ทักษะการจัดการขั้นพื้นฐานสำหรับผู้เริ่มต้น

ระดับ 1 ของทักษะการจัดการพีระมิดแสดงให้เห็นถึงทักษะขั้นพื้นฐานที่ผู้จัดการด้านการเริ่มต้นทุกคนต้องควบคุม เป็นพื้นฐานของการจัดการทักษะพีระมิดซึ่งแสดงให้เห็นถึงทักษะที่ผู้จัดการต้องควบคุมให้ประสบความสำเร็จและแสดงให้เห็นว่าทักษะการบริหารจัดการเหล่านี้สร้างความสัมพันธ์กันอย่างไรต่อความสำเร็จ

ทักษะการจัดการขั้นพื้นฐาน

มี 4 ทักษะในการจัดการพื้นฐานทุกคนต้องมีความสามารถในการจัดการงาน

ทักษะขั้นพื้นฐานสี่อย่างนี้คือแผนจัดระเบียบกำกับและควบคุม

และจะมีการหารือแยกกันในรายละเอียดด้านล่างนี้ การวางแผน การวางแผนเป็นขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในงานการจัดการใด ๆ นอกจากนี้ยังเป็นขั้นตอนที่ละเลยหรือละเลยบ่อยที่สุด ในขณะที่จำนวนของการวางแผนและรายละเอียดที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปในแต่ละงานการข้ามภารกิจนี้คือการเชิญภัยพิบัติอย่างแน่นอนโดยไม่คำนึงถึงความโชคร้าย นั่นคือสิ่งที่ทำให้เรามีสุภาษิตในการวางแผนของ 6 P (หรือ 7 P ขึ้นอยู่กับว่าคุณนับ)

แม้ว่าผู้คนส่วนใหญ่จะเชื่อมโยงการวางแผนระยะกับการวางแผนธุรกิจทั่วไป แต่ก็มีระดับการวางแผนที่แตกต่างกันด้วยเช่นกัน

การวางแผนเชิงกลยุทธ์

การวางแผนยุทธวิธี

การวางแผนปฏิบัติการ

• และมี การวางแผนความเสี่ยง
• การวางแผนวิกฤติ
• การวางแผนค่าตอบแทน

จัดระเบียบ

• ผู้จัดการต้องสามารถจัดทีมงานและโครงการต่างๆเพื่อให้งานของทีมทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด
• ในฐานะผู้จัดการเริ่มต้นคุณอาจจะจัดทีมงานขนาดเล็กหรือทีมงานโครงการ ทักษะเดียวกันนี้จะต้องใช้ต่อไปในอาชีพของคุณเมื่อคุณต้องจัดแผนกหรือแผนกใหม่ของ บริษัท
• เห็นได้ชัดเจนว่ามีการซ้อนทับกันมากระหว่างการวางแผนงานและในการจัดระเบียบ ในกรณีที่การวางแผนมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำองค์กรมีการดำเนินงานมากขึ้นและมุ่งเน้นในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

เมื่อคุณจัดระเบียบงานคุณต้อง:

กำหนดบทบาทที่ต้องการ

มอบหมายงานให้กับบทบาท

กำหนดทรัพยากรที่ดีที่สุด (คนหรืออุปกรณ์) สำหรับบทบาท

รับ ทรัพยากรและจัดสรรให้กับบทบาทและ

กำหนดทรัพยากรให้กับบทบาทและมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบต่อพวกเขา

• ไม่ว่าคุณจะได้รับมอบหมายให้เป็นทีมขนาดเล็กหรือโครงการที่จะจัดการผู้จัดการที่เริ่มต้นจะต้องสามารถจัดระบบสำนักงานและระบบข้อมูลได้
• คุณอาจไม่สามารถเคลื่อนย้ายผู้คนไปรอบ ๆ เพื่อที่จะทำให้ทีมของคุณเข้าด้วยกันได้ แต่คุณควรพิจารณาด้วย ในทางกลับกันคุณอาจต้องย้ายคนหลาย ๆ คนเข้าไปในพื้นที่เล็ก ๆ และคุณจะต้องจัดระเบียบเพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในพื้นที่นั้น ต่อมาในอาชีพของคุณคุณอาจต้องจัดสำนักงานเพื่อรองรับทีมจากหน่วยงานต่างๆและความต้องการเฉพาะของพวกเขา
• นอกจากนี้คุณยังจะต้องสามารถจัดระบบทั้งหมดที่จะจัดการกับข้อมูลที่ทีมของคุณต้องการในการรวบรวมหรือแจกจ่าย วันนี้อาจเป็นระบบคอมพิวเตอร์ คุณต้องตัดสินใจว่าต้องการตั้งค่าหน้าเว็บที่ใช้ร่วมกันบนอินทราเน็ตของ บริษัท หรือเพียงแค่โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันบนเซิร์ฟเวอร์แฟ้ม คุณจะจัดระบบอย่างไรเพื่อให้ทุกคนที่ต้องการข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ (และไม่สามารถใช้ได้สำหรับผู้ที่ไม่ควรเห็นเช่นคู่แข่ง)?
• หากทีมงานของคุณต้องการหรือผลิตสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ข้อมูลคุณต้องจัดระเบียบเพื่อให้ทีมของคุณได้รับสิ่งที่ต้องการเมื่อต้องการและสามารถออกไปให้คนอื่นรู้ว่าทีมงานของคุณผลิตอะไรในเวลาที่เหมาะสม
• อย่าลืมเกี่ยวกับการจัดตัวเอง เราจะเข้าไปอยู่ในระดับที่สูงขึ้นในระดับ 3 ของ Pyramid ทักษะการจัดการ แต่แม้ในฐานะผู้จัดการจุดเริ่มต้นคุณจะต้องสามารถจัดระเบียบตัวเองเวลาและพื้นที่ของคุณเพื่อให้คุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด

ต่อไปนี้เป็นบทความที่สามารถช่วยคุณจัดการกับตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สุดท้ายอย่าลืมว่าไม่ค่อยจัดระเบียบสิ่งต่างๆเพียงครั้งเดียว การเปลี่ยนแปลงทรัพยากรอย่างต่อเนื่องเป้าหมายและปัจจัยภายนอกที่คุณมักจะต้องจัดระเบียบใหม่เพื่อปรับตัวให้เหมาะสม

โดยตรง

การกำกับคือขั้นตอนการดำเนินการ คุณได้วางแผนและจัดงาน ตอนนี้คุณต้องนำทีมของคุณไปทำงานเสร็จแล้ว

เริ่มต้นด้วยการทำให้เป้าหมายชัดเจนสำหรับทุกคนในทีม พวกเขารู้หรือไม่ว่าเป้าหมายคืออะไร? พวกเขารู้หรือไม่ว่าบทบาทของพวกเขาคืออะไรในการทำให้ทีมบรรลุเป้าหมาย? พวกเขามีทุกสิ่งทุกอย่างที่พวกเขาต้องการ (ทรัพยากรผู้มีอำนาจเวลา ฯลฯ ) เพื่อทำหน้าที่ของพวกเขาหรือไม่?

ดึงไม่ได้กด

คุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นในการกำกับทีมไปสู่เป้าหมายของคุณหากคุณดึง (นำพาเหล่านี้) แทนที่จะผลักดัน (นั่งและสั่งซื้อ) คุณต้องการกระตุ้นให้คนในทีมของคุณและช่วยเหลือและสร้างแรงบันดาลใจให้กับเป้าหมายของทีม

การควบคุม

นักเขียนบางคนพยายามที่จะ "นุ่ม" ทักษะนี้โดยเรียกว่า "พิกัด" หรือคำที่คล้ายกัน ฉันชอบคำที่มีอำนาจมากขึ้นในการควบคุมเพราะเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการจะสามารถควบคุมกิจกรรมของทีมได้

ในขั้นตอนข้างต้นคุณได้วางแผนงานจัดระเบียบทรัพยากรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและสั่งให้ทีมเริ่มทำงาน ในขั้นตอนการควบคุมคุณจะตรวจสอบงานที่ทำอยู่ คุณเปรียบเทียบความคืบหน้าจริงกับแผน คุณยืนยันว่าองค์กรกำลังทำงานตามที่คุณออกแบบ

หากทุกสิ่งทุกอย่างไปได้ดีคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรนอกจากตรวจสอบ อย่างไรก็ตามที่ไม่ค่อยเกิดขึ้น มีคนป่วยการจัดเรียงฐานข้อมูลจะใช้เวลานานกว่าการซ้ำแต่ละครั้งคู่แข่งที่สำคัญลดราคาไฟไหม้จะทำลายอาคารข้างเคียงและคุณต้องอพยพออกไปหลายวันหรือมีปัจจัยอื่น ๆ ส่งผลกระทบต่อแผนของคุณ ตอนนี้ขั้นตอนการควบคุมบอกให้รู้ว่าคุณต้องดำเนินการเพื่อลดผลกระทบและนำสิ่งต่างๆกลับสู่เป้าหมายที่ต้องการโดยเร็วที่สุด

บ่อยครั้งนี้หมายถึงการกลับไปที่ขั้นตอนการวางแผนและการปรับแผนการบางครั้งอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงในองค์กร และคุณจะต้องนำทางทุกคนสู่เป้าหมายใหม่ ๆ และสร้างแรงบันดาลใจให้กับพวกเขา จากนั้นคุณจะควบคุมแผนบริการใหม่และปรับเปลี่ยนหากจำเป็น รอบนี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นภารกิจ

เครื่องมือควบคุมของผู้จัดการ

ในขั้นตอนการควบคุมคุณกำหนดมาตรฐานเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพและคุณภาพแล้วตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการตอบสนอง มีเครื่องมือมากมายที่มีให้คุณเนื่องจากมีสิ่งที่คุณจำเป็นต้องตรวจสอบ

เครื่องมือการจัดตารางเวลา - เครื่องมือซอฟต์แวร์จำนวนหนึ่งช่วยให้คุณสามารถใส่ตารางเวลาของคุณและปรับปรุงความคืบหน้าได้เป็นประจำ โปรแกรมจะเน้นการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการเพื่อให้คุณสามารถระบุการดำเนินการแก้ไขที่จะใช้

การควบคุมด้านการเงิน - ในฐานะผู้จัดการคุณมักจะมีงบประมาณ รายงานจากฝ่ายการเงินจะแจ้งให้คุณทราบว่าการใช้จ่ายของคุณ (กับผู้คนและทรัพยากรอื่น ๆ ) ตรงกับแผนอย่างไร

คนควบคุม - คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณกำลังดำเนินการตามที่วางแผนไว้ หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณจำเป็นต้องค้นหาและแก้ไขสาเหตุ พวกเขาไม่เข้าใจเป้าหมายหรือไม่? พวกเขาไม่ได้มีทรัพยากรหรือทักษะที่ต้องการหรือไม่? งานมีขนาดใหญ่เกินไปสำหรับพวกเขาหรือไม่และจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือกำหนดให้กับทรัพยากรอื่น งานของคุณในฐานะผู้จัดการหมายถึงการให้ความเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมงานตามแผน เมื่อไม่ได้คุณต้องดำเนินการแก้ไข ต่อไปนี้เป็นวิธีให้ข้อเสนอแนะเชิงลบต่อสมาชิกในทีมของคุณอย่างมีประสิทธิผล

ทักษะการจัดการแบบพีระมิด

ทักษะการจัดการพีระมิดแสดงถึงทักษะทั้งหมดที่ผู้จัดการต้องควบคุมเพื่อให้ประสบความสำเร็จและแสดงให้เห็นว่าทักษะการบริหารจัดการเหล่านี้สร้างความสัมพันธ์กันอย่างไรต่อความสำเร็จ

• ทักษะการจัดการขั้นพื้นฐานสำหรับผู้เริ่มต้นผู้จัดการ
• ระดับ 2
• ทักษะการจัดการเพื่อพัฒนาทีมของคุณ

ระดับ 3

ทักษะการจัดการเพื่อพัฒนาตัวเอง