การวางแผนกิจกรรมชุมชนและเทศกาลอาหาร

The Taste of Chicago เป็นเทศกาลอาหารที่ใหญ่ที่สุดแห่งหนึ่งในสหรัฐอเมริกา เป็นครั้งแรกในปีพ. ศ. 2523 ในฐานะเจ้าของร้านอาหารในเมืองชิคาโกและจัดเทศกาลอาหารครั้งแรกเป็นงานวันเดียวกับผู้ขายอาหาร 36 รายในปีนั้น มีผู้เข้าร่วมงานกลางแจ้งจำนวน 275,000 คน ตั้งแต่นั้นมา บริษัท มีรายได้เพิ่มขึ้นกว่า 3 ล้านรายและรายได้มากกว่า 12 ล้านเหรียญในช่วงหลายวัน

สำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีในชิคาโกและสมาคมร้านอาหารอิลลินอยส์ทำงานร่วมกันเพื่อวางแผนและดำเนินการเทศกาลอาหารประจำปีนี้ เทศกาลจัดงานเทศกาลอาหารของชุมชน

เทศกาลอาหารขนาดใหญ่เช่น Taste of Chicago หรือรุ่นที่เล็กกว่าเดิมการวางแผนงานเทศกาลของชุมชนเป็นความรับผิดชอบที่สำคัญสำหรับรัฐบาลท้องถิ่นและนักวางแผนเหตุการณ์ในเขตเทศบาลเมือง The Taste of Chicago เป็นกรณีศึกษาที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกชุมชนที่กำลังพิจารณาโครงการที่คล้ายคลึงกัน พื้นที่ทำงานหลักของเทศกาลอาหารในชุมชนจะมีดังต่อไปนี้

- ผู้จัดจำหน่ายอาหาร

การเขียนโปรแกรม

• ผู้สนับสนุน
• การตลาด / การประชาสัมพันธ์
• การบัญชี / การจัดการสัญญา
• เราจะเจาะลึกเข้าไปในแต่ละพื้นที่ แต่ อันดับแรกลองมาดูเส้นเวลาและการจัดการทั่วไปของเหตุการณ์ดังกล่าวโดยใช้การวางแผนที่แท้จริงของ Taste of Chicago
• เทศกาลการวางแผนเทศกาลอาหารของชุมชน
• สำหรับทุกคนที่เข้าร่วมกิจกรรมประเภทนี้เป็นครั้งแรกหรือกำลังพิจารณาการขยายไปสู่เทศกาลที่มีอยู่สิ่งสำคัญคือต้องเริ่มวางแผนอย่างน้อยหนึ่งปีก่อนงานของคุณ

สำหรับตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีจะมีกำหนดการคร่าวๆต่อไปนี้สำหรับ Taste of Chicago แต่ละปี:

12 เดือน

: ระบุตำแหน่งที่ตั้งวันที่และร่างคร่าวๆของ แผนที่งานเทศกาล มีส่วนร่วมกับหน่วยงานของเมืองที่เกี่ยวข้องทุกก้าว

9 เดือน

• : อัปเดตแผนที่งานเทศกาลและเริ่ม RFPs ในพื้นที่ที่ทำงาน 6 เดือน
• : ยืนยันผู้จัดจำหน่ายผู้สนับสนุนโปรแกรมและซัพพลายเออร์ 4 เดือน < 3 เดือน
• : จัดทำสื่อการตลาดของเทศกาล 1 สัปดาห์
• : จัดการการดำเนินงานที่โหลด 1 วัน
• : จัดการภาระของผู้ขาย การจัดการการดำเนินงาน
• 1 สัปดาห์หลัง : ประชุมแบบสรุปข้อเสนอแนะและให้ข้อเสนอแนะ
• การจัดการงานเทศกาลทั่วไปของชุมชน ในฐานะหน่วยงานรัฐบาล สำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีมีหน้าที่ดูแล Taste of Chicago และรายการกิจกรรมอื่น ๆ ตามริมทะเลสาบของชิคาโกเทศกาลในบริเวณใกล้เคียงและพื้นที่อื่น ๆ The Taste มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวในชิคาโกเนื่องจากเป็นงานฟรี แต่รายได้จาก Taste จะจ่ายค่าส่วนใหญ่ของกิจกรรมอื่น ๆ ทั้งหมดที่ได้รับการจัดการโดยสำนักงาน
• ด้วยประสบการณ์ด้านการจัดการเทศกาลอาหารที่เกิดขึ้นตั้งแต่ปี 1980 ทีมงานส่วนใหญ่ที่ทำงานในสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีและสมาคมร้านอาหารอิลลินอยส์มีประสบการณ์สูงในพื้นที่ของตน ซึ่งจะทำให้ผู้จัดการทั่วไปของ Taste of Chicago สามารถมุ่งความสนใจไปที่การวางแผนและการดำเนินการของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องและรักษาความเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง นอกเหนือจากสมาชิกของสำนักงานผู้จัดการทั่วไปยังทำงานร่วมกับสำนักงานและหน่วยงานในเมืองต่างๆอย่างน้อย 20 แห่งรวมถึง (แต่ไม่ จำกัด เฉพาะ) ต่อไปนี้:
• กรมตำรวจ แผนกดับเพลิง

ภาควิชา สุขภาพ

ถนนและการสุขาภิบาล

สำนักงานเขต สำนักงานการจัดการเหตุฉุกเฉินการติดต่อสื่อสาร

พื้นที่ปฏิบัติการที่สำคัญอีกส่วนหนึ่งของสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีคือการจัดการบัญชี / สัญญา เป็นกิจกรรมของรัฐบาลซึ่งเป็นกระบวนการจัดหาที่มีโครงสร้างสูงและข้อตกลงทั้งหมดต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของเมือง

• ด้วยการวางแผนเวลาในการจัดงานและการจัดการเหตุการณ์ทั่วไปเราสามารถดูพื้นที่การทำงานหลัก ๆ ของงานได้ในตอนนี้
• หลังจากได้รับการแนะนำให้รู้จักกับประวัติความเป็นมาของเหตุการณ์ Taste of Chicago และใช้การวางแผนและการดำเนินการเป็นกรณีศึกษาเราพร้อมที่จะเจาะลึกเข้าไปในแต่ละส่วนงานหลักของงาน
• การดำเนินงาน
• พื้นที่ปฏิบัติการมีหน้าที่ในการจัดเตรียมพื้นที่เวทีและการผลิตการสนับสนุนกิจกรรมการรักษาความปลอดภัยและอื่น ๆ
• การดำเนินการต้องมีการประชุมก่อนเหตุการณ์จำนวนมากและทีมงานจะเชื่อมโยงกับแผนผังเหตุการณ์อย่างใกล้ชิด ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของ Taste of Chicago กล่าวว่ามันทำให้เกิดความแตกต่างกันมากในการมีส่วนเกี่ยวข้องกับทุกหน่วยงานของเมืองในช่วงต้นกระบวนการ ทีมงานดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:
• การโหลดก่อนเหตุการณ์ (เซ็ตอัพ)

การดำเนินงานในระหว่างเหตุการณ์

การโหลดหลังเหตุการณ์ (การฉีกขาด)

กระบวนการเหล่านี้รวมถึงการปิดถนน, อาคารเต็นท์รถยกช่างไม้ช่างไม้ช่างซ่อมบำรุงอุปกรณ์และพนักงานรักษาความปลอดภัยการขนส่งสำหรับรถบรรทุกผู้จัดรถพ่วงการจัดการและอื่น ๆ พิจารณาสิ่งที่ทีมงานของคุณจะจัดการกับตัวเองและสิ่งที่พวกเขาจะทำสัญญาสำหรับงานของคุณ หน่วยงานอื่น ๆ ที่ทีมงานของคุณจะต้องทำงานด้วย? ติดต่อได้โดยเร็วที่สุด

ร้านอาหาร / ผู้ขาย

เนื่องจากความซับซ้อนและขนาดของงานเทศกาลอาหารเช่น Taste of Chicago สมาคมผู้ผลิตอิลลินอยส์จึงเป็นผู้นำในการจัดการผู้ขายอาหารที่เข้าร่วมในงานประจำปี สำหรับงาน Taste of Chicago ในปี 2015 งานนี้เป็นพันธมิตรกับผู้ขายอาหารกว่า 60 รายรวมถึงร้านอาหารใหม่ 19 แห่งที่เป็นตัวแทนของย่านที่แตกต่างกันในชิคาโก แน่นอนว่าในชิคาโกรายการบางรายการจะพบได้เสมอจากผู้ขายอาหารที่เลือกไว้สำหรับกิจกรรมเช่นพิซซ่าซี่โครงไอศครีมและชีสเค้ก เทศกาลอาหารในชุมชนของคุณอาจมีอาหารแบบดั้งเดิมเช่นเดียวกัน

เป็นจุดที่โลภที่จะถูกเลือกให้เป็นผู้จำหน่ายร้านอาหารที่เข้าร่วมในงานเทศกาลอาหารแห่งนี้โดยเฉพาะและเกณฑ์กำหนดให้ผู้เข้าร่วมเป็นร้านอาหารท้องถิ่นที่สะท้อนถึงย่านที่อยู่อาศัยของชิคาโกนอกจากนี้พวกเขาจะต้องสามารถจัดการปริมาณและมีสถานะสะอาดสมบูรณ์กับเมือง

Chicago Department of Public Health เข้าเยี่ยมชมบูธ 3 ครั้งต่อวัน

• จัดการการไหลเวียนของสินค้าระหว่างคูหากับรถบรรทุกที่มีตู้เย็น < เมื่อพูดถึงเหตุการณ์ในชุมชนของคุณให้พิจารณาถึงเกณฑ์ที่คุณต้องการสำหรับผู้ขายอาหารที่เข้าร่วมโครงการและจำนวนที่คุณต้องการ ปีแรกอาจเป็นเรื่องที่ยากลำบาก แต่ด้วยความสำเร็จในแต่ละปีคุณอาจพบว่าคุณมีผู้เข้าร่วมที่เต็มใจและเต็มใจมากขึ้น
• การเขียนโปรแกรม
• The Taste of Chicago เป็นงานชุมชนทั่วไป นั่นหมายความว่าในขณะที่ "อาหาร" คือสิ่งที่ดึงดูดผู้คนมากมายกิจกรรมอื่น ๆ ที่ทำให้ผู้คนอยู่ที่นั่น ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาทีมเขียนโปรแกรมได้รวมองค์ประกอบต่อไปนี้ไว้ในโครงการโดยรวม:

คอนเสิร์ตฟรีในหลายขั้นตอน (ความบันเทิงระดับชาติและระดับท้องถิ่น)

ศาลาสาธิตการทำอาหารกับเชฟชั้นนำและผู้เขียนตำรา

หมู่บ้านครอบครัว

ศาลากีฬาพร้อมเคล็ดลับการออกกำลังกาย

• ศาลานานาชาติ (ช้อปปิ้ง)
• เดิน 2 ไมล์
• ผู้จัดจำหน่ายอาหาร

Budweiser Clydesdales และดัลเมเชี่ยนของพวกเขา

พิธีเปิดงาน

โครงการดอกไม้ไฟ

• พิธีเปิด
• พิจารณากิจกรรมและกิจกรรมอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการรวมไว้ในงานเทศกาลอาหารของคุณ
• ผู้สนับสนุน
• The Taste of Chicago มีหลายประเภทสำหรับการอุปถัมภ์ซึ่งเป็นแหล่งเงินทุนสนับสนุนและการสนับสนุนในรูปแบบที่สำคัญ นักการตลาดองค์กรและนักวางแผนกิจกรรมขององค์กรมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรมของชุมชนเช่น Taste เพื่อเสริมสร้างแบรนด์และสร้างรายได้
• Hospitality เป็นองค์ประกอบที่ผู้สนับสนุนบางส่วนได้รวมไว้ในแพ็กเกจของตนเพื่อให้ผู้สนับสนุนเหล่านั้นสามารถเข้าถึงพื้นที่นั่งเล่นและเต๊นท์ส่วนตัวที่เป็นประโยชน์ในการจัดกิจกรรมลูกค้าของตนเองได้
• ประเภทของผู้อุปถัมภ์ที่ Taste ประกอบด้วย:
• การสื่อสารเคลื่อนที่
• ร้านขายของชำ
• บริษัท เครื่องดื่ม
• ร้านค้าปลีกและธนาคาร
• สายการบินและโรงแรม
• สื่อ

ผู้ผลิตรถยนต์

ผู้ให้บริการด้านอาหาร

ร้านอาหาร

องค์กรด้านการออกกำลังกายและการดูแลสุขภาพ

เขตพาร์คเมืองและระบบขนส่งสาธารณะ

• พิจารณาผู้สนับสนุนองค์กรท้องถิ่นที่สนใจในการระดมทุนในงานชุมชนของคุณและพิจารณาว่าแพคเกจใด และผลประโยชน์ที่คุณอาจให้กับผู้สนับสนุนเหล่านั้น
• การตลาด / การประชาสัมพันธ์
• นักการตลาดที่ทำงานใน Taste of Chicago อยู่ในตำแหน่งที่น่าอิจฉาเพราะเป็นประเภทของเหตุการณ์ที่ดึงดูดความสนใจของสื่อโดยอัตโนมัติในชิคาโกและที่อื่น ๆ ยังดีกว่าผู้สนับสนุนสื่อยังช่วยส่งเสริม Taste นั่นหมายความว่าสำนักงานกิจกรรมพิเศษของนายกเทศมนตรีไม่จำเป็นต้องใช้จ่ายเงินมากเกินไปกับรูปแบบดั้งเดิมของการโฆษณาเพื่อกระจายข่าวและประชาสัมพันธ์กิจกรรม
• นักการตลาดโปรโมตงานโดยเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เฉพาะด้านไปยังพื้นที่ต่างๆของกิจกรรมการรักษาเว็บไซต์ของเหตุการณ์และการจัดทำโบรชัวร์งาน รายการเหล่านี้ต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับพื้นที่อื่น ๆ ทั้งหมดในการจัดทำเอกสารการตั้งเวลาและการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาตามที่เกิดขึ้น
• ในช่วงเริ่มต้นเทศกาลอาหารในชุมชนอาจเป็นเรื่องยากที่จะได้รับความเสี่ยงจากเหตุการณ์ที่มีขนาดใหญ่และเป็นที่รู้จักเช่น Taste of Chicago garner แต่พิจารณาว่าสื่อใดที่คุณอาจสามารถติดต่อกับสื่อฟรีได้และเริ่มต้นวางแผนสำหรับสื่อการตลาดเหล่านั้นที่ทีมการตลาดของคุณจะจัดการเช่นเว็บไซต์ใบปลิวและโบรชัวร์