การขอเอกสารเสนอโครงการ (RFP)

บทนำ

เมื่อมีการกำหนดข้อกำหนดทางธุรกิจที่ซับซ้อน บริษัท ต่างๆพร้อมแล้วที่จะหาผู้ขายเพื่อตอบสนองความต้องการ ขั้นตอนแรกในการหาผู้ขายคือการสร้างและส่งคำขอเสนอ (RFP) เอกสาร RFP ควรมีรายละเอียดทุกแง่มุมของความต้องการทางธุรกิจและสิ่งที่ บริษัท ต้องการจากผู้จัดจำหน่ายที่มีศักยภาพเพื่อตอบสนองความต้องการที่ระบุไว้ใน RFP

ผู้ขายจะเสนอราคาตามความเข้าใจในข้อกำหนดที่ระบุไว้ใน RFP และราคาเสนอที่แข่งขันกันจะได้รับการประเมินเพื่อผลิตการเลือกผู้ขายที่ชนะหรือรายชื่อสั้น ๆ ผู้จัดจำหน่ายที่จะส่งงานนำเสนอต่อ บริษัท

การกำหนดคำขอสำหรับเอกสารเสนอ

เอกสาร RFP เป็นสิ่งสำคัญในการจัดหาผู้ขายที่สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของลูกค้าได้ หากเอกสารมีข้อบกพร่องโดยข้อกำหนดที่คลุมเครือข้อกำหนดที่ขาดหายไปหรือข้อกำหนดที่ไม่สมควรของผู้ขายกระบวนการ RFP จะนำไปสู่การเสนอราคาที่ไม่สมบูรณ์หรือในบางกรณีไม่มีการเสนอราคาใด ๆ ทั้งสิ้น ผู้ขายไม่จำเป็นต้องยื่นเสนอราคาให้กับข้อเสนอ RFP ทุกฉบับที่ได้รับและแม้ว่าจะสามารถตอบสนองข้อกำหนด RFP ได้ แต่ก็อาจไม่มีความสามารถในการส่งมอบข้อกำหนดตามเวลาที่กำหนด มักพบเมื่อลูกค้าส่ง RFP ไปยังผู้ขายรายย่อยที่อาจเป็นผู้นำในสาขาของตน แต่ไม่มีวิธีหรือความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า

RFP ทุกฉบับจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับข้อกำหนดที่กำหนดไว้และความต้องการเฉพาะของลูกค้า แม้แต่ใน บริษัท เดียวกันเอกสาร RFP อาจแตกต่างกันไปในการโฟกัสขึ้นอยู่กับความต้องการหลัก สำหรับ RFP บางฉบับการมุ่งเน้นอาจเป็นเรื่องราคาในขณะที่บางประเทศอาจมุ่งเน้นไปที่เวลาในการจัดส่งหรือความต้องการด้านคุณภาพสำหรับรายการที่ต้องการ

คุณลักษณะเฉพาะของเอกสาร RFP

มีข้อกำหนดบางประการของเอกสาร RFP ที่จำเป็น ตัวอย่างเช่นแต่ละ RFP ควรมีวันที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจงซึ่งลูกค้าต้องการให้ซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพทั้งหมดยื่นคำเสนอราคา หากเสนอราคาเสนอหลังจากวันดังกล่าวพวกเขาควรจะถูกยกเลิก หากผู้ขายไม่สามารถเสนอราคาได้ตรงเวลาอาจเป็นข้อบ่งชี้ถึงปัญหาที่เป็นไปได้กับองค์กรและความกังวลเกี่ยวกับการจัดส่ง

อย่างไรก็ตามลูกค้าต้องให้เวลาในการเสนอราคาแก่ผู้ขาย หากข้อกำหนดมีความซับซ้อนโดยเฉพาะผู้ขายอาจต้องรวบรวมทีมตอบสนองเพื่อแบ่งความต้องการออกไปในพื้นที่ที่พวกเขาสามารถเข้าใจได้และรวบรวมใบเสนอราคา ถ้าระยะเวลาที่กำหนดไว้ใน RFP สั้นเกินไปการตอบสนองอาจรีบเร่งและผู้ขายอาจคาดเดาความซับซ้อนของโครงการแทนที่จะเข้าใจได้เต็มที่ซึ่งจะนำไปสู่การเสนอราคาที่ไม่ถูกต้องและกระบวนการ RFP ที่เสียไป

เอกสาร RFP ควรระบุกระบวนการนี้หากผู้ขายมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดที่ระบุไว้ใน RFP ผู้ขายไม่ควรได้รับอนุญาตให้โทรไปยังลูกค้าเนื่องจากอาจทำให้ผู้ขายรายหนึ่งได้รับข้อมูลเพิ่มเติมที่ทำให้เกิดข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน

เป็นการดีที่สุดที่จะจัดให้มีการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อให้ตัวแทนของผู้ขายแต่ละรายสามารถถามและฟังคำถามที่ส่งกลับไปยังลูกค้าได้ ซึ่งจะทำให้เกิดความเป็นธรรมในขั้นตอนการเสนอราคา

เอกสาร RFP ต้องระบุรูปแบบการตอบสนอง RFP ของผู้ขายด้วย หากไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนการตอบกลับจะถูกส่งไปในรูปแบบต่างๆและจะไม่สามารถเปรียบเทียบราคาเสนอของผู้ขายได้ รูปแบบการตอบสนองควรระบุสิ่งที่จำเป็นต้องใช้จากผู้ขายในแต่ละส่วนเช่นข้อมูลอ้างอิงประวัติของสมาชิกในทีมที่มีศักยภาพเอกสารที่ผู้ขายเข้าใจข้อกำหนดและรูปแบบสำหรับการกำหนดราคา หากผู้ขายแต่ละรายปฏิบัติตามรูปแบบการตอบสนองที่ถูกต้องจะทำให้การเปรียบเทียบราคาเสนอทำได้ง่ายขึ้น