ระบบการจัดเก็บข้อมูลธุรกิจที่ใช้งานง่าย

แม้ในโลกดิจิทัลนี้ก็น่าแปลกใจว่าธุรกิจที่บ้านสามารถสะสมได้มากแค่ไหน ยิ่งไปกว่านั้นยังมีธุรกิจติดตามบ้านอยู่มากมายจากบัญชีการเงินกลยุทธ์การตลาดโครงการลูกค้าและอื่น ๆ อีกมากมาย คุณจำเป็นต้องพัฒนาระบบขององค์กรในช่วงต้นธุรกิจของคุณเพื่อให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้เมื่อต้องการ

สิ่งที่คุณต้องบันทึกและจัดระเบียบ

ในระดับหนึ่งสิ่งที่คุณต้องพัฒนาระบบการจัดเก็บจะขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่นหากคุณขายผลิตภัณฑ์ที่เป็นรูปธรรมคุณจะต้องมีบางอย่างที่ติดตามคลังโฆษณาของคุณ อย่างไรก็ตามรายการต่อไปนี้เป็นรายการทั่วไปที่คุณจำเป็นต้องติดตามในธุรกิจที่บ้านของคุณ:

• แผนธุรกิจและการตลาด
• เอกสารทางกฎหมาย (เช่น LLC เอกสาร, ใบอนุญาตประกอบธุรกิจและการจดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา, สัญญา)
• รายชื่อ (มืออาชีพลูกค้าผู้ขายผู้ให้บริการ ฯลฯ )
• ข้อมูลทางการเงิน (งบกำไรขาดทุนงบดุล, เจ้าหนี้ / ลูกหนี้)
• ภาษี
• ค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ (ใบเสร็จรับเงิน)
• โครงการ

นอกจากรายการนี้แล้วคุณยังต้องการเพิ่มรายการเฉพาะสำหรับธุรกิจของคุณ

ระบบการจัดธุรกิจหลัก

คุณจะใช้วิธีต่างๆในการจัดเก็บและจัดการกับเอกสารและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ของคุณ ปัจจัยสำคัญคือการเลือกวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ทุกคนมีวิธีการคิดและการจัดการที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นสำหรับบางคนการจัดระเบียบไฟล์ตามลำดับตัวอักษรจะเป็นเรื่องสำคัญยิ่งขึ้น แต่สำหรับคนอื่น ๆ การจัดระเบียบตามวันที่จะง่ายขึ้น

ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณลองทำอย่างไรและถ้าคุณพยายามที่จะรักษามันเอาระบบที่แตกต่างออกไป

ต่อไปนี้เป็นวิธีการจัดระเบียบไฟล์และข้อมูลของคุณสามวิธีดังนี้

ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบง่าย:

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่สร้างเอกสารมากเกินไประบบตัวยึดเป็นตัวเลือกที่ดี

นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการมีทุกอย่างในที่เดียวหรือต้องการข้อมูลเป็นอุปกรณ์เคลื่อนที่ ระบบเครื่องผูกใช้วัสดุยึดเกาะขนาดใหญ่ 3 แผ่นแผ่นป้องกันและส่วนแบ่ง ใช้ตัวแบ่งส่วนเพื่อจัดเรียงประเภทธุรกิจของคุณเช่นคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์สำเนาต้นแบบของรูปแบบต่างๆ … เป็นต้นจากนั้นคุณจะเริ่มรวบรวมไฟล์ในแผ่นป้องกัน

เมื่อเครื่องผูกได้รับเต็ม - เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์เดือนหรือสามเดือน - จะถึงเวลาที่จะล้าง คุณจะถ่ายโอนไฟล์คำสั่งซื้อของลูกค้าและบันทึกประวัติศาสตร์อื่น ๆ ไปยังระบบการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมซึ่งจะสะท้อนถึงองค์กรผู้จัดเตรียมเอกสารของคุณอย่างใกล้ชิด

ระบบการเก็บข้อมูลแบบดั้งเดิม:

ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบเดิมใช้ตู้เก็บเอกสารไฟล์แขวนและโฟลเดอร์ manila เกือบทุกธุรกิจในที่สุดจะต้องมีการยื่นแบบนี้เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นมีเอกสารงานมากเกินไปที่สร้างขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อไม่ให้มีเอกสาร และเนื่องจากบันทึกภาษีต้องเก็บไว้เป็นเวลาเจ็ดปีคุณต้องมีสถานที่เก็บบันทึกเหล่านี้ทั้งหมด ระบบการจัดเก็บแบบดั้งเดิมเหมาะสำหรับรายการที่ต้องเก็บไว้ แต่ไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นประจำเช่นภาษีปีก่อนและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการทำให้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบเดิมของคุณประสบความสำเร็จ:

• ลองคิดดูว่าระบบที่คุณใช้จะเป็นจริง คุณสามารถไปซื้อถั่วเย็นอุปกรณ์สำนักงานและประดิษฐ์ระบบการจัดเก็บที่ซับซ้อนและมีสีสันมากที่สุดในโลก แต่ถ้ามันไม่เหมาะกับสไตล์การทำงานของคุณก็จะเสียเวลาตั้งค่าและเงิน
• สร้างระบบสำหรับจัดการกระดาษของคุณเพื่อให้ได้ "สัมผัส" น้อยที่สุด คุณต้องการหลีกเลี่ยงการกองกระดาษและการจัดการกับแต่ละชิ้นหลายครั้ง แต่พยายามทำงานเพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับตำแหน่งของกระดาษที่ต้องใช้ในครั้งแรกที่คุณแตะ
• จัดสรรเวลาสำหรับการยื่น มันง่ายที่จะหลีกเลี่ยงงานนี้เช่นโรคระบาด แต่มันเป็นสิ่งจำเป็นและจะช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งใบเสร็จรับเงินและรายการอื่น ๆ ที่ใช้ในเวลาภาษีทำให้สิ่งนี้จัดทำให้การจัดเก็บภาษีของคุณง่ายขึ้นมาก

ระบบอิเล็กทรอนิกส์

โลกดิจิตอลไม่สามารถขจัดความจำเป็นในการจัดเก็บกระดาษได้อย่างสมบูรณ์ แต่มันทำให้ข้อมูลในการจัดเก็บข้อมูลง่ายขึ้น ระบบดิจิทัลสามารถสร้างส่งและจัดการใบแจ้งหนี้และสามารถติดตามข้อมูลทางการเงินที่บ้านของคุณจากนั้นจะนำเข้าไปในซอฟต์แวร์ภาษีสำหรับการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถสแกนใบเสร็จรับเงินและเก็บไว้ในไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ (แม้ว่าคุณอาจควรเก็บเอกสารไว้ด้วย) ระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บข้อมูลลูกค้าลูกค้าและโอกาสในระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าเพื่อการเข้าถึงอีเมลการเรียกเก็บเงินและอื่น ๆ ได้ง่าย ระบบออนไลน์สามารถใช้เพื่อบันทึกไอเดียของคุณช่วยจัดการโครงการจัดระเบียบข้อมูลหรือการวิจัย

เช่นเดียวกับระบบไฟล์กระดาษระบบการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลของคุณจำเป็นต้องมีโครงสร้างองค์กรโดยใช้โฟลเดอร์และไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือในระบบคลาวด์ สำหรับการจัดการที่ง่ายที่สุดให้ใช้โครงสร้างและชื่อไฟล์เดียวกันในระบบดิจิทัลของคุณเหมือนกับที่คุณทำในระบบกระดาษของคุณ

เพื่อป้องกันไฟล์ดิจิทัลของคุณสำรองข้อมูลลงในฮาร์ดไดรฟ์หรือระบบจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์

การรวมกันของสิ่งที่มีค่าทั้งหมด

คุณจำเป็นต้องใช้ระบบมากกว่าหนึ่งระบบในการจัดการข้อมูลและเนื้อหาทั้งหมดที่คุณต้องการจัดเก็บไว้ในธุรกิจของคุณ ขั้นแรกคุณต้องตัดสินใจว่าจะใช้งานได้ดีที่สุดจากนั้นจึงใช้งาน ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีระบบเครื่องผูกเพื่อช่วยในการจัดการธุรกิจประจำวันเช่นตารางงานการตลาดและสำเนาแบบฟอร์มของคุณ ระบบแบบดั้งเดิมของคุณสามารถถือครองเอกสารระยะยาวทั้งหมดของคุณเช่นภาษีปีก่อนใบอนุญาตและใบอนุญาตประกอบธุรกิจและการจดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา คุณสามารถใช้ระบบดิจิทัลเพื่อเก็บไอเดียของคุณเช่น Evernote และติดตามโครงการได้

ในทางกลับกันคุณอาจต้องการเป็นแบบดิจิทัลให้มากที่สุดโดยใช้รายการสิ่งที่ต้องทำและปฏิทินออนไลน์สแกนใบเสร็จรับเงินทั้งหมดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้ซอฟต์แวร์หรือบริการออนไลน์เพื่อจัดการความต้องการทางธุรกิจอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณ แม้กระนั้นก็ตามคุณยังต้องการระบบจัดการกระดาษที่สร้างขึ้น กุญแจสำคัญคือการหาระบบที่ง่ายสำหรับคุณในการติดและค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการ

อัปเดตกันยายน 2016 Leslie Truex