การเขียนคำขอ RFP และ RFQs

ขณะนี้คุณได้วิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจของคุณและทำการค้นหาผู้ขายเสร็จเรียบร้อยแล้วคุณพร้อมที่จะเริ่มต้นกระบวนการคัดเลือกผู้ขายเนื้อสัตว์และมันฝรั่ง คำขอ คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) หรือ คำขอสำหรับใบเสนอราคา (RFQ) เป็นกุญแจสำคัญในการเลือกผู้ขายที่ดีที่สุดในมูลค่าที่ดีที่สุดสำหรับ บริษัท ของคุณ การเขียน RFP หรือ RFQ ไม่ใช่เรื่องยากหากคุณเข้าใจวัตถุประสงค์และหน้าที่ของเอกสาร

- 9 - พิจารณาคำขอ

คำขอสำหรับข้อเสนอ หรือ คำขอสำหรับใบเสนอราคา คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP)

ใช้
RFP สำหรับ บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อนซึ่งคุณภาพบริการหรือผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่ออกแบบจะแตกต่างจากผู้ขายแต่ละรายที่ตอบสนอง

RFQ

เป็น
สำหรับสินค้าโภคภัณฑ์บริการที่เรียบง่ายหรือชิ้นส่วนที่ไม่ซับซ้อนหรือไม่ซับซ้อนพร้อมกับความแตกต่างของผลิตภัณฑ์หรือบริการระหว่างการตอบสนองน้อยมากหรือไม่มีเลย ผู้ขาย วัตถุประสงค์ของ RFP หรือ RFQ ขอรับข้อเสนอโดยละเอียดเพื่อประเมินการตอบสนองของผู้ขายแต่ละรายเพื่อให้ผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท ของคุณได้รับการตอบสนองในทุกด้าน > ใช้ประโยชน์จากลักษณะการแข่งขันของกระบวนการคัดเลือกผู้ขายเพื่อเจรจาข้อตกลงที่ดีที่สุด

มั่นใจได้ว่าจะได้รับผลประโยชน์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดภายใน บริษัท ของคุณและข้อตกลงร่วมกัน

• ทำให้ บริษัท ของคุณสามารถควบคุมกระบวนการคัดเลือกผู้ขายได้ทั้งหมด และตั้งกฎการเลือกไว้ด้านหน้า
• เริ่มต้นสร้างความร่วมมือระหว่างคุณกับผู้ขายตั้งแต่เริ่มต้น
• ส่วนของคำขอเสนอหรือขอใบเสนอราคา

RFP หรือ RFQ ควรมีหัวข้อต่อไปนี้ โปรดจำไว้ว่าแต่ละเอกสารจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทของ บริษัท และผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังค้นหา

• ปรับแต่งแต่ละส่วนตามความต้องการของคุณ

บทนำและบทสรุปสำหรับผู้บริหาร

เขียนส่วนนี้ก่อนหลังจากที่เอกสารทั้งชุดเสร็จสิ้นแล้ว

1. รายละเอียดการส่ง
   วันครบกำหนดส่งถึงที่อยู่ทางไปรษณีย์ของ บริษัท ติดต่อบุคคลเพื่อขอคำถามและคำชี้แจง ใช้เพื่อให้ผู้ขายในอนาคตมีภาพรวมคร่าวๆของ บริษัท และข้อกำหนดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ
2. ภาพรวมธุรกิจและประวัติความเป็นมา
   ให้ภาพรวมคร่าวๆเกี่ยวกับธุรกิจผลิตภัณฑ์และภาคการตลาดที่คุณให้ความสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ขายในอนาคตของคุณเข้าใจว่าความต้องการทางธุรกิจที่คุณกำลังพยายามกรอกข้อมูลลงในกระบวนการคัดเลือกผู้ขาย นอกจากนี้ให้ข้อมูลเบื้องหลังที่สำคัญที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ขายเมื่อตอบสนอง
3. ข้อกำหนดโดยละเอียด
   ควรเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของเอกสารสำหรับ RFP จะมีมาตรการและข้อกำหนดเกี่ยวกับคุณภาพ
   ที่จะช่วยผลักดันการตัดสินใจเลือกผู้ขาย สำหรับ RFQ ส่วนนี้ควรให้มาตรการ
4. เชิงปริมาณ
   ที่คุณจะมองหาในการตอบสนองของผู้ขาย ตัวอย่างเกณฑ์รวมถึง: ภาพวาดผลิตภัณฑ์ ความคลาดเคลื่อนทางวิศวกรรม ระดับการให้บริการ ระยะเวลาสำคัญ
   • รายการส่งมอบและระยะเวลา
   • ข้อกำหนดทางเทคนิคหรือทางธุรกิจ
   • ความสามารถด้านซอฟต์แวร์
   • ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์
   • สมมติฐานและข้อ จำกัด
   • สมมติฐานใด ๆ และ / หรือข้อ จำกัด ที่ผู้ขายในอนาคตต้องได้รับการตระหนักถึงต้องระบุไว้ที่นี่ การไม่เป็นแบบตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมากับผู้ขายจะเปิดประตูสู่การเจรจาต่อรองใหม่ของข้อตกลงในภายหลังและอาจทำให้เกิดความสัมพันธ์ที่คุณมีกับผู้ขายของคุณ หัวข้อที่เป็นไปได้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางค่าปรับ / ดัดแปลงใบอนุญาตสิทธิการใช้งาน ฯลฯ
   • ข้อตกลงและเงื่อนไข

ข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาต้องระบุไว้เพื่อให้ผู้ขายสามารถตอบคำถามได้อย่างเป็นธรรมและซื่อสัตย์ . ซึ่งอาจรวมถึงทางเลือกด้านการเงินความยาวสัญญาตัวเลือกการต่ออายุการรับประกันการลงโทษการส่งมอบระดับการให้บริการเป็นต้น

1. 
   เกณฑ์การคัดเลือก
   ส่วนสุดท้ายควรเป็นภาพรวมของเกณฑ์การคัดเลือกที่คุณจะใช้ ตัดสินใจของคุณ บาง บริษัท ต้องการเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้เป็นความลับทั้งหมด ขณะที่ บริษัท อื่นเชื่อว่าจะช่วยให้ผู้ขายในอนาคตมุ่งเน้นที่สิ่งที่สำคัญต่อ บริษัท ของคุณ
2. กระจาย RFP / RFQ ไปยังผู้จัดจําหน่ายที่เลือก
   เขียนจดหมายปกและส่งสำเนา RFP หรือ RFQ ฉบับละสองชุดไปยังผู้ให้บริการแต่ละรายที่คุณเลือกจากกระบวนการค้นหาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใส่ข้อมูลการติดต่อที่เหมาะสมเพื่อให้ความช่วยเหลือแก่ผู้ขายที่ต้องการ
   ขั้นต่อไป: การประเมินข้อเสนอและการเลือกผู้ขาย