เคล็ดลับสำหรับการวางแผนการประชุมทางธุรกิจขนาดเล็ก

แม้การประชุมทางธุรกิจที่เล็กที่สุดต้องมีการวางแผนที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจว่าทุกความต้องการและวัตถุประสงค์จะได้รับการตอบสนองสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มีประสิทธิภาพมีคำสั่งของการดำเนินงานที่ควรปฏิบัติตามเพื่อป้องกันไม่ให้รายละเอียดจากลื่นไถลผ่านรอยร้าว ด้านล่าง 8 ขั้นตอนสำคัญในการวางแผนการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

เลือกหัวข้อและตำแหน่งของคุณ

ขั้นตอนนี้เป็นตัวแปรสองตัวแปรที่ผู้ชมของคุณต้องการทราบก่อนสิ่งอื่นใด

การประชุม "ที่ไหนและที่ใด" จะส่งผลกระทบต่อผู้ที่จะได้รับเชิญและไม่ว่าพวกเขาจะเข้าร่วมหรือไม่

สถานที่ที่คุณเลือกส่งผลกระทบต่อการประชุมโดยรวมและส่งผลต่อการตัดสินใจอื่น ๆ ของมนุษย์ที่คุณต้องทำเมื่อวางแผนงาน

ระบุผู้เข้าร่วมประชุม

ส่วนใหญ่ของการดำเนินการประชุมที่มุ่งเน้นและมีประสิทธิผลคือการหลีกเลี่ยงการรบกวนและนั่นหมายถึงการ จำกัด การเชิญไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจระดับสูง แนวโน้มในวัฒนธรรมองค์กรมีแนวโน้มที่จะรวมถึงทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในด้านการสื่อสาร แต่คุณสามารถเพิ่มการผลิตได้โดยการกำจัดผู้ร่วมงานซึ่งอาจทำให้ความคืบหน้าช้าลงด้วยการพูดคุยที่ไม่สำคัญ แทนที่จะเชิญผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้ออกเสียงลงคะแนนให้ผู้เข้าร่วมประชุมสำคัญ ๆ พูดคุยกับผู้ใต้บังคับบัญชาก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม

เสนอวันและเวลาสามครั้ง

โปรดใช้ความระมัดระวังในการสอบถามเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของผู้เข้าร่วมแต่ละราย คุณสามารถเปิด "กล่อง Pandora" ของปัญหาได้อย่างง่ายดายเมื่อพูดถึงการกำหนดวันที่เป็นประโยชน์ร่วมกันสำหรับการประชุมของคุณ

วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการเสนอวันและเวลาไม่กี่วันจากนั้นขอให้แต่ละคนทราบว่าใครทำงานได้ดีที่สุด ถ้าคุณโชคดีหนึ่งวันจะตรงกับทุกคน ถ้าไม่ควรอย่ากลัวที่จะถามว่ามีความผิดปกติหากปรับปฏิทินเพื่อรองรับคนส่วนใหญ่

- 9 -> สร้างแผนการเดินทาง

เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องมีกำหนดการสำหรับหัวข้อที่จะกล่าวถึงพร้อมกับใครจะเป็นผู้นำในแต่ละส่วนของการประชุม

ผู้วางแผนอาจต้องขอคำแนะนำจากผู้บริหารระดับสูงเพื่อสร้างกำหนดการอย่างถูกต้อง เมื่อร่างฉบับแรกเสร็จสิ้นแล้วควรส่งให้กลุ่มเพื่อขออนุมัติ

อภิปรายความต้องการการนำเสนอ

มีหลายวิธีที่จะนำเสนอไอเดียกับกลุ่มและลำโพงที่กำหนดเวลาไว้จะมีความต้องการของตัวเอง ฟังก์ชันการทำงานของ PowerPoint การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตและกระดานไวท์บอร์ดเป็นเพียงองค์ประกอบบางอย่างที่คุณอาจต้องใช้ เป็นเชิงรุกในการขอรายละเอียดเหล่านี้และติดตามเพื่อยืนยันพวกเขาไม่กี่วันก่อนการประชุม

Schedule Catering

กุญแจสำคัญในการสั่งอาหารสำหรับการประชุมขนาดเล็กคือการทำให้เมนูทำงานได้ คุณไม่ต้องการอาหารที่จะแทรกแซงกับธุรกิจในทุกด้านเพื่อหลีกเลี่ยงอาหารที่เป็นทางการมากเกินไปถ้าเป็นไปได้หากมีการขออาหารกลางวันแบบนั่งลงให้ลองจองห้องที่อยู่ติดกันเพื่อรับประทานอาหารเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถกลับไปที่การประชุมได้โดยเร็วที่สุด

ส่งรายละเอียดขั้นสุดท้าย

ประมาณเจ็ดวันก่อนกิจกรรมที่คุณต้องการส่งสำเนาขั้นสุดท้ายของรายละเอียดการเดินทางและรายละเอียดให้กับผู้เข้าร่วมแต่ละราย ควรรวมทุกอย่างที่ได้รับคำสั่งไว้ในแต่ละวัน รวมถึงข้อมูลเส้นทางที่จอดรถหมายเลขห้องและที่อยู่ติดต่อฉุกเฉิน

ถ้าคุณทำงานกับผู้บริหารแล้วให้คัดลอกผู้ช่วยผู้ดูแลระบบของพวกเขาในอีเมลด้วย

วันประชุม

ในฐานะผู้วางแผนการประชุมงานของคุณคือการทำให้แน่ใจว่ากิจกรรมจะเริ่มขึ้นสำเร็จ แน่นอนคุณจะต้องมาถึงที่นี่ก่อนเพื่อตรวจสอบห้องและพบกับผู้ให้บริการอาหารและผู้ประสานงาน A / V ขึ้นอยู่กับตำแหน่งคุณอาจต้องการโพสต์ป้ายเพื่อให้ทุกคนหาทางเข้าห้อง

และคุณก็มี - แปดขั้นตอนง่ายๆในการวางแผนการประชุมขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จ

การดำเนินการแต่ละขั้นตอนจะใช้เวลาและความขยันหมั่นเพียรในส่วนของคุณ แต่การสื่อสารแผนการของคุณกับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น ยิ่งผู้คนจำนวนมากรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากการประชุมเท่าไหร่พวกเขาก็พร้อมที่จะทำธุรกิจ