ลดความซับซ้อนและเร่งรัดการจัดส่งบุคลากร

ผู้นำทรัพยากรมนุษย์เป็นแหล่งสนับสนุนและความสะดวกสบายที่สำคัญให้กับพนักงานทั้งในด้านการใช้ชีวิตส่วนตัวและอาชีพของพวกเขา HR เป็นธุรกิจบริการและบริการดังกล่าวรวมถึงการช่วยให้พนักงานก้าวหน้าในอาชีพของตนและแก้ไขปัญหาระหว่างพนักงานและผู้บังคับบัญชา

HR ยังสนับสนุนพวกเขาผ่านบางส่วนของเหตุการณ์ที่สำคัญและสำคัญที่สุดในชีวิตของพวกเขารวมทั้งการแต่งงานการคลอดบุตรและต่อสู้กับการเจ็บป่วยที่รุนแรง

แต่บ่อยครั้งที่บริการด้านการจัดการตามปกติเช่นการตอบคำถามเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือทำธุรกรรมแบบเรียบง่ายใช้เวลาในการบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นจำนวนมาก

ลดภาระงานของผู้ดูแลระบบ

กุญแจสำคัญในการลดภาระงานด้านการดูแลระบบคือการฝึกอบรมพนักงานให้มีความเพียงพอและอัตโนมัติมากขึ้น นั่นคือสิ่งที่การใช้วิธีการจัดการบริการสามารถช่วยได้

การจัดการบริการช่วยลดความยุ่งยากในการส่งมอบบริการด้านการดูแลระบบแบบประจำให้พ้นเวลาในการมุ่งเน้นกิจกรรมที่มีมูลค่าสูง

องค์กรด้านทรัพยากรบุคคลทั่วไปน่าจะมีระบบสำหรับจัดการข้อมูลพนักงานและกิจกรรมเกี่ยวกับการจ่ายเงิน อย่างไรก็ตามอาจไม่มีระบบอัตโนมัติสำหรับจัดการสอบถามข้อมูลพนักงานและตอบสนองคำขอ

พิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อพนักงานได้รับหมายเรียกจากคณะลูกขุน: มีโอกาสที่ บริษัท จะยังคงพึ่งพาเอกสารทางกายภาพหรือสตริงอีเมลเพื่อจัดการกับการร้องขอของพนักงานในช่วงเวลาห่างจากงาน

เนื่องจากการโต้ตอบของพนักงานมักได้รับการติดตามโดยใช้อีเมลและสเปรดชีตการร้องขอของพนักงานมักถูกมองข้ามหรือมองข้ามไป ทำให้เกิดความผิดหวังและการทำงานเพิ่มเติมสำหรับ HR

ด้วยอีเมลไม่มีวิธีง่ายๆในการดูว่ามีการร้องขอจนตรอกหรือระบุและกำจัดปัญหาคอขวดของกระบวนการ

ในทำนองเดียวกันเป็นการยากที่จะวิเคราะห์และตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานเช่นระบุข้อมูลที่ขอบ่อยๆและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทางออนไลน์

ขั้นตอนการจัดการด้วยมือจะทำให้พนักงานต้องท้อแท้และเป็นปัญหาใหญ่ในทีม HR หนึ่งการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าพนักงานฝ่ายบุคคลใช้เวลาเฉลี่ย 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการกับการโทรและอีเมลของพนักงานตามปกติ

แนวทางการจัดการบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงาน

วิธีการจัดการบริการช่วยลดขั้นตอนที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน ไม่เพียงแค่เปลี่ยนอีเมลเท่านั้น แต่จะเปลี่ยนวิธีที่ HR มีส่วนร่วมกับพนักงาน

คิดว่าการจัดการบริการเป็นส่วนผสมที่ลงตัวระหว่างผู้ช่วยฝ่ายบริหารและผู้จัดการโครงการ ตอบสนองความต้องการของพนักงานได้อย่างรวดเร็วส่งผลให้เกิดความคืบหน้าโดยอัตโนมัติทำซ้ำขั้นตอนด้วยตนเองและแม้แต่จัดการกิจกรรมข้ามแผนกที่ซับซ้อนเช่นการบุกรุกและการทำงานนอกสถานที่ของพนักงาน

การจัดการบริการไม่เคยลืมหรือทำผิดเสมอติดตามคนเพื่อให้สิ่งต่างๆได้รับการดำเนินการและช่วยให้คุณทราบว่ามีปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้หรือไม่ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าพนักงานของคุณใช้เวลาอย่างไร - เพื่อให้คุณสามารถปรับใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด

การจัดการบริการไม่สามารถแทนที่ระบบการจัดการทุนมนุษย์ของคุณในปัจจุบันได้รวมเข้าด้วยกันและเสริมด้วยการทำให้คุณสามารถมองเห็นและควบคุมงานที่คุณอาจทำผ่านอีเมลได้ในปัจจุบัน

นอกจากนี้ยังให้ระดับการเปิดเผยข้อมูลแก่พนักงานด้วยเช่นกัน พวกเขาสามารถดูสถานะของการสอบถามของพวกเขาแทนที่จะรู้สึกว่าคำขอของพวกเขาหายตัวไปในหลุมดำไม่นานหลังจากที่พวกเขาส่งมา

การให้พนักงานที่มีความสามารถในการเฝ้าติดตามความคืบหน้าในการร้องขอของพวกเขาจะช่วยลดจำนวนอีเมลติดตามผลที่ผิดหวังการโทรศัพท์และการเข้าชม HR ไปในคนเพื่อลดปริมาณงานด้านการบริหารงานบุคคล

ข้อดีของแนวทางการจัดการบริการ

การจัดการบริการเริ่มจากการเปิดตัวพอร์ทัล HR ที่ทำงานบนเว็บซึ่งพนักงานสามารถหาข้อมูล HR และขอรับบริการด้านทรัพยากรบุคคลได้ พนักงานสามารถเข้าถึงพอร์ทัลนี้ได้จากเครื่องพีซีที่ทำงานคอมพิวเตอร์ในบ้านแล็ปท็อปและมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตของตน

การทำเช่นนี้ทำให้พวกเขาสามารถควบคุมความต้องการด้านทรัพยากรบุคคลขั้นพื้นฐานของตนได้เช่นการลงทะเบียนสิทธิประโยชน์หรือการอัปเดตสถานะ

พนักงานเพียงเลือกบริการจริงที่ต้องการจากแคตตาล็อกบริการหรือค้นหาข้อมูลในฐานความรู้ของพอร์ทัล

เมื่อพนักงานส่งคำขอผ่านพอร์ทัลระบบการจัดการบริการจะสร้างกรณีโดยอัตโนมัติและผู้เลี้ยงแกะจะผ่านขั้นตอนการเติมเต็ม ซึ่งรวมถึงการมอบหมายกรณีให้กับผู้เชี่ยวชาญฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติในการกำหนดเส้นทางจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งเนื่องจากแต่ละขั้นตอนการปฏิบัติตามเสร็จสิ้นและการรักษาประวัติกรณีที่สมบูรณ์

นอกจากนี้คุณยังสามารถขยายบริการนี้ไปยังแผนกอื่นได้ ตัวอย่างเช่นระบบการจัดการบริการสามารถตั้งค่าบัญชี IT หรือขอพื้นที่สำนักงานได้โดยอัตโนมัติสำหรับผู้ที่ได้รับการว่าจ้างใหม่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

ระบบการจัดการบริการขับเคลื่อนกระบวนการจัดหาทรัพยากรบุคคลแบบ end-to-end และรู้ว่ากระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพอย่างไร ตัวอย่างเช่นจะสามารถบอกคุณได้โดยอัตโนมัติเมื่อคดีถูกหยุดนิ่งเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้

นอกจากนี้ยังสร้าง KPI และมาตรวัดกระบวนการอื่น ๆ เช่นทีมของคุณตอบสนองต่อการสอบถามข้อมูลของพนักงานได้ดีเพียงใด สามารถวิเคราะห์ประเภทของแบบสอบถามฐานความรู้เพื่อให้ง่ายต่อการระบุและกรอกช่องว่างเนื้อหาใด ๆ

บทสรุป

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเลือกที่จะประกอบอาชีพด้านทรัพยากรบุคคลเนื่องจากต้องการช่วยคนอื่นไม่ใช้เวลาในการจัดเก็บเอกสารอัปเดตสเปรดชีตและตอบอีเมล บ่อยครั้งที่คำขอของโลกีย์ีย์และกองเอกสารขัดจังหวะการทำงานซึ่งทำให้พวกเขารู้สึกหงุดหงิดกับพนักงานที่พวกเขากำลังพยายามช่วยเหลือ

HR เป็นผู้ให้บริการและสามารถดูตัวอย่างของผู้ให้บริการเพื่อนแผนกไอที ไอทีเป็นผู้นำในความพยายามขององค์กรหลายแห่งในการใช้ระเบียบวินัยในการจัดการบริการเพื่อทำให้การส่งและการปฏิบัติตามคำขอความช่วยเหลือด้านไอทีอย่างอัตโนมัติ

โดยอัตโนมัติงานเหล่านี้ช่วยให้ IT มุ่งเน้นการทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นซึ่งจะช่วยให้ บริษัท บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นและแสดงมูลค่าของ IT ได้ดีขึ้น

แนวทางการบริหารจัดการบริการเป็นกุญแจสำคัญที่ HR เพิ่มโปรไฟล์ให้กับผู้นำทางธุรกิจด้วยการให้บริการที่มีคุณภาพสูงขึ้นและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในขณะเดียวกันก็ลดภาระงานของตัวเอง ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถอุทิศเวลาและความชำนาญในการทำกิจกรรมเชิงกลยุทธ์มากขึ้นเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจของตนเองไปข้างหน้า