ข้อดีประการหนึ่งของการเป็นเจ้าของบ้านคือการหักภาษีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้ อย่างไรก็ตามการหักเงินดังกล่าวอาจมีความซับซ้อนดังนั้นคุณจำเป็นต้องเก็บบันทึกรายละเอียดเอกสารรายได้และค่าใช้จ่ายที่สำคัญไว้ตลอดทั้งปี การจัดและเก็บรักษาเอกสารที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณหักเงินและลดความเครียดได้มากที่สุด
4 เหตุผลที่ต้องเก็บบันทึก
- จะทำให้คุณสามารถยื่นภาษีได้ง่ายขึ้น
- การบันทึกทุกอย่างจะช่วยให้คุณไม่พลาดการหักเงินใด ๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเงิน
- จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังยื่นคำร้องที่ถูกต้อง แทนที่จะคาดเดาว่า "ฉันคิดว่าฉันจ่ายเงินให้ผู้รับเหมารายนั้น 1,000 เหรียญ" โดยการดึงสเปรดชีตได้อย่างรวดเร็วคุณจะรู้ว่าคุณจ่ายเงินให้เขาที่ 850 ดอลลาร์ในวันที่ 17 กรกฎาคม
- ในกรณีที่คุณได้รับการตรวจสอบหรือ IRS มี คำถามเกี่ยวกับสิ่งของในการคืนภาษีของคุณคุณจะมีหลักฐานในการสำรองข้อเรียกร้องของคุณ หากคุณไม่มีเอกสารนี้คุณจะพบว่าตัวเองใช้เวลาและเงินพยายามหาหลักฐาน เลวร้ายยิ่งกว่าถ้าคุณไม่สามารถรับใบเสร็จรับเงินการเรียกร้องของคุณจะไม่ได้รับการยกย่องและคุณอาจต้องจ่ายภาษีเพิ่มเติมและการลงโทษ
ฉันควรติดตามรายการอะไรบ้าง?
คำตอบสั้น ๆ คือคุณควรติดตามทุกสิ่งทุกอย่าง! กรมสรรพากรเป็นที่รู้จักสำหรับการตรวจสอบธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่แสดงให้เห็นการสูญเสียในปีต่อเนื่อง นอกจากนี้ตัวแทน IRS จำนวนมากไม่เข้าใจความแตกต่างทางภาษีที่ใช้กับนักลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ทำให้มีแนวโน้มที่จะตั้งคำถามกับการจัดเก็บของคุณ
คุณจะต้องมีหลักฐานยืนยันว่า IRS จะถามคำถามใด ๆ ของคุณหรือแม้แต่ในทางธุรกิจประจำวันหากมีคนพยายามตั้งคำถามเกี่ยวกับการชำระเงิน
เร็กคอร์ดทั้งสองประเภทที่คุณต้องการเก็บไว้คือบันทึกถาวรและบันทึกระยะสั้น
1 เร็กคอร์ดถาวร
นี่คือเอกสารที่คุณต้องการเก็บไว้อย่างไม่มีกำหนด
อะไรคือตัวอย่างของประวัติถาวร?
เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องและมีประโยชน์สำหรับคุณมากกว่าปีภาษีปัจจุบันเช่น
- สัญญาเช่าทั้งหมด
- การจัดเรียงเอกสารทางกฎหมายต่างๆ - การเสียการรายงานการตรวจสอบการปรากฏตัวของศาล
- ใบอนุญาตขับขี่ประเภทใดก็ตามที่คุณนำมาออกจากที่พัก
- สิ่งที่คุณจะลดหย่อน - เช่นทรัพย์สินหรือการปรับปรุง
- หากคุณมี บริษัท ของคุณเป็นนิติบุคคลที่จัดตั้งขึ้นในฐานะ LLC, LP, S Corporation หรืออื่น ๆ คุณจะต้องเก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนี้
- นโยบายการประกันภัย
- เอกสารสินเชื่อ - เช่นการจำนอง
- ภาษีปีที่ผ่านมา
- ชื่ออสังหาริมทรัพย์ / โฉนดที่ดิน
2 เร็กคอร์ดระยะสั้น
โดยระยะสั้นฉันไม่ได้หมายถึงสองถึงสามเดือน คุณจะต้องเก็บเอกสารใด ๆ ที่เห็นว่าสำคัญพอที่จะเรียกเก็บภาษีของคุณได้อย่างน้อย 5 ปีนานแค่ไหนหลังจากนั้นขึ้นอยู่กับระดับความสะดวกสบายของคุณ นี้จะช่วยคุณในกรณีที่คุณเคยตรวจสอบหรือฟ้อง
อะไรคือตัวอย่างบางส่วนของประวัติสั้น?
สิ่งที่นับเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายสำหรับปีภาษีที่กำหนดเช่น:
- ค่าโฆษณาสำหรับธุรกิจหรือทรัพย์สินของคุณ
- ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงเช่นอาหารเย็นหรืออาหารกลางวันสำหรับลูกค้าปัจจุบันหรือลูกค้าที่มีศักยภาพ
- ดอกเบี้ยจ่ายจากการจำนองและบัตรเครดิตใด ๆ สำหรับการใช้งานทางธุรกิจ
- ค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย / วิชาชีพ - สำหรับนักบัญชีทนายความทนายความตัวแทนจำหน่าย Realtors
- ค่าใช้จ่ายสำนักงาน - Internet, สายโทรศัพท์เครื่องที่สองสำหรับธุรกิจเครื่องใช้สำนักงานและออฟฟิศหักถ้าคุณมีโฮมออฟฟิศที่ใช้สำหรับธุรกิจเท่านั้น
- ค่าเช่าที่ได้รับ
- การซ่อมแซมทำได้สำเร็จ
- ได้รับเงินประกัน - เมื่อสัญญาเช่าสิ้นสุดลงหากคุณเก็บเงินประกันไว้เป็นส่วนหนึ่งคุณต้องบันทึกเป็นรายได้ หากคุณเก็บเงินบางส่วนไว้เพื่อจ่ายค่าซ่อมแซมเงินที่คุณใช้จ่ายในการซ่อมแซมถือเป็นค่าใช้จ่ายซึ่งคุณสามารถหักภาษีได้
- ค่าใช้จ่ายในการเดินทางสำหรับธุรกิจเช่นไมล์ที่ขับเคลื่อนธุรกิจเช่า
- สาธารณูปโภคจ่ายแล้ว
- ค่าจ้างที่จ่ายให้กับพนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ
ฉันควรติดตามประวัติของฉันอย่างไร?
คุณควรเก็บสำเนาดิจิทัล (คอมพิวเตอร์) และสำเนา (กระดาษ) ของข้อมูลทั้งหมดของคุณ
1 สำเนาดิจิทัล
คุณต้องการใช้สเปรดชีตหรือโปรแกรมเช่น Quicken Rental Property Manager เพื่อติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณ
คุณควรทำเช่นนี้ทันทีที่มีรายได้เข้ามาหรือค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น คุณต้องการใส่ข้อมูลรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้:
- วันที่
- เวลา
- ใครเป็นผู้รับหรือจ่ายเงินให้คุณ
- รายได้หรือค่าใช้จ่าย
- จำนวนเงิน
- คุณสามารถระบุได้ว่าได้รับชำระเงินหรือเกิดขึ้นอย่างไร (เงินสดเช็คหมายเลขบัตรเครดิตใบสั่งจ่ายเงิน ฯลฯ )
ระดับของรายละเอียดจะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้หรือสร้าง บางโปรแกรมจะเชื่อมโยงโดยตรงกับบัญชีธนาคารของคุณและจะบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับคุณ
แม้ว่าคุณจะเลือกโปรแกรมที่ราคาไม่แพงหรือเก็บบันทึกไว้ในสเปรดชีตส่วนบุคคลคุณควรตั้งค่าข้อมูลแยกต่างหากสำหรับแต่ละพร็อพเพอร์ตี้สำหรับแต่ละประเภทของค่าใช้จ่ายและรายได้แยกประเภท ประเด็นคือการบันทึกข้อมูลเท่าที่คุณสามารถทำได้ในขณะที่ทำรายการเพื่อให้คุณสามารถสร้างรายงานทางการเงินได้ในอนาคต
คุณควรสำรองข้อมูลเหล่านี้ไว้ในซีดีบนฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกในระบบคลาวด์และแม้แต่สำเนากระดาษ ควรพิมพ์ออกมาทุกสิ้นเดือนและ / หรือสิ้นปี
2 Hard Copy
คุณจะต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารเอกสารที่สำคัญที่สุดของคุณ ถ้าเป็นไปได้คุณจะต้องจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ในระบบจัดเก็บข้อมูลหรือตู้เซฟ หากคุณไม่สามารถหาไฟล์ขนาดใหญ่พอสำหรับไฟล์ทั้งหมดของคุณคุณจะต้องเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุดเช่นชื่อไปยังพร็อพเพอร์ตี้ในช่องนี้ จัดหมวดหมู่ทุกอย่างตามปีและจัดเรียงตามตัวอักษรเรียงตามลำดับเพื่อให้หาได้ง่าย