ทำอย่างไรให้ได้ผลสูงสุดในการจัดประชุมแบบตัวต่อตัว

หากคุณเป็นผู้จัดการคุณอาจรู้อยู่แล้วว่าคุณควรจะมีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงานแต่ละคนของคุณ นั่นเป็นสิ่งที่เห็นได้ชัด แต่คุณควรจะทำอะไรในโลกที่ควรทำในการประชุมครั้งนี้? คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าพวกเขามีประสิทธิผลและคุ้มค่ามากกว่าการนับแค่เครื่องหมายเดียวในรายการการจัดการของคุณ

ต่อไปนี้เป็นเจ็ดวิธีในการใช้การประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงาน

1 ความคืบหน้าในการดำเนินการ

นอกเหนือจากการจัดประชุมแบบเป็นรายครั้งทั่วไปคุณควรมีเป้าหมายการปฏิบัติงานประจำปีในสถานที่ การวางแผนการพัฒนาสมรรถนะไม่ใช่เพียงเพื่อจะประสบความสำเร็จและความล้มเหลวของปีที่ผ่านมา เพื่อกำหนดเป้าหมายและเป้าหมายในปีนี้ คุณจะอ้างถึงเป้าหมายเหล่านี้ตลอดทั้งปี

ทุกครั้งที่คุณพบปะกับพนักงานของคุณคุณจะมองไปที่เป้าหมายเหล่านี้และดูว่าพวกเขามีความก้าวหน้าอย่างไรในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ พนักงานของคุณมักจะรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและคุณจะรู้ว่าพวกเขายืนอยู่ที่ไหนเมื่อเทียบกับความคืบหน้าที่จำเป็น

2 เปลี่ยนเป้าหมาย

สิ่งนี้อาจดูเหมือนตรงกันข้ามกับจุดข้างต้น แต่เป้าหมายที่ตั้งไว้ในเดือนธันวาคมไม่ได้มีผลเสมอในเดือนกรกฎาคม บริษัท จัดระเบียบใหม่ลูกค้าออกจากองค์กรของคุณและมีลูกค้าใหม่เข้าร่วม พนักงานลาออกและเปลี่ยนจ้าง โครงการจะถูกฆ่าและเพิ่มโครงการใหม่ กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าลังเลที่จะเปลี่ยนแปลงแผนเดิม

เมื่อคุณนั่งลงกับพนักงานและมองไปที่เป้าหมายและเป้าหมายไม่ทำให้รู้สึกผิดให้โยนออก ไม่มีความผิด กำจัดออกแล้วเพิ่มใหม่ถ้าจำเป็น ตอนนี้ถ้าเป้าหมายไม่เหมาะสมอีกต่อไปเนื่องจากพนักงานของคุณบรรลุวัตถุประสงค์แล้วให้แสดงความยินดีกับเธอและนำออกจากรายการ

3 ถามเกี่ยวกับการสนับสนุนที่จำเป็น

การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการถามพนักงานว่าต้องการความช่วยเหลือจากใคร

โครงการที่ซับซ้อนอาจต้องใช้กำลังคนมากขึ้น เธออาจจะทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่เป็นคนพาลและคนอันธพาล เธอเพิ่งค้นพบว่าเธอกำลังตั้งครรภ์และจะต้องมีเวลาว่างสำหรับนัดหมายของแพทย์ แต่อย่างรอบคอบระมัดระวังไม่ต้องถามเกี่ยวกับความต้องการถ้าคุณจะละเลยพวกเขาเมื่อมีการระบุ

อย่าขอความช่วยเหลือเป็นเครื่องหมายแสดงว่าพนักงานของคุณไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ ทุกคนต้องการความช่วยเหลือและดีกว่าที่คุณสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและสนับสนุนแทนที่จะรอจนกว่าจะเกิดภัยพิบัติขึ้นที่คุณต้องใช้เวลาในการแก้ไขวันหยุดสุดสัปดาห์

4 การวางแผนอาชีพ

ในขณะที่คุณให้ความสำคัญกับการทำงานในวันนี้พนักงานของคุณมีความกังวลเกี่ยวกับอนาคตของพวกเขา แม้ว่าการประชุมนี้ไม่ได้มุ่งเน้นการประชุมทุกครั้ง แต่การวางแผนอาชีพก็เป็นส่วนสำคัญของการประชุมเป็นประจำ เพื่อประโยชน์และสวัสดิการของพนักงาน

คุณต้องการทราบว่าเธอต้องการไปที่ไหนและคุณจะต้องการช่วยเธอตามเส้นทางนั้น ทำไม? เนื่องจากสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้สำหรับ บริษัท ของคุณคือช่วยรักษาพนักงานให้ดีที่สุด ซึ่งรวมถึงการเติบโตของอาชีพ - น้อยคนที่ต้องการอยู่ในงานเดียวกันตลอดไป

ดังนั้นพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานของคุณต้องทำและเรียนรู้ที่จะได้รับการส่งเสริมหรือเตรียมตัวสำหรับการย้ายไปทำงานประเภทอื่น

5 การสรรเสริญ

ทุกคนอยากได้ยินเมื่อพวกเขาประสบความสำเร็จ แม้ว่าเวลาที่ดีที่สุดในการสรรเสริญพนักงานอยู่ในขณะนี้ ("Hey งานนำเสนอที่ยอดเยี่ยม!" หรือ "ฉันเพิ่งเห็นคุณจัดการกับลูกค้าที่น่ารังเกียจอย่างสมบูรณ์แบบงานที่น่ากลัว!") ผู้จัดการไม่ได้อยู่ทุกแห่งพร้อมกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสรรเสริญพนักงานของคุณสำหรับความสำเร็จของพวกเขา เก็บตาและหูไว้เพื่อรายงานผลการทำงานที่ดี ถ้าคนอื่นพูดว่า "เฮ้ Jane ทำงานที่น่ากลัวเมื่อวานนี้" เขียนมันลงและนำมันขึ้นกับเธอที่หนึ่งของคุณบนหนึ่ง (นี่เป็นเอกสารที่ดีสำหรับการปรับเงินเดือนตามผลการปฏิบัติงานของคุณ)

6. การแก้ไข

พร้อมกับการยกย่องการแก้ไขจำเป็นต้องเกิดขึ้น เช่นการสรรเสริญข้อเสนอแนะส่วนใหญ่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อได้รับในช่วงเวลาหากเหมาะสม จนกว่าสถานการณ์จะเป็นเรื่องเร่งด่วนและเป็นอันตรายคุณต้องเสนอการแก้ไขเป็นการส่วนตัว

(ไม่เป็นไรที่จะตะโกนใส่พนักงานเพื่อให้เครื่องดับเพลิงติดตั้งเครื่องลงทะเบียนเงินสด แต่ไม่เป็นไรที่จะตะโกนใส่พนักงานที่หน้าลูกค้าและพนักงานคนอื่น ๆ เพราะลิ้นชักเก็บเงินของเธอสั้น) > การประชุมแบบตัวต่อตัวคือเวลาที่จะนั่งลงและเสนอการแก้ไขและคำแนะนำ

การแก้ไขที่คุณนำเสนออาจมีตั้งแต่ข้อกำหนดจู้จี้จุกจิก ("เรามีมาตรฐาน บริษัท ในการใช้ Times New Roman สำหรับรายงานโปรดเปลี่ยนรายงานของคุณ") กับลักษณะบุคลิกภาพที่ก่อให้เกิดปัญหา ("ฉันสังเกตเห็นว่าคุณวิพากษ์วิจารณ์ เพื่อนร่วมงานของคุณถ้าคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานกรุณานำมาให้ฉันและฉันจะจัดการกับพวกเขางานของคุณคือการทำ X, Y และ Z อย่ากังวลกับการทำงานของเจน)

คำติชมควรเสมอ ช่วยแทนที่จะให้ลงโทษ - อย่างน้อยที่จุดเริ่มต้น ผู้จัดการไม่ควรคาดหวังความสมบูรณ์แบบ อย่างไรก็ตามมีการกระทำบางอย่างที่อาจต้อง "การลงโทษ" "ถ้าพนักงานเป็นสายเรื้อรังคุณอาจจำเป็นต้องสร้างแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพ ถ้าพนักงานข่มขู่พนักงานคนอื่น ๆ คุณอาจต้องเขียนไว้ในแฟ้มบุคลากรของเธอและปฏิบัติตามคำแนะนำทางวินัยนี้ด้วย

ปกติแบบตัวต่อตัวช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานการณ์เหล่านี้ได้โดยไม่มีอะไรให้หมดไป ตัวอย่างเช่นคุณจะไม่มีวันพังพินาศในที่ทำงานเพราะคุณจะได้แก้ไขปัญหาที่เครื่องหมายแรกและหากการแก้ไขไม่ได้ผลคุณกำลังจัดทำเอกสารกรณีที่ดีสำหรับการเลิกจ้าง

7 การมอบหมายใหม่

ในขณะที่คุณไม่ต้องรอการประชุมแบบตัวต่อตัวเพื่อมอบหมายงานหรือเป้าหมายใหม่ให้กับพนักงานก็มักจะเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการพูดคุยโครงการใหม่ ช่วยให้คุณมีเวลาที่จะนำเสนอโครงการทั้งหมดและเพื่อให้พนักงานของคุณตั้งคำถามเพื่อที่เมื่อคุณออกจากออฟฟิศเธอก็พร้อมที่จะไป

เธอสามารถสร้างความกังวลและความคิดที่อาจทำให้โครงการทำงานได้ราบรื่นมากขึ้น นอกจากนี้เธอยังต้องการที่จะเข้าใจถึงจำนวนผู้มีอำนาจและเอกราชที่เธอสามารถออกกำลังกายได้ในการตัดสินใจของเธอ สุดท้ายพนักงานต้องสร้างวิถีที่สำคัญซึ่งจะระบุเวลาที่คุณต้องการความคิดเห็นเกี่ยวกับความคืบหน้าในระหว่างการประชุมหนึ่งครั้ง

บ่อยแค่ไหนที่คุณควรมีการประชุมแบบตัวต่อตัว?

ไม่มีคำตอบเดียวครอบคลุมภาระผูกพันทั้งหมด ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานที่คุณมีประเภทของงานที่คุณทำเท่าใดสนับสนุนพนักงานของคุณต้องการและตารางเวลาของคุณ บางครั้ง 15 นาทีของหนึ่ง - on - one หนึ่งครั้งต่อเดือนจะเพียงพอที่จะให้อยู่ด้านบนของทุกอย่าง

บางครั้งคุณอาจต้องใช้ชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเจ็ดข้อดังกล่าวข้างต้น ถ้าคุณยังใหม่กับการประชุมแบบตัวต่อตัวให้เริ่มต้นด้วยทุกสัปดาห์อื่น ๆ เป็นเวลาครึ่งชั่วโมงและปรับขึ้นหรือลงตามความจำเป็น คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลาให้กับพนักงานทุกคนเท่า ๆ กันแม้ว่าคุณจะต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้รับความชอบมากกว่าพนักงานคนอื่น

เมื่อคุณมีนิสัยในการนัดหมายเป็นประจำกับรายงานโดยตรงคุณจะพบว่าแผนกทำงานได้ราบรื่นมากขึ้น พนักงานของคุณจะรู้ว่าพวกเขาต้องทำอะไรและคุณจะรู้ว่าคุณต้องทำอย่างไรเพื่อช่วยเหลือพวกเขา

และถ้าคุณยังไม่ได้ถือครองพวกเขาไว้ - กำหนดเวลานัดหมายกับเจ้านายของคุณเป็นระยะ ๆ คุณจะได้รับประโยชน์จากเวลาในหน้ากับเจ้านายเช่นเดียวกับพนักงานของคุณได้รับประโยชน์จากเวลาที่พวกเขาใช้จ่ายกับคุณเป็นรายคน