ณ จุดสุดยอดของการจัดงานอีเวนต์ขององค์กรคือตำแหน่งของผู้อำนวยการ บุคคลนี้มักดูแลงานของผู้ประสานงานหลายคนในขณะที่ตั้งค่ามาตรฐานของการปฏิบัติสำหรับทั้งแผนก ไม่ใช่งานง่าย แต่ก็สามารถเป็นรางวัลทั้งจากมุมมองด้านอาชีพและด้านการเงินด้วย ในท้ายที่สุดกุญแจสำคัญในการสร้างตัวคุณเองให้เป็นผู้กำกับที่มีประสิทธิภาพก็คือนำโดยตัวอย่าง
นี่คือบางส่วนของพื้นที่ที่คุณจะต้องแสดงประสบการณ์และความชำนาญการตัดสินใจ
ดูเหมือนว่าทุกๆด้านของการวางแผนงานจะเกี่ยวข้องกับทางเลือก จากสถานที่จัดงานและการจัดเลี้ยงให้กับผู้ขายและทางเลือกในการตกแต่งนักวางแผนจะต้องตัดสินใจอย่างดีที่สุดสำหรับกลุ่มในเวลาที่เหมาะสม ทางเลือกเหล่านี้จะขยายบทบาทเป็นผู้นำเพราะทั้งแผนกจะมองคุณเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้าย แม้ว่าจะมีความสำคัญในการเลือกข้อมูลที่มีข้อมูลคุณต้องเลือกทิศทางอย่างรวดเร็วเพื่อให้สิ่งต่างๆเปลี่ยนไป
หน่วยงานที่มีผู้ประสานงานหลายคนมีข้อมูลจำนวนมากไหลผ่านพวกเขาในแต่ละวัน ซึ่งรวมถึงเอกสารที่จำเป็นเช่นสัญญาคำสั่งงานเลี้ยงงานเลี้ยงสังสรรค์ใบแจ้งหนี้และข้อตกลงของผู้ขาย วิธีเดียวที่จะจัดการข้อมูลทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการมีกระบวนการที่กำหนดไว้สำหรับสมาชิกในทีมที่จะปฏิบัติตาม หากไม่มีระเบียบแบบแผนสำหรับการส่งเอกสารและติดตามความต้องการที่ค้างชำระแผนกของคุณจะเห็นวันที่สิ่งที่สำคัญหลุดผ่านรอยร้าว
การกำกับดูแลบุคลากร
ทีมงานไม่สามารถเข้าใจได้ว่าแต่ละคนมีส่วนช่วยในภารกิจอย่างไร ในการวางแผนงานทีมจะขยายไปถึงทุกคนที่มีส่วนร่วมในการสร้างงาน
เมื่อคุณมองไปทางนี้รายการจะยาวขึ้น ที่ด้านบนเป็นผู้ประสานงานเหตุการณ์และจากที่นั่นสาขาลำดับชั้นออกไปรวมถึงเซิร์ฟเวอร์, ushers และบุคลากรรักษาความปลอดภัย ผู้กำกับที่ดีเข้าใจว่าแต่ละตำแหน่งควรทำอย่างไร ด้วยวิธีการดังกล่าวหากมีปัญหาเกิดขึ้นพวกเขาสามารถจัดการปัญหาโดยตรงและควบคุมคนในทิศทางที่ถูกต้อง
เวลาเป็นทรัพยากรที่สำคัญในการวางแผนงานและเป้าหมายของกรรมการทุกคนควรจะเป็นการลดเวลาที่ต้องสูญเสียไปโดยไม่ลังเลและรอคอย การทำเช่นนี้อาจทำได้เพียงแค่ระบุวิธีที่ดีกว่าในการติดตั้งห้องหรือซับซ้อนเท่าการจัดโครงสร้างของแผนกใหม่ เป้าหมายของการปรับโครงสร้างงานหรือโครงสร้างควรจัดทำขึ้นเพื่อระบุเวลาที่สูญหายไปพร้อมกับการแก้ปัญหาเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่สามารถกู้คืนนาทีที่หลุดออกไปได้จึงเป็นเรื่องจำเป็นที่จะต้องวิเคราะห์กระบวนการต่างๆอย่างต่อเนื่องเพื่อหาแนวทางในการปรับปรุง
ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมต้องใช้ทีมงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในการดำเนินการวางแผนงานและในตอนท้ายของวันเราทุกคนต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันเพื่อหางานทำ ทีมที่ดีโดยทั่วไปจะไม่เข้าร่วมด้วยตัวเอง - พวกเขานำโดยประสบการณ์และทิศทางของโค้ชของพวกเขา
ในการวางแผนงานโค้ชเป็นผู้กำกับและก่อนหน้านี้สำหรับการแบ่งปันความรับผิดชอบจะเริ่มต้นด้วย เป็นผู้อำนวยการที่ต้องการให้แน่ใจว่าความต้องการของลูกค้าได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้องกับแผนกอื่น ๆ เพื่อให้ทุกอย่างมารวมกันบนชั้นของงาน ไม่มีใครรับผิดชอบต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการแข่งขันและผู้กำกับที่ดีจะส่งเสริมบรรยากาศที่แต่ละคนเข้าใจการเชื่อมต่อกับภาพที่ใหญ่ขึ้น
การเป็นผู้นำในแผนกการวางแผนงานต้องใช้ประสบการณ์เป็นจำนวนมาก แต่ประสบการณ์ทั้งหมดในโลกไม่ได้เป็นสิ่งที่แทนความสามารถในการเป็นผู้นำที่แท้จริง คุณต้องสามารถกำกับพนักงานและวิเคราะห์กระบวนการต่างๆเพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากทีมของคุณ หากคุณต้องการเป็นผู้อำนวยการแล้วลักษณะเหล่านี้คือลักษณะที่คุณต้องการพัฒนาเพื่อที่จะได้รับการพิจารณาโอกาสต่อไปในอาชีพของคุณ