จัดระเบียบระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณ

การใช้เวลาในการจัดระเบียบระบบการจัดเก็บเป็นเรื่องสำคัญ ในขณะที่ทุกคนรักที่จะมีสำนักงานไร้กระดาษความเป็นจริงก็คือธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากยังคงมีความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารเช่นใบแจ้งหนี้ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ และสามารถเรียกดูได้ง่ายเมื่อจำเป็น

การยื่นใบเสร็จรับเงินอย่างถูกต้องมีความสำคัญเป็นพิเศษ ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีอยู่จริงหรือยุ่งเหยิงสามารถเพิ่มจำนวนวันของความพยายามเพิ่มที่เวลาภาษีเงินได้เนื่องจากคุณไม่ต้องการพลาดการหักภาษีเนื่องจากรายรับที่หายไป

และหากธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้การตรวจสอบและคุณไม่สามารถจัดทำเอกสารที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่ายของคุณการอ้างสิทธิ์ของคุณอาจถูกปฏิเสธโดยส่วนใหญ่และการคืนภาษีของคุณได้รับการประเมินใหม่

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคุณจะต้องสามารถใช้งานได้ที่โต๊ะทำงานของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดาย แม้ว่าการตั้งค่าระบบจัดเก็บเอกสารอาจเป็นเรื่องยาก แต่เป็นเรื่องง่ายที่สามารถทำได้ง่ายขึ้นโดยใช้เคล็ดลับการจัดเก็บและเทคนิคบางอย่าง

วิธีการจัดระบบการจัดเก็บของคุณ

(1) นั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณสักครู่และหาตำแหน่งที่คุณจะมองหาสิ่งต่างๆตามสัญชาตญาณ

ฉันมีลิ้นชักอยู่ทางขวาของเวิร์คสเตชั่น เมื่อฉันได้ตั้งค่าระบบการจัดเก็บข้อมูลของฉันเป็นครั้งแรกฉันไม่มีอะไรอยู่ในนั้น เมื่อฉันมองหาปากกาคลิปหนีบกระดาษหรือเย็บเล่มของฉันมันเป็นสถานที่แรกที่ฉันมองแม้ว่าฉันรู้ว่ามันว่างเปล่า ฉันใส่ปากกากระดาษและเย็บเล่มลงในลิ้นชัก สำหรับฉันมันเป็นบ้านธรรมชาติสำหรับรายการเหล่านั้น

ทุกคนจะเข้าใกล้สิ่งนี้แตกต่างไปจากนี้และสิ่งใดที่เหมาะกับคนคนหนึ่งอาจไม่สามารถทำงานได้ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการนั่งลงที่พื้นที่ทำงานหลักของคุณและเข้าถึงอุปกรณ์เครื่องใช้และแฟ้มต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างจุดที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บรายการเหล่านั้นให้คุณเป็นการส่วนตัว

(2) ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณต้องการหาข้อมูลตามธรรมชาติอยู่ที่ไหนคุณต้องพิจารณาว่าระบบการจัดเรียงตามตัวอักษรตัวเลขหรือเรื่องจะเป็นประโยชน์กับคุณมากที่สุดหรือไม่

คุณจะจัดระเบียบเอกสารของคุณเป็นหมวดหมู่อย่างไร (เช่นค่าใช้จ่ายด้านการเงินการตลาด)?

คุณจะหาเอกสารทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายได้อย่างไรเช่นใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารใบเสร็จค่าสาธารณูปโภคใบเสร็จรับเงินค่าสำนักงานประวัติการเรียกเก็บไมล์สะสม ฯลฯ ข้อมูลลูกค้ามีอะไรบ้าง - คุณค้นหาสิ่งต่างๆตามชื่อลูกค้าหรือไม่? ตามหมายเลขอ้างอิง? นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะจัดวางระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณอย่างไร เมื่อคุณได้กำหนดประเภทที่คุณจะใช้แล้วให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการจะเพิ่มเติมและสร้างหมวดย่อยหรือไม่ ทำสิ่งนี้ ก่อน คุณจะซื้ออะไรก็ได้สำหรับระบบการจัดเก็บของคุณ

(3) ถัดไปประมาณความต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ

คุณมีไฟล์จำนวนมากที่คุณเข้าถึงในแต่ละวันหรือไม่?คุณเข้าถึงไฟล์ของคุณเป็นรายสัปดาห์เท่านั้นหรือไม่? คำตอบจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณต้องการผู้ถือแฟ้มเดสก์ท็อปหรือตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชักที่อยู่ใกล้กับโต๊ะทำงานหรือตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชักสี่ตู้ทั่วห้อง

เลือกอย่างระมัดระวัง อนุญาตให้มีการเติบโตเมื่อมองไปที่ตู้เก็บเอกสาร - ซื้ออะไรเพื่อรองรับไฟล์ที่คุณคิดว่าจะมีอยู่สองเท่า นี้จะ จำกัด จำนวนครั้งที่คุณจะต้องรีสอร์ทและจัดระเบียบระบบการจัดเก็บของคุณ

(4) ลงทุนในระบบการติดฉลากที่ดีเพื่อความชัดเจนและเข้าถึงได้ง่าย

ความสามารถในการอ่านฉลากไฟล์ดูชัดเจน แต่ความชัดเจนในการติดฉลากจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดเก็บมากกว่าที่คุณจะจินตนาการได้

บริษัท ส่วนใหญ่ที่ทำป้ายกำกับมีเทมเพลตที่ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่เป็นที่นิยมมากที่สุด คุณอาจต้องการพิจารณาหนึ่งในระบบการทำฉลากขนาดเล็กที่สามารถพิมพ์ฉลากส่งจดหมายแต่ละฉบับได้ รายการที่ทำหน้าที่สองครั้งมักจะเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาด

(5) ตอนนี้คุณพร้อมที่จะซื้อไฟล์แล้ว

การลงทุนที่ดีที่สุดคือการซื้อโฟลเดอร์ที่แขวนสี (ตรวจดูให้แน่ใจว่าใส่แท็บป้ายพลาสติก) และโฟลเดอร์ไฟล์ manila ธรรมดา โฟลเดอร์ที่แขวนสีมีสองเหตุผล:

1. สามารถใช้งานได้ง่าย
2. ทำให้ง่ายต่อการจำแนกประเภท

ตัวอย่างเช่นหากคุณใส่ไฟล์ไคลเอ็นต์ทั้งหมดลงในโฟลเดอร์ที่ห้อยสีเหลืองข้อมูลทางการเงินในโฟลเดอร์สีฟ้า และสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการตลาดในโฟลเดอร์สีแดงคุณสามารถดูข้อมูลที่คุณควรจะค้นหาไฟล์โดยประมาณ

Simple is Best

หลักการ KISS ใช้กับการสร้างระบบการจัดเก็บที่ง่ายต่อการใช้งานและง่ายต่อการใช้งาน Keep It Simple Sweetheart! หมวดหมู่เนื้อหากว้าง ๆ จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มไฟล์ใหม่ ๆ ได้อย่างง่ายดายเมื่อเพิ่มขึ้นและจะช่วยลดความจำเป็นในการอัปเกรดหรือจัดระเบียบระบบการจัดเก็บข้อมูลของคุณเป็นประจำ

การรักษาความเรียบง่ายจะทำให้การรวมเอกสารและไฟล์ดิจิตอลเข้าด้วยกันเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารโดยรวมของคุณ

ไปไม่มีกระดาษในกรณีที่เป็นไปได้

หากคุณกำลังพยายามทำให้ธุรกิจของคุณเขียวขึ้นและเปลี่ยนไปเป็น "สำนักงานไร้กระดาษ" คุณสามารถสแกนใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายและจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ด้วยข้อมูลบัญชีดิจิทัลอื่น ๆ แอพพลิเคชันบัญชีใหม่ที่ใช้ระบบคลาวด์ทำให้แอพพลิเคชันเหล่านี้มีแอพพลิเคชันเคลื่อนที่ที่ช่วยให้คุณใช้โทรศัพท์มือถือในการรับใบเสร็จค่าใช้จ่ายและบันทึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว (ดูที่ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของแคนาดา)

โปรดทราบว่าสำเนาเอกสารหรือภาพดิจิทัลของใบเสร็จรับเงินโดยทั่วไปเป็นที่ยอมรับของแคนาดา Revenue Agency (CRA) โดยทั่วไป ให้ชัดเจนได้ชัดเจน หากไม่เป็นเช่นนั้น CRA อาจต้องการดูเอกสารต้นฉบับในระหว่างการตรวจสอบหรือขอเป็นประจำสำหรับเอกสารดังนั้นต้นฉบับควรเก็บไว้เป็นเวลาที่กำหนด (ดูฉันต้องเก็บบันทึกข้อมูลทางธุรกิจมานานเท่าไร?)