การดำเนินการจัดซื้อจัดหาบัตร

บัตรจัดซื้อหรือ P-card เป็นรูปแบบของบัตรเครดิตของ บริษัท ที่ออกให้แก่พนักงานที่สามารถซื้อสินค้าและบริการได้โดยไม่ต้องดำเนินการตามขั้นตอนการสั่งซื้อแบบดั้งเดิมเช่น เป็นการใช้ใบขอเสนอซื้อหรือคำสั่งซื้อ

มีโปรแกรมการจัดซื้อบัตรที่แตกต่างกันบางรายการเกี่ยวข้องกับการใช้ผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับการอนุมัติจาก บริษัท เท่านั้นในขณะที่บาง บริษัท อนุญาตให้ผู้ขายรายอื่นใช้

การซื้อสินค้าโดยพนักงานโดยใช้บัตรจัดซื้อมักมีขนาดเล็กและราคาต่ำ ปฏิกิริยาเชิงลบเกี่ยวกับโครงการจัดซื้อจัดจ้างเป็นเรื่องที่มุ่งเป้าไปที่การละเมิดบัตรโดยเฉพาะพนักงาน อย่างไรก็ตามประโยชน์ของโครงการจัดซื้อจัดจ้างมีมากกว่าความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ

รัฐบาลสหรัฐฯพบว่าการซื้อสินค้าภายใต้ 2500 ดอลลาร์มีเพียงร้อยละ 2 ของการใช้จ่ายโดยรวมของรัฐบาล แต่คิดเป็นร้อยละ 85 ของการซื้อสินค้าทั้งหมด เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการบริหารของการซื้อสินค้าขนาดเล็กเหล่านี้มักเกินค่าใช้จ่ายด้านเงินจริงการใช้บัตรจัดซื้อเพิ่มขึ้นในหน่วยงานรัฐบาลหลายแห่ง หน่วยงานของรัฐแห่งหนึ่งกระทรวงพาณิชย์ประเมินว่าการใช้บัตรจัดซื้อจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการบริหารกว่า 22 ล้านเหรียญต่อปีและลดเวลาในการจัดซื้อ

การใช้บัตรช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถมุ่งความสนใจไปที่ 15% ของค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อทั้งหมดซึ่งคิดเป็น 98% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

การใช้การควบคุมภายใน

การใช้บัตรซื้อที่ไม่เหมาะสมเป็นข่าวบรรทัดแรก แต่บ่อยครั้งการละเมิดเหล่านี้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในหน่วยงานรัฐบาลมักแสดงมูลค่าเงินดอลลาร์สูง แต่มักมีน้อยกว่าครึ่งหนึ่งของหนึ่งเปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

การละเมิดอาจเกิดขึ้นได้ แต่สามารถควบคุมได้โดยการดำเนินการควบคุมภายในที่เหมาะสมเพื่อลดการใช้ขยะและการละเมิด

ทิศทางการบริหารที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับโครงการจัดหาบัตรที่ประสบความสำเร็จ ผู้บริหารควรกำหนดสิ่งที่ได้รับอนุญาตสำหรับการใช้บัตรอย่างชัดเจนและกำหนดและกำหนดบทลงโทษสำหรับการกระทำผิดการฉ้อโกงและการล่วงละเมิดทางการเงิน แน่นอนว่าขั้นตอนและทรัพยากรด้านหลังสำนักงานต้องอยู่ในสถานที่เพื่อใช้การควบคุม หากมีทรัพยากรไม่เพียงพอที่จะตรวจสอบและจัดการกับการละเมิดสิทธิในการจัดซื้อบัตรจากนั้นการละเมิดจะดำเนินต่อไปและเพิ่มขึ้นเนื่องจากขาดความมุ่งมั่นในโปรแกรมโดยผู้ใช้ของตน

ใครเป็นผู้ได้รับบัตร?

อีกอย่างเห็นได้ชัดในโปรแกรมบัตรจัดซื้อจัดจ้างคือ บริษัท ต่างๆคิดว่าพวกเขาต้องการให้บัตรแก่พนักงานทุกคนที่ซื้อสินค้า กรณีนี้ไม่ได้; การออกบัตรจัดหางานจะได้รับความไว้วางใจบริษัท ต้องสามารถเชื่อถือผู้ใช้บัตรเนื่องจากใช้จ่ายเงินของ บริษัท ควรมีกระบวนการอนุมัติในสถานที่ที่พนักงานจะต้องได้รับการคัดเลือกทบทวนและอนุมัติ หากพนักงานมีเครดิตไม่ดีควรได้รับบัตรจัดหาสินค้าของ บริษัท หรือไม่?

การกำหนดวงเงินการใช้จ่าย

เช่นเดียวกับบัตรเครดิตใด ๆ ควรมีวงเงินเครดิตสำหรับผู้ใช้

บริษัท บัตรเครดิตให้วงเงินแก่ผู้ถือบัตรตามความสามารถในการจ่ายเงิน สำหรับผู้ถือบัตรจัดซื้อ บริษัท ควรให้วงเงินบัตรเครดิตแก่ผู้ถือบัตรที่เหมาะสมกับตำแหน่งและค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นบุคคลที่ทำงานในฐานะนักวิเคราะห์ด้านไอทีอาจจำเป็นต้องสั่งซื้อหมึกพิมพ์และอุปกรณ์ต่อพ่วงคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กซึ่งอาจรวมเพียงไม่กี่ร้อยเหรียญต่อปีเท่านั้น ขีด จำกัด การใช้จ่ายสำหรับพนักงานรายนี้ควรเป็นไปตามข้อเสนอนี้และไม่ได้รับวงเงินการใช้จ่ายเต็มจำนวน 2500 เหรียญซึ่งอาจมอบให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีทุกคน วงเงินการใช้จ่ายควรได้รับการทบทวนเป็นระยะเพื่อให้พนักงานมีระดับที่เหมาะสมกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง