5 วิธีในการจัดการกับคำร้องเรียนของลูกค้า

เป็นการยากที่จะได้ยินว่ามีคนไม่พอใจกับผลิตภัณฑ์บริการประสบการณ์การช็อปปิ้งพนักงานหรือการปฏิบัติในการให้บริการลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานหนักเพื่อให้ทุกอย่างถูกต้อง แต่การร้องเรียนจากลูกค้าเป็นโอกาสที่ดีในการสำรวจความคิดของกลุ่มเป้าหมายของคุณและค้นพบพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

ต่อไปนี้เป็นห้าวิธีที่คุณสามารถเปลี่ยนการร้องเรียนของลูกค้าเป็นประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณโอกาสในการปรับปรุงธุรกิจและประสบการณ์การเรียนรู้ที่คุ้มค่าสำหรับคุณ

1 แก้ไขปัญหาทันที

ถ้าคุณรู้ว่าลูกค้าไม่พึงพอใจอย่าละเลย ถามสิ่งที่ก่อให้เกิดความทุกข์และสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขสถานการณ์ คุณรออีกต่อไปเพื่อนำมาขึ้นที่เลวร้ายยิ่งที่จะได้รับ ไม่มีใครอยากมีการสนทนาที่อึดอัดนี้ แต่ไม่เพียง แต่จะช่วยแก้ปัญหานี้ แต่ความตั้งใจของคุณในการเผชิญหน้ากับเรื่องนี้จะช่วยให้ลูกค้าของคุณทราบว่าคุณห่วงใยธุรกิจของตนและในที่สุดความพึงพอใจของพวกเขา

2 ถามคำถามที่ถูกต้อง

คุณไม่สามารถไปเกี่ยวกับการแก้ไขสถานการณ์เชิงลบจนกว่าคุณจะมีภาพที่ถูกต้องและครบถ้วนเกี่ยวกับสิ่งที่ผิดพลาดสำหรับลูกค้า ถามคำถามมากมายเพื่อรับมือกับความคาดหวังของลูกค้าและธุรกิจของคุณสั้นลง การถามคำถามที่ถูกต้องและฟังลูกค้าจะให้คำตอบที่ถูกต้องเพื่อให้คุณสามารถจัดการเรื่องร้องเรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ควรขอความเห็นจากลูกค้าเป็นประจำแม้ว่าจะไม่มีปัญหาก็ตาม

ความมั่งคั่งของข้อมูลที่คุณรวบรวมได้จากข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าอาจเป็นสิ่งล้ำค่าดังนั้นควรพิจารณาใช้ขั้นตอนการตอบรับอย่างต่อเนื่องเพื่อปิดการร้องเรียนก่อนที่จะเกิดขึ้น

3 เสนอผลิตภัณฑ์ใหม่กว่า

หากผลิตภัณฑ์ของคุณไม่พึงพอใจให้กับลูกค้าให้มอบผลิตภัณฑ์ใหม่โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพื่อดูว่ามีปัญหาหรือไม่

หากลูกค้าไม่พึงพอใจกับบริการเฉพาะให้ทบทวนผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบและดูว่ามีวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงผลิตภัณฑ์ให้สอดคล้องกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการมากขึ้น

หากลูกค้าไม่พึงพอใจกับการสื่อสารกับพนักงานย่อยหรือประสบการณ์ในการให้บริการลูกค้าที่เป็นลบขอโทษสำหรับสถานการณ์และติดต่อบุคคลที่สามเพื่อให้เขาสามารถปรับปรุงบริการที่น้อยกว่าที่เป็นตัวเอกได้

4 ปรับกระบวนการสื่อสาร

ทุกคนสื่อสารได้อย่างแตกต่างกันและอาจเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขสถานการณ์ได้หากไม่มีการประชุมของจิตใจ หากปัญหาเกิดจากการสื่อสารผิดลองรูปแบบใหม่ ถ้าคุณได้รับการจัดการทุกอย่างผ่านทางอีเมลให้กำหนดเวลาการโทรศัพท์เพื่อดูว่าคุณจะสามารถล้างข้อมูลเสียงได้หรือไม่ หลังจากการโทรคุณสามารถสรุปการสนทนาและส่งข้อมูลไปยังลูกค้าได้ในอีเมลนี่จะทำให้คุณมีโอกาสพิเศษในการตรวจสอบว่าคุณทั้งสองอยู่ในหน้าเดียวกัน

5 รู้วิธีจัดการกับการร้องเรียนสาธารณะ

บทสนทนาเกี่ยวกับการบริการลูกค้ามากมายเกิดขึ้นผ่านสื่อสังคมออนไลน์ในปัจจุบัน เมื่อพูดถึงลูกค้าที่ไม่มีความสุขการออกอากาศข้อข้องใจของพวกเขาผ่านทางแพลตฟอร์มโซเชียลมีสองข้อที่จะหลีกเลี่ยง ขั้นแรกอย่าลบคำร้องเรียนออกจากโปรไฟล์ทางสังคมของคุณ

สิ่งนี้จะไม่เพียง แต่ทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่สนใจและเป็นเหตุให้เกิดการทุบตีสาธารณะซึ่งอาจส่งผลต่อแบรนด์ของคุณ แต่จะส่งข้อความถึงลูกค้าทั้งหมดของคุณที่คุณไม่สนใจ

ประการที่สองไม่ได้เข้าร่วมการสนทนาแบบกลับไปกลับมากับลูกค้าที่โกรธแค้นในเวทีสาธารณะ ขอโทษอย่างรวดเร็วและบอกลูกค้าที่ไม่มีความสุขต่อสาธารณชนว่าคุณต้องการแก้ไขสถานการณ์ให้กับเขาหรือเธอจากนั้นเลื่อนการสนทนาไปที่โทรศัพท์หรืออีเมล หวังว่าคุณจะสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้และลูกค้าที่ไม่มีความสุขจะเปิดเผยต่อสาธารณชนว่าพวกเขามีความสุขแค่ไหน

การร้องเรียนของลูกค้าอาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ แต่มีซับเงินอยู่ ลูกค้าที่บ่นก็คือผู้ที่ต้องการซื้อสินค้าจากคุณต่อไป เขาหรือเธอเป็นเพียงการให้คำแนะนำคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกในธุรกิจของคุณ

โอบกอดและใช้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อปรับปรุงประสบการณ์สำหรับลูกค้าของคุณทุกคน