ถ้าคุณอยู่ในออฟฟิศของคุณตอนนี้ให้หยุดสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่และมองไปรอบ ๆ โดยเฉพาะให้ดูที่โต๊ะทำงานของคุณ ตอนนี้คิดถึงสิ่งที่คุณเห็น มีเอกสารมากมายอยู่ที่มุมหนึ่งหรือไม่ - เอกสารสำคัญเช่นใบแจ้งหนี้สัญญาและการอัปเดตโครงการ?
ก่อนที่คุณจะได้รับการป้องกัน; เราได้แนวคิด "ความสับสนวุ่นวายทั้งหมดที่จัดไว้" ซึ่งคุณอาจจะเกิดขึ้นกับโต๊ะทำงานของคุณ เอกสารเหล่านี้ทั้งหมด - แบบฟอร์ม LEED, RFD, แอปพลิเคชันและอื่น ๆ - มีที่ที่พวกเขาอยู่ด้วย
ทุกคนต้องได้รับการจัดการก่อนยื่นคำร้อง บางคนจำเป็นต้องเซ็นชื่อคนอื่น ๆ จะต้องได้รับการสแกน แต่คนอื่น ๆ จะต้องได้รับการประมวลผลและส่งไปยังลูกค้าของคุณ
ลองตัดการไล่ล่า: ถ้าสำนักงานของคุณยุ่งเหยิงก็ทำให้เกิดปัญหา ข่าวดีก็คือ: ยังมีความหวังสำหรับคุณ
โซลูชั่นสำหรับ "Overload เอกสาร"
ถ้าสิ่งใดที่เรานำมาปรับใช้กับคุณไม่ต้องกังวล คุณอยู่ใน บริษัท ที่ดี นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยระหว่างผู้จัดการฝ่ายก่อสร้าง โชคดีที่มีซอฟต์แวร์การจัดการการก่อสร้างที่มีให้คุณซึ่งจะได้งานที่ยอดเยี่ยมในการแก้ปัญหาส่วนใหญ่ของพวกเขา
ระบบการจัดการงานก่อสร้างที่ดีมีคุณลักษณะมากมายสำหรับการจัดการเอกสารและโซลูชันเหล่านี้มีประโยชน์หลายอย่าง พวกเขาสามารถช่วยคุณหารูปแบบและเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการกรอกข้อมูล (อ่าน: "ค้นหา") เอกสารทั้งหมดของคุณ
เวลาที่คุณประหยัดสามารถใช้เพื่อเพิ่มการมองเห็นของคุณกับลูกค้าและมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่เป็นผลงานจริงของงานของคุณ
ถึงเวลาที่จะได้รับการจัดระเบียบ
คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคือความสามารถในการจัดเก็บไฟล์สำคัญของคุณ ไม่จำเป็นต้องคุ้ยเขี่ยผ่านตู้เอกสารขนาดใหญ่หรือกองเอกสารบนโต๊ะทำงานของคุณ
คุณเพียงแค่เสียบเอกสารที่คุณต้องการเข้าไปในเครื่องมือค้นหาของซอฟต์แวร์และดูเหมือนเกือบจะทันที
ซอฟต์แวร์นี้ยังสามารถช่วยคุณอัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่ช่วยให้คุณสามารถแยกความแตกต่างระหว่างไฟล์ที่ผ่านมาที่มีอยู่จริงในตู้เก็บเอกสารและไฟล์ที่มีอยู่แล้วในระบบซอฟต์แวร์ของคุณ ด้วยแอปพลิเคชันมากมายคุณยังสามารถเข้าถึงเอกสารผ่านระบบจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ การจัดการเอกสารการก่อสร้างบนคลาวด์ถือเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาดในการพิจารณาความสามารถในการช่วยให้เอกสารของคุณทำงานเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สองโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ทำเช่นนี้คือ Viewpoint และ Aconex ทั้งสองตัวนี้สร้างขึ้นจากระบบค้นหาที่คล้ายคลึงกับอัลกอริทึมของ Google ซึ่งทำให้ขั้นตอนการค้นหาเกิดเป็นฟ้าผ่าอย่างรวดเร็ว Viewpoint ตั้งค่าตัวเองนอกเหนือจากการเพิ่มความสามารถในการค้นหาและทำดัชนีอีเมลผ่าน Outlook ที่เชื่อมต่อกับ Vista
ตัวเลือกการทำงานร่วมกันที่เหนือกว่า
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารการก่อสร้างช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นเครื่องมือการจัดการสิ่งปลูกสร้างโดย Procore ทำให้ผู้บริหารจัดการสิทธิ์โดยผู้ใช้ เก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ แต่ยังมีการป้องกันในสถานที่ที่แชร์ร่างฉบับเดียวกันอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ผู้ใช้ไม่ได้ทำผิดพลาดในการแก้ไขเวอร์ชันที่ไม่ถูกต้อง
ดีขึ้นยังคงทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มโทรศัพท์มือถือและเดสก์ท็อปที่สำคัญที่สุดซึ่งเป็นข่าวดีสำหรับ บริษัท ที่ใช้ iPad และแท็บเล็ตอื่น ๆ ในระบบการจัดการของตน
Economical Solutions
วิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารการก่อสร้างที่ดีสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจของคุณมีมากมาย สิ่งที่เห็นได้ชัดรวมถึงการลดลงอย่างมากของความต้องการวัสดุสิ้นเปลืองเช่นหมึก, กระดาษ, การถ่ายเอกสารและหน่วยจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพ ยิ่งไปกว่านั้นก็สามารถประหยัดหลายพันดอลลาร์ต่อปีในค่าแรง ในตอนท้ายธุรกิจจำนวนมากไม่เพียงแค่การก่อสร้างจะช่วยประหยัดเงินหลายพันดอลลาร์โดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการจัดเก็บงาน
ซอฟท์แวร์การจัดการเอกสารช่วยประหยัดเวลา (และท้ายสุดคือการค้นหาเอกสารที่สูญหาย) ประมาณว่าการจัดทำเอกสารผิดพลาดหรือถูกใส่ผิดที่สามารถเสียค่าใช้จ่ายได้มากถึง 250 เหรียญต่อครั้ง
มีกี่ครั้งที่คุณพยายามจะหาเอกสารที่หายไปเพียงแค่นี้ในปีนี้?
ซอฟต์แวร์ด้านล่าง
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารการก่อสร้างแสดงถึงวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการประหยัดเงินและเวลาสำหรับธุรกิจของคุณ หากคุณยังไม่ได้ลองใช้เวลาในการเริ่มต้นขั้นตอนแรกและดูข้อมูลบางอย่างที่ระบุไว้ด้านบน