การประชุมทางธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุดหากคุณเปิดชั้นเพื่อรับคำถามจากพนักงานหากคุณไม่ได้ตั้งค่าพารามิเตอร์ตั้งแต่ต้นและรักษาระดับการควบคุมพื้น คำพูด "มีทุกอย่างในทุกกลุ่ม" ใช้ได้ดีในบริบทของการประชุมทางธุรกิจเนื่องจากพนักงานที่ไม่พอใจมักจะเต็มใจที่จะพูดในการตั้งค่ากลุ่ม ทั้งหมดจะใช้เวลาเป็นหนึ่งความคิดเห็นเชิงลบหรือคำถามที่จะได้รับคนอื่น ๆ ที่จะเริ่มต้นการตีระฆังในในข้อตกลง
แต่สิ่งที่ตรงกันข้ามอาจเป็นความจริง: เริ่มต้นการสนทนาเชิงบวกและเชิญชวนให้คนอื่นเข้าร่วมและผลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนที่เดินออกไปรู้สึกว่าการประชุมเป็นเรื่องที่คุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา
ข้อร้องเรียนที่ใหญ่ที่สุดเรื่องหนึ่งในการประชุมทางธุรกิจก็คือพวกเขามักไม่จำเป็นและเสียเวลาทำงานที่มีค่า ให้แน่ใจว่าคุณระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจนกำหนดเวลาที่คุณจะอุทิศให้กับการประชุม (เช่นเดียวกับการอภิปรายแบบเปิด) จากนั้นให้ติดที่หัวข้อการประชุมและระยะเวลาตามแผน นอกจากนี้คุณยังอาจต้องการให้การประชุมเป็นเรื่องที่น่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยการพบกับเรือตัดน้ำแข็งการประชุมหรือกิจกรรมอุ่นเครื่อง
ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์ในการติดต่อกับพนักงานที่ตั้งคำถามในระหว่างการประชุมที่คุณไม่ต้องการตอบทันทีหรือไม่ต้องการพูดในที่ประชุม
เมื่อต้องดำเนินการกับคำถามทันที
หากคำถามเป็นไปในเวลาที่เหมาะสมและเกี่ยวกับงานและคุณรู้สึกว่าควรจะระบุให้ตอบคำถามนี้ทันที แต่โดยสังเขป - แล้วตามด้วยการระบุว่าคุณจะมีคำถามเพิ่มเติมเมื่อสิ้นสุด ของการประชุมถ้าคุณมีเวลา
สนับสนุนคำแถลงของคุณว่าคุณกำลังเคลื่อนไหวด้วยภาษากาย มองไปที่โน้ตของคุณหรือหันไปหากระดานไวท์บอร์ด ฯลฯ โดยการทำลายสายตาในชั่วขณะที่คุณแสดงให้เห็นว่ากำลังเคลื่อนที่อยู่ ถ้าคุณมองเข้าไปในกลุ่มผู้ชม (โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการยกคิ้วขึ้น) คุณอาจส่งสัญญาณที่คุณกำลังออกจากการเปิดสำหรับคำถามเพิ่มเติม
ถ้าผู้ชมเป็นเชิงลบหรือเป็นปฏิปักษ์ให้ยอมรับความกังวลของพวกเขา แต่โดยทางอ้อมเท่านั้น ใช้เวลาสักครู่เพื่ออธิบายว่าคุณเข้าใจและแบ่งปันความกังวลของพวกเขา แต่ถ้าคุณได้รับมากเกินไปหัวข้ออะไรจะทำได้ แนะนำให้คนเขียนคำถามของพวกเขาในภายหลังหรือจัดการพบปะกับคุณในแบบของเอกชนซึ่งคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับข้อกังวลของตนเองได้อย่างละเอียดมากขึ้น
การตอบคำถามหนึ่งเรื่องมีประโยชน์เพราะ:
- อนุญาตให้ผู้ถือครองที่ประชุมแก้ไขสิ่งที่อาจไม่ได้คิดถึง
- จะส่งข้อความว่าคุณกำลังฟังผู้ชมของคุณ
- การถามคำถามเพียงอย่างเดียวคุณยังส่งข้อความว่าคุณยังคงควบคุมการประชุมอยู่ แต่สนใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมกำลังคิดอะไรอยู่
วิธีการอย่างชัดเจนในการเลื่อนคำถาม
หากคำถามที่ถามจะได้รับการแก้ไขในภายหลังให้ระบุว่า "นี่เป็นคำถามที่ดีและเราจะพูดถึงในไม่ช้า"
หากคำถามที่ถาม นอกหัวข้อและจะไม่ถูกระบุในที่ประชุมให้ตั้งค่าของคำแนะนำเฉพาะสำหรับการแก้ปัญหา หากคุณเพียงแค่ปฏิเสธที่จะตอบคำถามหรือไม่ผ่านการตัดสิน "นั่นไม่ใช่จุดประสงค์ของการประชุมครั้งนี้" คุณอาจจะส่งข้อความผิดไปให้พนักงานของคุณ: ฝ่ายบริหารไม่สนใจ
อีกวิธีหนึ่งในการเลื่อนคำถามที่จะไม่พูดถึงในที่ประชุมคือการขอให้บุคคลนั้นพบปะกับคุณ (หรือสมาชิกคนอื่น ๆ ที่เป็นผู้บริหาร) เพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกังวลของพวกเขาในรายละเอียดเพิ่มเติม
คุณอาจแนะนำ (ถ้าเหมาะสม) ว่าคำถามนั้นมีความสำคัญพอที่จะพิจารณาการเข้าร่วมการประชุมแยกต่างหากในอนาคต
การเลื่อนคำถามมีประโยชน์เพราะ:
- ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบสบาย ๆ พนักงานอาจรู้สึกอิสระที่จะพูดความคิดของตนและสามารถควบคุมการประชุมได้
- พนักงานโกรธหรือไม่พอใจส่วนใหญ่ต้องการรับฟังมากกว่าสิ่งอื่น การให้บอร์ดเสียงในเวลาที่ถูกต้องและการตั้งค่าสามารถช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาเล็ก ๆ ที่กลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ และ
- พนักงานต้องการและตอบสนองต่อความเป็นผู้นำที่ดี หากฝ่ายบริหารควบคุมการควบคุมอย่างยุติธรรมและสมดุลจะส่งข้อความไปยังพนักงานที่ผู้บริหารกำลังฟังอยู่ แต่ต้องกำหนดขอบเขตที่เหมาะสม