดมความคิดเกี่ยวกับคุณลักษณะที่คุณต้องการให้ทุกคนได้รับคำชม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนจะใช้หรือได้รับผลกระทบจากระบบ

เข้าใจกระบวนการปัจจุบันของคุณ

สร้างรายละเอียดของกระบวนการระดมทุนของคุณ จากนั้นจะทำให้เป็นมาตรฐาน ประเมินทุกสิ่งที่คุณทำกับฐานข้อมูลของคุณ ถามว่าทำไมเราทำแบบนี้? เราต้องทำอะไรแบบนี้อยู่ไหม?

Berry กล่าวว่า "มาตรฐานช่วยให้คุณมีความคล่องตัวในการเลือกระบบ … ระบบที่ราคาไม่แพงจะไม่ยืดหยุ่นมากนักดังนั้น 'oddities' ที่น้อยลงจะดีกว่าค้นหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในฟิลด์นี้และหลีกเลี่ยงได้อย่างสมบูรณ์ ขั้นตอนเฉพาะ "

ลดความซ้ำซ้อนก่อนตัดสินใจลงทุน คุณใส่ที่อยู่เช่นกี่ครั้ง … คุณจำเป็นต้อง? อย่าถือกลวิธีที่เล่นโวหารเพิ่มมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

จัดลำดับความสำคัญของรายการที่ต้องการ

เชิญทุกคนเข้าด้วยกันซึ่งจะใช้ระบบหรือใครจะได้รับรายงานจาก ระดมสมองทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องการและจัดลำดับคุณลักษณะเหล่านี้ กำหนดสิ่งที่คุณต้องการอย่างยิ่งโดยที่ระบบไม่มีประโยชน์ การทำครั้งแรกนี้จะทำให้คุณไม่ต้องก้าวเข้าสู่ระดับความซับซ้อนที่อาจทำให้งบประมาณของคุณพังทลาย

Berry ขอแนะนำให้สร้างรายการสามชั้น:

สิ่งที่คุณต้องการหรืออื่น ๆ ระบบจะไร้ประโยชน์?

สิ่งที่ดีที่จะมี แต่ไม่ได้เป็นตัวแบ่งการจัดการ?

คุณต้องการอะไรถ้าไม่มีเงินเลือก?

• นี่คือความต่อเนื่องของ "วิธีการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาคสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรของคุณ"คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการผู้บริจาครายใหม่และคุณเลือกระบบที่เหมาะสมสำหรับองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรได้อย่างไร?
• ทำวิจัยของคุณ

ใช้ Idealware พวกเขาได้ทำวิจัยขั้นพื้นฐานสำหรับคุณแล้วรายงาน Idealware มี ลดช่องว่างเลือกระบบที่ทุ่มเทระบบการจัดการผู้บริจาคแล้วดึงออกจากระบบสิบอันดับแรกและจัดเตรียมรายการคุณลักษณะ

ดูคู่มือผู้บริโภคสำหรับต้นทุนต่ำ ระบบการจัดการผู้บริจาค

การใช้รายงานสร้างรายชื่อสั้น ๆ ของระบบสามหรือสี่ระบบที่สามารถทำงานได้

การสาธิตผู้ขายตามกำหนดการ

ผู้ขายบางรายจะมาหาคุณหรือคุณสามารถไปที่พวกเขาได้ ออนไลน์ที่คุณสามารถใช้เครื่องมือ websharing หรือดาวน์โหลดรุ่นทดลองใช้

ใช้ตัวอย่างจริงเพื่อดูว่าแต่ละระบบจะทำงานตามความต้องการของคุณได้อย่างไรความช่วยเหลือที่ดีคือ Idealware's หกเคล็ดลับในการนำเสนอการสาธิตผู้ขาย

จัดลำดับระบบเทียบกับรายการที่ต้องการของคุณ - แฟนซีกับความต้องการหลักและค่าใช้จ่ายสูงเมื่อเทียบกับราคาไม่แพง - และเลือก ระบบที่เหมาะสมสำหรับคุณ

คุณอาจสามารถซื้อระบบใหม่ด้วยบัตรเครดิตออนไลน์ แต่ระบบที่ใหญ่กว่าอาจมีสัญญาที่ต้องดำเนินการและลงนาม

Berry กล่าวว่า "บางครั้งคุณสามารถเริ่มใช้ระบบใหม่ของคุณได้ทันทีในขณะที่ระบบอื่น ๆ ต้องมีการปรับแต่ง DonorPerfect Online เป็นที่รู้จักกันดีสำหรับการปรับแต่งระบบก่อนที่คุณจะเริ่มต้นระบบอื่น ๆ เช่น GiftWorks ใช้งานง่าย บางระบบจะสร้างความจำเป็นที่จะต้องจ้างที่ปรึกษาเพื่อจัดตั้ง " Berry Berry ยังแนะนำบทความเหล่านี้ในเว็บไซต์ Idealware:

สี่หลักในการเลือกระบบการจัดการผู้บริจาค > สิบข้อผิดพลาดในการเลือกฐานข้อมูลผู้บริจาค