ROI และ ROO: การวัดมูลค่าของเหตุการณ์และการประชุม

เมื่อพูดถึงการวางแผนและดำเนินการโลจิสติกเหตุการณ์ผู้จัดประชุมและกิจกรรมมักจะรู้ว่ากระบวนการเกิดเหตุการณ์เย็น ในขณะเดียวกันองค์กรส่วนใหญ่กำลังตระหนักถึงคุณค่าของการสร้างความสัมพันธ์กับองค์ประกอบที่สำคัญของพวกเขาผ่านความหลากหลายของเหตุการณ์ นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับงานนี้

นักวางแผนเหตุการณ์บางคนรู้สึกถึงความโล่งใจในขั้นตอนนี้จนได้รับการยกย่องหรือได้รับการเลื่อนตำแหน่งให้เป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นสำหรับการบริจาคของพวกเขา

แต่ในหลาย ๆ กรณีไม่เพียงแค่วางแผนและดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยมเท่านั้น กิจกรรมทางธุรกิจมักถูกมองว่าเป็นการลงทุนเพื่อวัตถุประสงค์ที่กำหนดและผู้วางแผนงานควรเข้าใจวิธีการวัดมูลค่าของโปรแกรมของตน

การวัดกิจกรรมสำหรับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) หรือผลตอบแทนจากวัตถุประสงค์ (ROO) อาจเป็นขอบเขตใหม่สำหรับนักวางแผนบางราย แต่เป็นประเภทของความพยายามที่จะช่วยขยายการมีส่วนร่วมและการสนับสนุนโดยรวมขององค์กร Tony Lorenz, อดีต CMM ประธาน ProActive ในชิคาโกอิงค์ บริษัท Freeman ProActive เป็นหน่วยงานด้านกลยุทธ์และเหตุการณ์ที่เน้นบริการด้านการตลาดเชิงประสบการณ์ Lorenz เป็น CEO ของ AlliedPRA แล้ว

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการวัดกิจกรรม

ผู้เชี่ยวชาญด้านกิจกรรมส่วนใหญ่ตระหนักดีว่าการวัดโปรแกรมของพวกเขาจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร เหตุผลหนึ่งที่ทำให้รูปแบบธุรกิจมีความแตกต่างกันอย่างมากระหว่าง บริษัท สมาคมงานที่ไม่แสวงหากำไรและอื่น ๆ

แล้วบางวิธีที่นักวางแผนเหตุการณ์คาดว่าจะวัดกิจกรรมของพวกเขาได้อย่างไร

ถ้าผู้เชี่ยวชาญด้านเหตุการณ์ทำงานในด้านการเงินขององค์กรเขาอาจได้รับการคาดหมายว่าจะวัดกิจกรรมตามการประหยัดทางการเงิน ตัวอย่างเช่นการออมรวมสำหรับห้องพักโรงแรมห้องประชุมอาหาร ฯลฯ คืออะไร

หากนักวิชาชีพเหตุการณ์ทำงานในด้านธุรกิจขององค์กรเขาอาจได้รับการคาดหมายว่าจะวัดเหตุการณ์ตามผลงานของโครงการในแผนธุรกิจโดยรวม ตัวอย่างเช่นการจัดสัมมนาเป็นส่วนหนึ่งของการเปิดตัวผลิตภัณฑ์โดยรวมซึ่งเกี่ยวข้องกับหน่วยธุรกิจหลายหน่วย

และเกือบทุกคนวางแผนงานจะมองสิ่งที่ดีและสิ่งที่จะดีขึ้นในอนาคต เหตุการณ์เกิดขึ้นภายในงบประมาณหรือไม่? ลูกค้าพอใจกับผลลัพธ์หรือไม่?

และในขณะที่แต่ละวิธีเป็นรูปแบบการวัดที่ถูกต้องพวกเขามักมุ่งเน้นเฉพาะการวัดที่ระดับยุทธวิธีมากที่สุด ผู้เชี่ยวชาญด้านกิจกรรมในวันนี้ควรจะหาวิธีที่จะทำให้การสนับสนุนกิจกรรมมีความสำคัญมากขึ้น

การวัดกิจกรรมเชิงกลยุทธ์

Lorenz อธิบายว่า ROI จากการประชุมสามารถดูได้ในสองมิติข้อมูลที่แตกต่างกัน: ในระดับองค์กรและผู้เข้าร่วม:

องค์กรอาจดู ROI โดยรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและเปรียบเทียบค่าที่ประเมินไว้ โดยองค์กรจากนั้นจะกำหนดผลประโยชน์ทางการเงินของงาน ระดับองค์กรและระดับผู้เข้าร่วม

1. 
   ROI ที่ระดับผู้เข้าร่วมสามารถวัดได้ในแต่ละระดับและประเมินค่าบนพื้นฐานของผู้เข้าร่วมแต่ละราย
2. ProActive ให้คำแนะนำแก่ลูกค้าในการปฏิบัติตามขั้นตอนเชิงกลยุทธ์เพื่อสร้างผลกระทบและ Lorenz ขอแนะนำให้เน้นการวัดทัศนคติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเหตุการณ์ขนาดใหญ่:

Discovery

• การค้นพบควรเกิดขึ้นในช่วงต้นของกระบวนการเพื่อให้นักวางแผนอาจเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเพื่อกำหนดเนื้อหาในการประชุมลำโพงในขั้นสุดท้ายผู้วางแผนควรมีส่วนเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักซึ่งสามารถกำหนดวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์สำหรับทั้งองค์กรที่เป็นเจ้าภาพจัดการแข่งขันและผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งสามารถทำได้โดยขอให้พวกเขากรอกคำถามสั้น ๆ สั้น ๆ 6-8 ข้อ การสำรวจก่อนจัดกิจกรรม
• นี่คือเวลาที่ผู้จัดประชุมหรือผู้จัดกิจกรรมสามารถกำหนดมาตรการเชิงปริมาณสำหรับ ROI และ ROO สำรวจตัวอย่างของผู้ได้รับเชิญในการระบุปัญหาความกังวลและความต้องการในหลายระดับ ซึ่งจะช่วยให้ผู้วางแผนสามารถกำหนดเกณฑ์การวัดสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ พื้นฐานพื้นฐาน Core-7 พื้นฐานก่อนการประชุม
• ขั้นตอนนี้จะช่วยวัดความรู้สึกทางจิตวิทยาและพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับรายการที่ระบุในระหว่างการค้นพบ ความรู้สึก / ทัศนคติ ("ฉันต้องการ")

1. ความสามารถ / ทักษะ ("ฉันสามารถทำได้")
2. ความรู้ / ความเข้าใจ ("ฉันรู้")
3. )
4. ความตั้งใจ / ความมุ่งมั่น ("ฉันจะ")
5. พฤติกรรม ("ฉันกำลังทำ")
6. ผลลัพธ์ / ผลกระทบทางธุรกิจ - ROI ("ฉันมอบคุณค่า")
7. การออกแบบการประชุม

• ด้วยความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการรับรู้ของผู้เข้าร่วมประชุมนักวางแผนอาจกำหนดวัตถุประสงค์หลักสำหรับการประชุมได้และจะนำเสนอข้อความเหล่านั้นอย่างไร งานนำเสนอชนิดใด? โปรแกรมควรรวมการฝึกอบรมแบบโต้ตอบหรือไม่? พื้นงานจะเป็นประโยชน์ในการให้ความรู้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่? คุณจะใช้เครื่องมืออะไรในการถ่ายทอดและเสริมสร้างข้อความของคุณ? ใครควรทำหน้าที่เป็นวิทยากร? ถือการประชุมหรือกิจกรรม
• การสำรวจหลังเหตุการณ์ / เกณฑ์มาตรฐาน
• หลังจากเหตุการณ์สำคัญที่สุดคือการวัดว่าโปรแกรมจัดทำตามเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนดขึ้นอยู่กับผลการค้นพบและการสำรวจก่อนเหตุการณ์ ผลของโปรแกรมมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงทัศนคติการรับรู้ความเชื่อ ฯลฯ หรือไม่? ผู้เข้าร่วมประชุมจะปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นหรือไม่? ผลกระทบทางธุรกิจตามมา
• การวัดเชิงกลยุทธ์ต้องมุ่งเน้นไปที่ผลกระทบระยะยาวต่อพฤติกรรมการเข้าร่วมประชุม นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีในการพิจารณาผลกระทบทางการเงินและที่ไม่ใช่ทางการเงินของโครงการ ข้อเสนอแนะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการวัดการประชุม

ลอเรนซ์นำเสนอแนวทางหกแนวทางในการช่วยนักวางแผนการประชุมเพื่อเพิ่มผลตอบแทนจากเหตุการณ์:

ใช้กระบวนการก่อนการประชุม / การประชุมล่วงหน้า

1. วัดมิติทางจิตวิทยาพฤติกรรมและการเงิน
2. ใช้การวัด ROI สำหรับการประชุมขนาดใหญ่ที่สำคัญ
3. วัดและติดตามผลปีต่อปี
4. สร้างมาตรฐานวิชาชีพและทักษะของพนักงาน
5. ข้อเสนอแนะสำหรับการวัดกิจกรรมที่มีขนาดเล็ก
6. เพื่อให้มั่นใจว่าโปรแกรมการวัดผลอย่างเป็นทางการสำหรับแต่ละโปรแกรมจะมีประโยชน์สำหรับเหตุการณ์ขนาดใหญ่ที่มีราคาแพง แต่สิ่งที่เกี่ยวกับกิจกรรมทางธุรกิจที่เหลือที่กำหนดไว้ตลอดทั้งปีเป็นไปได้หรือไม่ที่จะใช้การวัดกิจกรรมกับกิจกรรมเล็ก ๆ นับร้อยที่วางแผนไว้ตลอดทั้งปี?

แน่นอน

Lorenz ชี้ให้เห็นว่าองค์กรระบุคำถามมาตรฐาน 5 หรือ 6 คำถามที่สำคัญต่อองค์กร จากนั้นวัดเหตุการณ์ต่างๆเพื่อกำหนดว่าเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นมีผลกระทบทางจิตวิทยาพฤติกรรมหรือทางการเงินหรือไม่

รวมผลการค้นหา ตัวอย่างเช่นหากองค์กรมีกิจกรรมที่คล้ายกัน 30 กิจกรรมตลอดทั้งปีในตลาดที่แตกต่างกันโดยใช้เกณฑ์เปรียบเทียบที่เหมือนกันสิ่งนี้อาจเป็นมาตรการเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ

"แยกความสำเร็จและสร้างมาตรการจากที่นั่น" Lorenz ให้คำแนะนำ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในองค์กรจะมีคำพูดสุดท้ายว่าผู้มีส่วนร่วมในเหตุการณ์หรือเหตุการณ์ต่างๆจะเป็นตัวกำหนดว่าควรให้เครดิตแก่ผู้ที่ช่วยวางแผนกิจกรรมอย่างไร