HR แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารประโยชน์โดยใช้อีเมล

เราอาศัยอยู่ในโลกยุคใหม่ที่มีข้อมูลสอทั่วโลกจากคนหนึ่งไปสู่อีกสักครู่ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล) ข้อความและการประชุมเสมือนได้เปลี่ยนการติดต่อทางโทรศัพท์และการติดต่อทางอีเมลล์ใน บริษัท ส่วนใหญ่ แม้แผนกทรัพยากรบุคคลมีแนวโน้มที่จะส่งอีเมลฉบับด่วนเพื่อเผยแพร่ข้อมูลสำคัญให้กับหลาย ๆ คนพร้อมกันเนื่องจากประสิทธิภาพ

การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้โดย Adobe ระบุว่า millennials กลุ่มพนักงานจำนวนมากในที่ทำงานตอนนี้ชอบการสื่อสารทางอีเมล ดังนั้นการมีแผนในการสื่อสารการปรับปรุงผลประโยชน์ของพนักงานที่สำคัญคือต้อง

5 วิธีในการรับประโยชน์เพิ่มเติมจากผลประโยชน์การสื่อสารกับอีเมล

ยังคงมีกฎบางอย่างแน่วแน่ที่ใช้เมื่อส่งข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงานผ่านทางอีเมลและรูปแบบอื่น ๆ ของการสื่อสารแบบดิจิตอล กฎเหล่านี้ได้รับการออกแบบเพื่อให้บรรลุสองสิ่งคือ

มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคล (PHI) ของทุกคนที่เกี่ยวข้อง

• ให้การสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงานสำหรับผู้อ่าน
• เพื่อช่วยทีม HR ของคุณสามารถใช้อีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลการสื่อสารเป็นประโยชน์ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะนำมาใช้ในขณะนี้

# 1 - รู้เฉพาะสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารทางอีเมล

หนึ่งในเป้าหมายหลักของการสื่อสารประโยชน์ผ่านทางอีเมลคือการได้รับข้อมูลออกไปหลาย ๆ คนพร้อม ๆ กันโดยไม่เสียสละเวลามาก .

อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณต้องการสื่อสารทางอีเมลแบบไหน โปรดทราบว่าผู้รับอีเมลอาจใช้เวลาอ่านหนังสือประมาณ 10 วินาทีหรือน้อยกว่า สร้างจำนวนนี้โดยการสร้างแคมเปญที่มุ่งเน้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่ข้อความใดข้อความหนึ่ง เก็บข้อมูลให้กระชับและ จำกัด เฉพาะแนวคิดหลัก

ถ้าคุณมีข้อมูลครอบคลุมมากขึ้นให้ส่งออกไปในอีเมลติดตามเพื่อให้คนอื่น ๆ ใช้เวลาในการอ่าน นอกจากนี้ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลให้เข้าใจว่าข้อความนั้นได้รับการจัดส่งทางอีเมลดีที่สุดหรือต้องการรูปแบบอื่นหรือไม่ บางคนตอบสนองต่อรูปแบบการสื่อสารอื่น ๆ ได้ดีขึ้น

# 2 - ใช้มารยาททางอีเมลที่เหมาะสมและไวยากรณ์

ควรไปโดยไม่พูด แต่ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารที่เป็นประโยชน์คุณควรใช้ไวยากรณ์และมารยาททางอีเมลที่ดีที่สุดเสมอไป ใช้หัวเรื่องอีเมลที่สะดุดตา ใช้สำเนาตาบอดเมื่อส่งอีเมลไปยังพนักงานจำนวนมากพร้อมกันเพื่อปกป้องที่อยู่อีเมลส่วนบุคคล เริ่มต้นด้วยรูปแบบง่ายๆสำหรับอีเมลของคุณซึ่งประกอบด้วยคำทักทายคำแนะนำสั้น ๆ การสนับสนุนรายละเอียดและสรุปประโยคที่มีคำกระตุ้นการตัดสินใจ (ถ้าจำเป็น) ใช้ตัวหนาสำหรับกำหนดเวลาหรือวันที่และรวม URL แบบเต็มของลิงก์การลงทะเบียนใด ๆ เนื่องจากผู้ให้บริการอีเมลบางรายจะไม่แปลความหมายนี้ให้กับผู้รับสิ่งที่แนบมาอาจเป็นสแปมดังนั้นโปรดใช้มันอย่างประหยัด ให้ข้อมูลพนักงานที่เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมล

# 3 - เพิ่มระดับการสื่อสารในระดับที่ต้องการ

โปรดทราบว่าอีเมลส่วนใหญ่ถูกปฏิเสธโดยผู้บริโภคเพราะจำนวนที่แท้จริงของพวกเขาได้รับเป็นประจำทุกวันในกล่องจดหมายนับล้าน ๆ รายทุกวัน

นอกจากนี้โปรดเข้าใจว่าผู้คนมักต้องการฟังข้อความในรูปแบบที่แตกต่างกันหลายครั้งก่อนที่จะดำเนินการกับพวกเขา ในฐานะผู้สื่อสารที่เป็นประโยชน์คุณจะต้องใช้รูปแบบการสื่อสารหลายรูปแบบเพื่อถ่ายทอดข้อความสำคัญ ๆ ให้กับพนักงาน คิดว่ากลยุทธ์การสื่อสารของคุณมีหลายเลเยอร์ วิดีโอเอกสารที่เขียนโปสการ์ดและสื่ออื่น ๆ สามารถเข้าถึงพนักงานได้ ทำให้การสื่อสารทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้ที่อาจมีอุปสรรคหรืออุปสรรคด้านภาษา

# 4 - ให้ภาพที่อ่านได้ง่ายเพื่อสนับสนุนข้อความของคุณ

นอกเหนือจากการสื่อสารแบบดิจิทัลที่คุณออกให้แน่ใจว่าได้ประชาสัมพันธ์กิจกรรมสำคัญ ๆ ที่เป็นประโยชน์และกำหนดเวลาด้วยภาพทางการตลาดในสถานที่ ตัวอย่างเช่นถ้าเปิดการลงทะเบียนใกล้เริ่มวางโปสเตอร์ในพื้นที่ที่พนักงานสามารถเห็นพวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับเวลานี้

อีกตัวอย่างหนึ่งก็คือการส่งเสริมโครงการสุขภาพขององค์กรด้วยโปสเตอร์และใบปลิวที่พูดถึงวิถีชีวิตที่มีสุขภาพดี การรับรู้และการศึกษาเกี่ยวกับประโยชน์อย่างต่อเนื่องโดยใช้ภาพจริงและเครื่องมือทางการตลาดเช่นโปสเตอร์ใบปลิวและข้อมูลวิดีโอเป็นสิ่งที่ทำให้การสื่อสารมีประโยชน์มากขึ้น เป็นศูนย์กลางการตลาดตามความต้องการของพนักงานความกังวลเรื่องสุขภาพและคุณค่าของผลประโยชน์ที่ บริษัท ให้ไว้

# 5 - ให้ข้อมูลทั้งหมดที่พนักงานต้องการเพื่อให้ได้รับการสนับสนุนมากขึ้น

ปัญหาที่เกิดขึ้นในอีเมลประโยชน์คือข้อมูลสำคัญที่ผู้ใช้ส่งออกโดยไม่ได้ตั้งใจ การละเว้นข้อมูลการติดต่อหมายเลขโทรศัพท์ของผลประโยชน์และลิงก์เพื่อหารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนการหรืออัตราผลประโยชน์จะไม่เป็นผลดี อย่าลืมพิสูจน์อีเมลและคิดถึงการอ่านจากมุมมองของผู้อ่าน อย่างน้อยที่สุดอย่าลืมใส่ข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อกับคำถามเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์และที่อยู่เว็บไซต์ซึ่งผู้อ่านสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมได้

การสื่อสารที่เป็นประโยชน์เกิดขึ้นเป็นหนึ่งในหลาย ๆ ปัจจัยที่สามารถให้บริการอีเมลได้ แต่ต้องฉลาดก่อนที่จะพาดพิงถึงรูปแบบการรับส่งข้อความนี้ตลอดเวลา ผสมผสานสิ่งต่างๆและใช้คำแนะนำด้านบนเพื่อรับประโยชน์สูงสุดจากความพยายามสื่อสารกับพนักงานของคุณ

เครดิตภาพ: Fotolia