การเขียนคำขอสำหรับข้อเสนอหรือ RFP

คำขอสำหรับข้อเสนอซึ่งบางครั้งเรียกว่า RFP หรือ RFQ สำหรับ "คำขอใบเสนอราคา" เป็นเอกสารที่ บริษัท ออกเมื่อต้องการซื้อผลิตภัณฑ์และต้องการให้ข้อกำหนดดังกล่าวพร้อมใช้งาน สาธารณะ โดยปกติจะเป็นกรณีที่หลาย บริษัท เสนอราคาในการทำงานหรืองานและขอเชิญชวนให้มีการแข่งขันมากขึ้น แต่ความพยายามของคุณอาจทำให้เกิดการเสนอราคาที่เสียเวลาของคุณหรือแย่ลงไม่มีการเสนอราคาใด ๆ เลยหากคุณไม่ได้เตรียม RFP ไว้อย่างถูกต้อง

ต่อไปนี้เป็นวิธีที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้ดีที่สุด

เฉลี่ย

เวลาที่ต้องการ: ใช้เวลาหลายวัน

นี่คือ:

1. ทำบ้านของคุณ: คิดสิ่งที่คุณต้องการสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่ เป็นไปได้ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน RFP อย่าออก RFP สำหรับเครื่องที่สามารถผลิตได้ 1, 500 วิดเจ็ตต่อชั่วโมงหากคุณไม่เคยขายสินค้าเกิน 25 ครั้งต่อเดือน ไม่มีประเด็นใดในการออก RFP สำหรับรถที่บินได้เมื่อผู้ส่งสารสามารถติดต่อผ่านได้อย่างรวดเร็วบนจักรยาน
2. แยกแยะระหว่างความต้องการและความต้องการของคุณ: หากคุณต้องการซื้อแอปพลิเคชันที่สามารถส่งภาพระหว่างสำนักงานใหญ่และรถตู้ของคุณได้ที่ไซต์งานคุณอาจระบุจำนวนภาพที่คุณต้องการต่อวินาทีโดยมีขนาดสูงสุด ภาพที่คุณต้องการและความละเอียดที่จำเป็น แน่นอนว่ามันอาจจะดีที่มีภาพเหล่านั้นในสี แต่ที่จำเป็นจริงๆ? ถ้าคุณต้องการจริงๆเฉพาะเจาะจงใช้คำเช่น "จะ" "จะ" และ "ต้อง" นี่แสดงว่านี่เป็นข้อกำหนด ข้อมูลจำเพาะที่เป็นเพียง "ความต้องการ" ควรระบุด้วยคำพูดเช่น "อาจ" "สามารถ" และ "ไม่จำเป็น"

1. ตัดสินใจว่าผู้ชนะจะมีลักษณะอย่างไร : ข้อเสนอที่คุณตอบสนองต่อ RFP จะแตกต่างกันไป บริษัท ตอบแต่ละ บริษัท จะมีจุดแข็งและจุดอ่อนที่แตกต่างกัน บางคนจะมุ่งเน้นไปที่ต้นทุนต่ำสุด คนอื่น ๆ จะมุ่งมั่นในคุณภาพที่ดีที่สุด คนอื่น ๆ จะเสนอชุดคุณลักษณะที่สมบูรณ์แบบ ตัดสินใจเลือกสิ่งที่คุณกำลังมองหา - ต้นทุนต่ำสุดการจัดส่งที่เร็วที่สุดหรือการรวมกันของทั้งสองอย่าง

1. จัดระเบียบเอกสาร : สิ่งที่คุณเขียนเพื่อธุรกิจควรได้รับการพิจารณาอย่างดีและควรมีการจัดระเบียบ เค้าร่างเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้น อย่างน้อยคุณจะต้องมีส่วนสำหรับการแนะนำข้อกำหนดข้อกำหนดเกณฑ์การเลือกลำดับเวลาและกระบวนการ หลายส่วนเหล่านี้จะมีส่วนย่อย
2. เขียนบทแนะนำ : นี่คือที่ที่คุณจะอธิบายให้กับผู้ที่อาจเป็นผู้เข้าประมูลเพราะเหตุใดคุณจึงเผยแพร่ RFP และสิ่งที่คุณหวังจะทำได้โดยการทำเช่นนั้น บทนำอาจรวมถึงสรุปประเด็นสำคัญจากส่วนอื่น ๆ รวมทั้งวันครบกำหนด การแนะนำ RFP สำหรับระบบส่งภาพอาจอ่านได้ดังนี้: "บริษัท XYZ ขอข้อเสนอสำหรับระบบที่เชื่อถือได้และใช้งานง่ายซึ่งสามารถส่งข้อมูลภาพจากสำนักงานใหญ่ไปยังตู้จดหมายได้ทุกที่ในเขตนครหลวงราคาเสนอตอบสนองจะต้องได้รับภายในวันจันทร์ที่ 5 มีนาคม 2550 เวลา 8.00 น. ตามเวลา PST "
3. อธิบายข้อกำหนด : ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดและมักใช้เวลามากที่สุดคุณจะต้องระบุ ขนาดและความคมชัดของภาพที่จะส่งและความเร็วที่จำเป็นระบุไว้ แต่อย่าบอกผู้เสนอราคาว่าคุณต้องการให้ทำงานได้อย่างไรเว้นแต่มีความจำเป็นคุณอาจต้องการแยกส่วนนี้ออกเป็นส่วนย่อยตามระบบสำหรับ ตัวอย่างเช่น: a) ขนาดและคุณภาพของภาพ b) การส่งผ่าน (ซึ่งอาจรวมถึงความเร็วที่ต้องการและข้อกำหนดใด ๆ ที่ทำให้การส่งข้อมูลมีความปลอดภัย) และ c) ตัวเลือกที่ต้องการ (ซึ่งคุณอาจแสดงสีเป็นตัวเลือกที่ต้องการ)
4. เกณฑ์การคัดเลือก < : นี่คือที่ที่คุณบอกผู้ประมูลว่าคุณจะเลือกราคาเสนอที่ชนะคุณสามารถเปิดเผยได้มากหรือน้อยเท่าที่คุณต้องการคุณควรรวมประโยคไว้เช่น "ผู้ชนะการประมูลถ้ามีจะเป็น เลือกโดยคำตัดสินของ บริษัท XYZ เท่านั้น "RFPs ของรัฐบาลบางประเภทมีมาก ecific เกี่ยวกับเกณฑ์การคัดเลือก แต่ RFP เชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่มีความแม่นยำน้อยกว่า คุณอาจต้องการสร้างสเปรดชีตที่ให้คะแนนแต่ละช่วงเวลาในแต่ละหมวดหมู่จากนั้นให้ทีมเลือกราคาเสนอที่ "ดีที่สุด" จากรายการที่มีคะแนนสูงสุดสามอันดับ ระยะเวลา
5. : ในส่วนนี้จะบอก บริษัท ที่ต้องการเสนอราคา RFP ของคุณว่าต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและระยะเวลาที่คาดว่าจะได้รับ มีเหตุผลเมื่อคุณกำหนดกำหนดเวลาของคุณ อย่าเสนอข้อเสนอสำหรับระบบที่ซับซ้อนจากนั้นให้ผู้เสนอราคาเพียงไม่กี่วันเพื่อตอบสนอง ให้เวลาในการเตรียมการเสนอราคานานขึ้นถ้า RFP ของคุณมีขนาดใหญ่ถ้าการซื้อที่คุณต้องการมีความซับซ้อนหรือถ้าคุณต้องการคำตอบที่ละเอียดขึ้น นี่เป็นที่ที่คุณสามารถบอกผู้เสนอราคาได้ว่าจะใช้กระบวนการประเมินผลนานเท่าใดเมื่อพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนหากพวกเขาประสบความสำเร็จและเร็วแค่ไหนที่พวกเขาจะต้องส่งมอบ กระบวนการ:
6. ใช้ส่วนนี้เพื่ออธิบายวิธีการทำงานของกระบวนการนี้จากการส่ง RFP ไปมอบรางวัลและเริ่มงาน "ราคาเสนอจะครบกำหนดในวันที่ระบุในขั้นตอนที่ 8 การประมูลทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดและตอบสนองการเสนอราคาที่ตอบสนองทั้งหมดจะได้รับคะแนนในหมวดหมู่ X (คุณสามารถตั้งชื่อหมวดหมู่ได้ if คุณต้องการ) และราคาเสนอสูงสุดสามรายการจะได้รับการประเมินโดยทีมงานเสนอเพื่อเลือกผู้ชนะที่ชนะและเป็นทางเลือกการเจรจากับผู้ชนะการประมูลที่คาดว่าจะส่งผลให้ได้รับรางวัลภายในสองสัปดาห์ " ตัดสินใจว่าจะส่งอย่างไร RFP
7. : RFP ส่วนใหญ่จะถูกส่งออก แต่ไม่จำเป็นต้องเป็น คุณสามารถส่ง RFP ทางอีเมลหรือโพสต์ได้ทางเว็บไซต์ของ บริษัท เพียงแค่ต้องแน่ใจว่าได้ระบุชื่อหรือหมายเลขที่ผู้เข้าร่วมประมูลควรใช้เพื่อระบุ RFP ที่พวกเขากำลังตอบสนอง ตัดสินใจว่าใครจะได้รับ RFP:
8. คุณอาจระบุซัพพลายเออร์ที่คุณต้องการซื้อแล้ว บริษัท ของคุณอาจมีรายชื่อผู้ขายที่ยอมรับได้ ถ้าไม่คุณสามารถหาผู้ขายที่เป็นไปได้ผ่านทางเครือข่ายมืออาชีพของคุณโดยการค้นหาทางออนไลน์หรือขอให้ผู้จำหน่ายที่เชื่อถือได้ของวัสดุอื่น ๆ ขอคำแนะนำได้อย่า จำกัด รายชื่อผู้ที่ได้รับ RFP ของคุณไปยัง บริษัท ขนาดใหญ่หรือผู้ค้าที่เป็นที่ยอมรับเท่านั้น คุณอาจพบความคิดที่ดีขึ้นและการกำหนดราคาที่ดียิ่งขึ้นจากผู้ขายรายเล็กที่มักสนใจในธุรกิจของคุณมากขึ้น ส่ง RFP