การเขียนจดหมายเชิญเพื่อขอทุน

แม้ว่าคุณจะใช้เวลาและพลังงานมากที่สุด แต่อย่าเปลี่ยนจดหมายปกของคุณเป็นระยะ ๆ ความสนใจในประเด็นที่ละเอียดกว่าของการวางแพ็คเกจข้อเสนอร่วมกันสามารถทำให้หรือทำลายคำขอระดมทุนได้ อย่าปิด funder ของคุณด้วยตัวอักษร cover เลอะเทอะ

Mim Carlson และ Tori O'Neal-McElrath, ผู้เขียน Winning Grants, ทีละขั้นตอน ชี้ให้เห็นว่าจดหมายควรมีดังนี้:

• แนะนำองค์กรของคุณให้กับบุคคลที่ถูกต้อง
• ให้ความมั่นใจว่าโครงการนี้ได้รับการสนับสนุนจากคณะกรรมการของคุณ
• และระบุสิ่งที่คุณต้องการ … เท่าไหร่และสำหรับสิ่งที่

เมื่อคุณรวมจดหมายปกอ่อนไว้ด้วยหรือไม่?

ใช้จดหมายสมัครงานเพื่อเสนอต่อ บริษัท และมูลนิธิ แต่ไม่ใช่สำหรับคำขอของรัฐบาลกลางหรือของรัฐ นักการกุศลเหล่านั้นต้องการสิ่งที่พวกเขาขอเท่านั้น พวกเขาไม่ค่อยขอหนังสือปก

->

จดหมายข่าวของคุณควรเป็น

• สรุป
• ไปที่จุดอย่างรวดเร็ว
• ไม่ควรทำซ้ำข้อมูลที่อยู่ในข้อเสนอเท่านั้น
• ควรบอกให้ผู้อ่านทราบว่าคุณเข้าใจผู้รับทุนอย่างไรและวิธีการให้สิทธิ์ของคุณตรงตามข้อกำหนดของผู้รับทุน

เบเวอร์ลี่อ. บราวนิ่งผู้เขียนหนังสือ Grant Writing for Dummies แสดงให้เห็นว่าคุณเขียนจดหมายสมัครงานหลังจากที่คุณได้ทำข้อเสนอทั้งหมดแล้วและเมื่อคุณอยู่ใน อารมณ์สะท้อน Browning พูดว่า:

เมื่อพิจารณาถึงความสำเร็จอันยอดเยี่ยมของคุณ (ขอทุนเสร็จสิ้น) ให้ความคิดสร้างสรรค์ด้านขวาของสมองของคุณเตะเข้าและเชื่อมต่อความรู้สึกของความสำเร็จกับบุคคลที่จะช่วยให้แผนการของคุณมาถึง true "

การจัดรูปแบบจดหมายสมัครงานของคุณ

ทำตามขั้นตอนพื้นฐานเหล่านี้และคุณไม่ผิดพลาด:

ใช้หัวกระดาษจดหมายขององค์กร ใส่วันเดียวกันลงในจดหมายสมัครงานที่อยู่ในใบสมัครทุนการศึกษาที่กรอกเรียบร้อยแล้ว นั่นคือวันที่คุณจะส่งข้อเสนอให้แก่ผู้อนุญาต การใช้วันเดียวกันทำให้เอกสารทั้งหมดในชุดคำเสนอของคุณสอดคล้องกัน

1. สำหรับที่อยู่ภายใน (ไปที่ด้านบนสุดของจดหมาย) ใช้ชื่อและชื่อผู้ติดต่อมูลนิธิหรือชื่อผู้ติดต่อของ บริษัท ตามด้วยชื่อแหล่งเงินทุนที่อยู่เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ ตรวจสอบข้อมูลนี้ด้วยการโทรศัพท์หรืออีเมล์ ข้อมูลดังกล่าวมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีชื่อและที่อยู่ปัจจุบัน นอกจากนี้เมื่อคุณส่งใบสมัครทุนอิเล็กทรอนิกส์คุณอาจไม่ทราบชื่อเฉพาะ
2. ในคำทักทายของคุณให้ใช้คำว่า "รัก" พร้อมกับชื่อบุคคล (นายนางสาวนางดร. เป็นต้น) ตามด้วยนามสกุล เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องเขียนจดหมายถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง โทรหามูลนิธิหรือสำนักงานของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสมและชื่อบุคคลที่ถูกต้องรายละเอียดเหล่านี้อาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ก็มีความสำคัญ
3. ย่อหน้าแรกควรสั้นและเน้น แนะนำองค์กรของคุณ (ชื่อตามกฎหมาย) และบอกผู้รับเงินว่าคุณต้องการเงินและทำไม รวมประโยคหนึ่งหรือสองข้อเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรของคุณทำและจากนั้นรวมจุดที่ใช้งานวิจัยหนึ่งชิ้นซึ่งแสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณต้องการอะไรบ้าง
4. เขียนย่อหน้าสั้น ๆ หนึ่งหรือสองประโยค ระบุวัตถุประสงค์โครงการของคุณและวิธีการที่เหมาะสมกับภารกิจของผู้รับทุนหรือลำดับความสำคัญในการระดมทุน รวมถึงข้อเท็จจริงที่ว่าคณะกรรมการของคุณสนับสนุนโครงการอย่างเต็มที่

ท้ายจดหมายของคุณด้วยย่อหน้าสรุป เพิ่มความร่วมมือด้านเงินทุนนี้กับกลุ่มผู้ชมเป้าหมายของโครงการ คุณอาจต้องการรวมคำเชิญสำหรับการเข้าชมไซต์ด้วย

1. ใช้การปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ"
2. จดหมายนี้ควรลงนามโดยกรรมการบริหารหรือประธานกรรมการหรือทั้งสองอย่าง ใต้ลายเซ็นให้พิมพ์ชื่อผู้ลงนามชื่อกลางชื่อสกุลและชื่องาน แม้ว่า ED หรือประธานกรรมการควรลงลายมือชื่อในหนังสือรวมข้อมูลการติดต่อสำหรับบุคคลที่ดีที่สุดเพื่อตอบคำถามในตอนท้ายของย่อหน้าสุดท้าย
3. ที่ด้านล่างของตัวอักษรให้รวมคำว่า "ENCLOSURE" (ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด)
4. นานเท่าไหร่ควรเป็นจดหมายสมัครงาน?

ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำให้คุณ จำกัด หนังสือปกอ่อนของคุณไว้ที่หน้าเดียวโดยใช้วรรคสามหรือสี่ย่อหน้า เนื่องจากผู้อ่านมีข้อเสนอทั้งหมดเพื่อไถ่ถอนคุณไม่ต้องการทำให้เขาหรือคนใจร้อนของเธอโดยการอ่านหนังสือปกยาว

เสียงและรายละเอียดของจดหมายแนะนำอาจแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับว่าคุณได้รับเชิญให้ส่งข้อเสนอเต็มรูปแบบหรือไม่หลังจากที่ส่งหนังสือสอบถาม (LOI) หรือหากข้อเสนอนี้เป็นแนวทางแรกขององค์กรของคุณในการจัดตั้งมูลนิธินี้

ตัวอย่างหนังสือปกอ่อน

Mary Smith, PhD

เจ้าหน้าที่โครงการ
มูลนิธิชุมชน
4321 Common Lane
บางเมือง YZ 55555
Dear Dr. Smith:

The Some ศูนย์อาวุโสของเมืองขอให้การสนับสนุนโครงการ Pilot Outreach Pilot ของชุมชนอาวุโสมูลค่า 50,000 เหรียญสหรัฐ

ในฐานะที่เป็นศูนย์อาวุโสที่ใหญ่ที่สุดในมณฑลใดก็ตามที่ให้บริการผู้สูงอายุกว่า 450 รายทุกวันเราตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลประชากรในพื้นที่ให้บริการของเรา และเรามุ่งมั่นที่จะพัฒนาและปรับใช้ศูนย์ของเราเพื่อตอบสนองความต้องการที่เกิดขึ้นใหม่ โครงการ Pilot Outreach Pilot ของชุมชน Latino จะช่วยให้เราสามารถนำร่องความพยายามหนึ่งปีเพื่อตรวจสอบว่าศูนย์ของเรามีประสิทธิภาพหรือไม่:

ให้การเข้าถึงบริการด้านสุขภาพและสังคมแก่ผู้สูงอายุในชุมชน Latino ที่ศูนย์บริการของเราและ > ยกและบูรณาการสมรรถนะทางวัฒนธรรมของคณะกรรมการเจ้าหน้าที่และอาสาสมัครของศูนย์อาวุโสของเมืองบางส่วนอย่างเต็มที่

• คณะกรรมการของเรามีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับโครงการนี้และกระตือรือร้นที่จะเปิดตัวเพื่อให้เราสามารถเป็นศูนย์รวมและวัฒนธรรมที่ดีที่สุดสำหรับผู้สูงอายุในทุกชุมชนของเราที่ต้องการบริการเหล่านี้ เราควรจะพบว่าในตอนท้ายของปีนำร่องของเราว่าโครงการนี้ประสบความสำเร็จแล้วคณะกรรมการของเรามุ่งมั่นที่จะรวมค่าใช้จ่ายรายปีของโครงการไว้เป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณรายจ่ายประจำปีเพื่อให้โครงการกลายเป็นส่วนสำคัญของบริการหลักของเรา .
• โครงการนี้ศูนย์จะกลายเป็นผู้อ้างอิงหลักที่ได้รับจาก Latinos สุขภาพเข้าถึงครอบครัวของ County ใด ๆ และคลินิกชุมชนสามแห่งภายในรัศมี 15 ไมล์จากศูนย์ของเรา นอกจากนี้เราจะยอมรับการอ้างอิงของผู้สูงอายุที่พูดภาษาสเปนจากหน่วยงานชุมชนอื่น ๆ ในพื้นที่ให้บริการของเราได้ทันที

ขอบคุณสำหรับการพิจารณาคำขอของเรา ฉันจะติดตามคุณในสัปดาห์หน้าเพื่อตอบคำถามใด ๆ ที่คุณมีรวมทั้งเรียนรู้ว่าเราอาจพบกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อดีของข้อเสนอของเราหรือไม่ ในขณะเดียวกันหากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อ Connie Jones ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของเราได้ที่ (555) 555-5555, x555 หรือ cjones @ scsc org

ขอแสดงความนับถือ

Jane Lovely

Executive Director

ENCLOSURE

* ฉบับพิมพ์ซ้ำ (มีการแก้ไข) โดยได้รับอนุญาติจาก

Winning Grants, ทีละขั้นตอน

, Second Edition, Tori O 'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009. 3 วิธีในการเขียนจดหมายสมัครงานของคุณ การเขียนมากเกินไป

จดหมายปกไม่ได้เป็นวิทยานิพนธ์ไม่ใช่ข้อเสนอทั้งหมด ให้สั้นและตรงประเด็นเคล็ดลับ: ให้ผู้อื่นอ่าน พวกเขาเข้าใจหรือไม่?

1. ใช้คำใหญ่ ถ้าคุณเคยไปเรียนต่อที่โรงเรียนคุณเรียนรู้ที่จะเขียนในลักษณะที่ซับซ้อน อย่าทำอย่างนั้นที่นี่ คุณไม่ได้พยายามสร้างความประทับใจให้กับคนที่มีความรู้ความเข้าใจของคุณ คุณต้องการระบุกรณีของคุณให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ถ้าคุณไม่ทราบว่าคุณกำลังเขียนทับกันมากเกินไปให้ใช้แอปอย่าง Hemingway จะบอกคุณเมื่อประโยคของคุณยากที่จะอ่านและเมื่อคุณมากเกินไป
2. การสร้างข้อผิดพลาดเกี่ยวกับหลักไวยากรณ์ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับหลักไวยากรณ์อย่าใช้โอกาส ใช้การตรวจสอบไวยากรณ์ใน WORD และเรียกใช้ร่างของคุณผ่านแอปเช่นไวยากรณ์ มีเวอร์ชันฟรี แต่เวอร์ชันที่จำหน่ายได้ดีกว่าการตรวจสอบไวยากรณ์ขั้นพื้นฐานทั่วไป
3. ทรัพยากร: การเล่าเรื่องสำหรับผู้หา Grantseekers

, Second Edition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, ซื้อจาก Amazon

การให้รางวัลชนะเลิศทีละขั้นตอน: สมุดงานที่สมบูรณ์แบบสำหรับการวางแผนการพัฒนาและการเขียนข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จ, 4th Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, ซื้อจาก Amazon Grant Writing for Dummies

, 5th Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014 ซื้อจาก Amazon

กลับไปที่วิธีเขียนข้อเสนอการให้เงิน