การเขียนจดหมายสอบถามมูลนิธิ

ข้อเสนอของจดหมายคืออะไรและเหตุใดมูลนิธิจึงชอบ?

มูลนิธิส่วนใหญ่ในปัจจุบันต้องการให้คุณส่งจดหมายข้อเสนอ (aka letter of inquiry - LOI) แทนที่จะเสนอข้อเสนอเต็มรูปแบบโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรของคุณเข้ามาหาแหล่งเงินทุนครั้งแรก

จดหมายสอบถามเป็นเหมือนการออดิชั่นสำหรับการมีส่วนร่วมในการเล่น ทำไมต้องใช้เวลาและเวลาของ funder หากปรากฎว่าคุณไม่พอดี?

แม้ว่าคุณจะได้งานวิจัยที่ยอดเยี่ยมที่คุณควรหาแนวทางในการระดมทุน แต่ก็ยากที่จะแน่ใจได้ว่าองค์กรและมูลนิธิของคุณมีความเหมาะสม จดหมายแนะนำอาจเป็นการทดสอบอีกว่าคุณและผู้ร่วมให้ข้อมูลดีหรือไม่

จากมุมมองของมูลนิธิเพียงแค่เร็วกว่าที่จะทำให้การตัดทอนความคิดเกี่ยวกับการระดมทุนครั้งแรกด้วยจดหมายสองถึงสามหน้าแทนที่จะเป็นแพคเกจข้อเสนอที่สมบูรณ์แบบ เมื่อมูลนิธิตัดสินใจว่าโครงการของคุณอาจเหมาะสมกับเป้าหมายและลำดับความสำคัญในการระดมทุนอาจขอให้คุณส่งข้อเสนอที่สมบูรณ์แบบ

จดหมายสอบถามอาจง่ายกว่าสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรมากเกินไป แต่สำหรับการออดิชั่นคุณต้องไม่ใช้ LOI เพื่อรับหรือเพียงแค่รีบบางสิ่งบางอย่างออกอย่างรวดเร็ว LOI อาจเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการสร้างความประทับใจครั้งแรก

สิ่งที่ควรรวมไว้ใน LOI?

จดหมายข้อเสนอนี้มีความคล้ายคลึงกับข้อเสนอพิเศษยกเว้นข้อเสนอสั้น ๆ … เป็นข้อเสนอเล็ก ๆ

จดหมายข้อเสนอหรือ LOI เป็นเพียงข้อเสนอหนึ่งในหลายรูปแบบที่นักเขียนให้รางวัลใช้

คุณอาจวาดองค์ประกอบของ LOI จากข้อเสนอทุนที่คุณได้เขียนไว้แล้วซึ่งอาจเป็นเพียงบางส่วนที่อาจได้รับการสนับสนุนบางส่วนเท่านั้น หรือคุณอาจใช้ข้อมูลที่คุณอยู่ในระหว่างการจัดทำข้อเสนอที่เป็นไปได้

การส่ง LOI ก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นข้อเสนอนี้เป็นวิธีที่จะได้รับข้อเสนอแนะที่มีค่าซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขข้อเสนอแนะของคุณได้

องค์ประกอบของจดหมายสอบถามทั่วไป

บทนำ

บทนำควรเป็นบทสรุปของผู้บริหารสั้น ๆ รวมถึงชื่อองค์กรของคุณจำนวนเงินที่ขอและรายละเอียดของโครงการ คุณจะต้องการอธิบายว่าโครงการสอดคล้องกับแนวทางของผู้ร่วมให้ข้อมูลและความสนใจในการระดมทุนอย่างไร

• คำอธิบายเกี่ยวกับองค์กร

  กระชับและให้ความสนใจกับความสามารถขององค์กรเพื่อตอบสนองความต้องการที่คุณได้ระบุไว้ สรุปประวัติย่อเกี่ยวกับงานที่ไม่หวังผลกำไรของคุณและให้ภาพรวมของโปรแกรมของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เชื่อมต่อสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่กับสิ่งที่คุณทำอยู่ในปัจจุบันและสิ่งที่คุณต้องการจะทำได้โดยใช้เงินทุนที่ต้องการ

• คำชี้แจงความต้องการ

  อธิบายความต้องการที่โครงการของคุณสามารถทำได้ อธิบายประชากรเป้าหมายและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ให้ข้อมูลทางสถิติที่มีนัยสำคัญและตัวอย่างหลายตัวอย่าง
• วิธีการ

  คุณจะแก้ปัญหาได้อย่างไร? อธิบายโครงการอย่างรัดกุมและรวมถึงกิจกรรมหลักชื่อและชื่อของเจ้าหน้าที่โครงการที่สำคัญและวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ

• แหล่งเงินทุนอื่น ๆ

  หากคุณกำลังเข้าหาหน่วยงานหรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนโครงการนี้ให้พูดถึงในย่อหน้า รวมถึงเงินทุนที่คุณได้รับแล้วและอธิบายว่าคุณคาดหวังว่าจะสนับสนุนโครงการหลังจากระยะเวลาเริ่มต้นใช้งาน
• สรุป

  ฟื้นฟูความตั้งใจของโครงการเชิญคำถามเพิ่มเติมและขอขอบคุณ funder สำหรับเวลาและการพิจารณาของเขา รวมเอกสารแนบที่ขอไว้ในหลักเกณฑ์ของผู้ร่วมให้ข้อมูล

• งบประมาณอาจเป็นหรือไม่จำเป็นสำหรับจดหมายสืบสวนของคุณ ตรวจสอบหลักเกณฑ์ของผู้ร่วมให้ข้อมูล หลักเกณฑ์บางอย่างมีความแม่นยำและเป็นสิ่งสำคัญที่จะปฏิบัติตามพวกเขาอย่างถูกต้อง

  นอกจากนี้ Mimi Carlson ผู้เขียน

Winning Grants: ทีละขั้นตอน

ขอแนะนำให้คุณทบทวน LOI ของคุณกับคำถามต่อไปนี้: ฉันได้ตั้งชื่อโครงการและ จำนวนเงินที่ฉันกำลังหาในย่อหน้าแรก? ย่อหน้าที่สองของข้าพเจ้ามีเนื้อหาเกี่ยวกับโครงการและโครงการที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดหรือไม่?

1. ฉันได้รวมถึงพันธกิจของเราหรือไม่?
2. ฉันต้องการโครงการหรือไม่?
3. ฉันเห็นได้ชัดเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่โครงการจะบรรลุ?
4. การดำเนินงานของโครงการมีความชัดเจนหรือไม่?
5. ฉันได้ทำกรณีเพื่อความเหมาะสมระหว่างโครงการนี้กับความสำคัญของมูลนิธิหรือไม่?
6. ฉันได้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับการระดมทุนที่ได้ทำไปแล้วหรือยัง?
7. ฉันได้ใส่รายละเอียดการติดต่อสำหรับบุคคลที่สามารถตอบคำถามได้หรือไม่?
8. ทบทวนองค์ประกอบของข้อเสนอเต็มรูปแบบก่อนที่จะพยายามสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถดูตัวอย่างจดหมายสอบถามเพิ่มเติมได้จากหนังสือที่ยอดเยี่ยมของศูนย์มูลนิธิฯ
9. คู่มือแนวทางการรับข้อเสนอของมูลนิธิศูนย์ฯ

ตัวอย่าง LOI John Hunter

เจ้าหน้าที่โครงการ

ที่ใดก็ได้ Community Foundation
625 Smith St.
เมืองใดก็ได้ XN 28905
Dear Mr. Hunter:
ขอบคุณ สำหรับการอ่านจดหมายฉบับนี้เพื่อสอบถามถึงมูลนิธิชุมชนของคุณที่ใดก็ได้ เราหวังว่าจะพิจารณาความสนใจของคุณในการรับข้อเสนออย่างเต็มรูปแบบสำหรับโครงการ Pilot Outreach Pilot ของศูนย์อาวุโสของ Any City Senior Center เราขอแสดงความนับถือในการพิจารณาว่าได้รับเงินจำนวน 35,000 เหรียญ

โครงการนี้เป็นโครงการแรกของเราที่มีต่อผู้หญิงวัยสูงอายุในบ้านของพวกเขา เรากำลังหาผู้หญิงอาวุโสมากขึ้นในบ้านของพวกเขาเมื่อพวกเขาไม่สามารถออกไปเยี่ยมชมสิ่งอำนวยความสะดวกเช่นศูนย์อาวุโสของเรา

เราวางแผนที่จะให้โอกาสในการขัดเกลาทางสังคมข้อมูลสุขภาพและสุขภาพและบริการทางสังคมเมื่อจำเป็นสำหรับผู้หญิงที่แยกออกจากชุมชน

โครงการนำร่องของเราตรงตามความต้องการของมูลนิธิ: บริการด้านสุขภาพสำหรับผู้สูงอายุ การเพิ่มขึ้นของการเข้าถึงผู้สูงอายุที่บ้าน และช่วยให้ผู้ให้บริการแก่ผู้สูงอายุสามารถเข้าถึงชุมชนได้มากขึ้น

ศูนย์อาวุโสของเมืองใด ๆ ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปีพ. ศ. 2528 เป็นศูนย์อาวุโสที่ใหญ่ที่สุดในมณฑลของเราซึ่งให้บริการผู้สูงอายุกว่า 400 คนต่อวันในสถานที่ที่ได้รับการปรับปรุงใหม่เมื่อเร็ว ๆ นี้

ภารกิจของเราคือการช่วยผู้สูงอายุในการปรับปรุงและรักษาชีวิตที่เป็นอิสระด้วยการปรับปรุงคุณภาพชีวิตของตนเอง

อัตราการพึงพอใจของเราในหมู่ผู้ใหญ่ที่เราให้บริการนั้นสูงมากถึง 95 เปอร์เซ็นต์ตามการสำรวจครั้งล่าสุดของเรา เราให้บริการอาหารกลางวันที่มีคุณค่าทางโภชนาการโอกาสทางสังคมโอกาสในการออกกำลังกายและกิจกรรมด้านการศึกษาตลอดทั้งปี

ประชากรอาวุโสของมณฑลของเราคาดว่าจะเพิ่มขึ้น 30 เปอร์เซ็นต์ในช่วงสองทศวรรษถัดไป ผู้สูงอายุจำนวนมากเหล่านี้อยู่ในหรือต่ำกว่าระดับรายได้ที่ยากจนและถูกท้าทายทางร่างกายในระดับหนึ่ง

เราสามารถขนส่งผู้อาวุโสบางส่วนไปยังศูนย์ชุมชนของเราด้วยกองยานพาหนะ 5 ลำที่มีอยู่ปัจจุบันซึ่งให้บริการลูกค้า 25-35 รายในแต่ละวัน

อย่างไรก็ตามการขยายระบบการขนส่งเป็นเรื่องที่เสียค่าใช้จ่ายและจะไม่ทำให้เราสามารถขยายตัวได้มากพอที่จะรองรับผู้สูงอายุที่บ้านจำนวนเพิ่มขึ้นบางคนไม่สามารถออกจากบ้านได้เลย

ดังนั้นเราจึงเสนอโครงการ Pilot Outreach Pilot ของศูนย์อาวุโสของเมืองใด ๆ เพื่อทดสอบความเป็นไปได้ในการให้บริการแก่บุคคลในบ้านของตน

เราคิดว่าโดยการใช้อาสาสมัครที่ดูแลโดยพนักงานมืออาชีพคนหนึ่ง (นักสังคมสงเคราะห์) เพื่อให้เราสามารถขยายขอบเขตอันไกลโพ้นของผู้หญิงวัยสูงอายุที่บ้านจำนวนมากได้

เรา จำกัด นักบินของเราให้กับผู้หญิงเนื่องจากความเหนือกว่าของผู้หญิงวัยสูงอายุที่เป็นสตรีเดี่ยวในชุมชนของเรา หากนักบินประสบความสำเร็จอย่างแน่นอนเราก็อยากจะขยายโครงการของเราให้ครอบคลุมชายและคู่รักที่บ้านด้วย

วัตถุประสงค์โครงการนำร่องหนึ่งปีของเราประกอบด้วย:

1) สร้างการเข้าชมหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์สำหรับ 50 ผู้หญิงที่บ้าน

2) สรรหาอาสาสมัครจำนวน 100 คนเพื่อให้การเข้าชมเหล่านั้นเป็นไปอย่างต่อเนื่อง (อาสาสมัครหลายคนสามารถรับคัดเลือกจากผู้สูงอายุที่เข้าเยี่ยมชมสถานที่ของเรา) และ

3) การปรับปรุงระดับสุขภาพและกิจกรรมของผู้สูงอายุที่เข้ารับการตรวจวัดโดยเครื่องมือสำรวจต่างๆที่มีอยู่ซึ่งใช้ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าตลอดทั้งปี

กิจกรรมบางอย่างที่เราวางแผนจะรวมไว้ในการเยี่ยมบ้านของเรา ได้แก่ :

บทเรียนการทำอาหารที่รวมอาหารที่ง่ายต่อการเตรียมและมีคุณค่าทางโภชนาการ

การสอนการออกกำลังกายที่เรียบง่ายเหมาะกับสภาพร่างกายของผู้สูงอายุแต่ละคน

• การนำเสนอการขัดเกลาทางสังคมผ่านการเล่นกระดานและเกมไพ่
• การทดสอบสมรรถภาพทางสมองอย่างง่าย
• และวิธีมาตรฐานในการต่อสู้กับความเหงาและภาวะซึมเศร้าการสูญเสียความทรงจำและการขาดการกระตุ้นทางจิต
• ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการนำร่องของเราเป็นเวลาหนึ่งปีคือ 70,000 เหรียญสหรัฐฯครึ่งหนึ่งของเงินที่ได้รับจากรัฐบาลมณฑลและผู้สนับสนุนรายอื่น ๆ
• เงินลงทุน 35,000 เหรียญของคุณจะเสร็จสิ้นการระดมทุนที่เราต้องใช้เพื่อดำเนินโครงการนำร่องอย่างเต็มที่ คณะกรรมการของเรามีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับโครงการและเรามีอาสาสมัครจำนวนมากที่ได้แสดงความสนใจ

เราหวังว่าจะได้ร่วมมือกับมูลนิธิของคุณในโครงการที่น่าตื่นเต้นนี้

หากคุณมีข้อสงสัยหรือต้องการรับข้อเสนอเต็มรูปแบบโปรดติดต่อฉันได้ที่หมายเลข 490-982-1157 (หรือทางอีเมลที่ jlikely @ srcntr. org)

เราขอขอบคุณเป็นอย่างยิ่งต่อการพิจารณาคำขอของเราและหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณเร็ว ๆ นี้

ขอแสดงความนับถือ

Janet B. Feelgood

ผู้อำนวยการบริหาร

ศูนย์อาวุโสอาวุโส
P. S. ฉันแนบรายงานประจำปีล่าสุดของเราและแคตตาล็อกกิจกรรมที่ศูนย์อาวุโสของเรา
(ขึ้นอยู่กับตัวอย่างจดหมายที่ได้รับอนุญาตจาก

รางวัลชนะเลิศ: ทีละขั้นตอน

, Mim Carlson และ Tori O'Neal-McElrath (Jossey-Bass 2013)