มารยาททางอีเมล - กฎสำหรับจดหมายทางธุรกิจ

หลายคนที่ส่งจดหมายทางธุรกิจทางอีเมลไม่ทราบว่ามีความแตกต่างกันมากระหว่างการใช้เพื่อวัตถุประสงค์และเพื่อสื่อสารกับเพื่อนและครอบครัว เมื่อคุณส่งข้อความไปยังเพื่อนหรือญาติคุณอาจสบาย ๆ ได้ คุณสามารถใช้คำแสลงถ้าคุณต้องการหรือแม้กระทั่งเครื่องเทศขึ้นกับภาษาที่ไม่เหมาะสมถ้าคุณรู้ว่าผู้รับจะไม่ได้มีปัญหากับที่ กล่าวได้อีกนัยหนึ่งก็คือคุณสามารถเขียนได้เหมือนกับว่าคุณกำลังพูดกับบุคคลนั้น

การติดต่อทางธุรกิจค่อนข้างแตกต่างกัน มารยาททางอีเมลที่ดีมารยาททางธุรกิจที่เกิดขึ้นจริงโดยทั่วไปชี้ให้เห็นว่าคุณดำเนินการด้วยความเป็นมืออาชีพ เมื่อคุณสบายดีใช้คำแสลงหรือภาษาที่ไม่เหมาะสมหรือส่งข้อความที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดจะส่งผลเสียต่อผู้รับข้อความของคุณ ต่อไปนี้เป็นกฎพื้นฐานของมารยาทในการส่งอีเมล

แม้ในโลกที่เราดูเหมือนจะเร่งรีบเพื่อทำสิ่งต่างๆให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้เราสามารถก้าวไปสู่หน้าที่ต่อไปได้ แต่มารยาทที่ดีไม่ได้เป็นเช่นนั้น หายไปจากรูปแบบ คุณจะไม่ฟังดูเก่าถ้าคุณใช้คำว่า "please" และ "thank you" เสมอ ผู้รับของคุณจะชื่นชมกับความสุภาพของคุณ

อีกวิธีหนึ่งในการแสดงมารยาทที่ดีคือการพูดคุยกับคนที่คุณไม่รู้จักหรือมีความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการโดยใช้ชื่อและนามสกุลเช่นนายขาวหรือนางสาวสีเทา ถ้าผู้รับอีเมลของคุณต้องการถูกเรียกโดยชื่อของเขาเขาหรือเธออาจจะแก้ไขให้คุณ

เมื่อตอบกลับอีเมลและผู้ส่งข้อความเดิมใช้เฉพาะชื่อแรกของเขาแล้วคุณสามารถสันนิษฐานได้อย่างปลอดภัยก็สามารถใช้ชื่อแรกของบุคคลนั้นได้เช่นกัน

ดูเสียงของคุณ

เสียงเป็นภาษาของผู้พูดหรือในกรณีของอีเมลนักเขียนวิธีการแสดงทัศนคติของเขาหรือเธอ เป็นเรื่องยากที่จะสื่อความหมายเป็นลายลักษณ์อักษร แต่โดยปกติแล้วคุณสามารถบรรลุโทนเสียงที่ถูกต้องโดยการอ่านซ้ำหลายครั้งก่อนที่คุณจะกดส่ง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความเคารพเป็นมิตรและเข้าถึงได้ คุณไม่ต้องการเสียงห้วนหรือเรียกร้อง

ถ้าคุณกำลังเขียนจดหมายถึงคนที่คุณเคยติดต่อมาก่อนเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เป็นมิตรเช่น "ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี" นักเขียนอีเมลมักใช้อีโมติคอนหรืออีโมจิเพื่อถ่ายทอดความรู้สึกพิเศษ: มีความสุขเศร้าสับสนหรือตื่นเต้น ใช้วิจารณญาณที่ดีที่นี่ ถ้าคุณเขียนจดหมายหาใครบ่อยๆและมีความสัมพันธ์กับเขาน้อยลงไอคอนอีโมติคอนและอีโมจิจะไม่เป็นไร สำหรับตัวอย่างอีเมลที่เป็นทางการเช่นเมื่อคุณเขียนจดหมายไปหานายจ้างให้ติดคำเท่านั้น

ถือว่าเป็นมารยาทอีเมลที่ไม่ดีเสมอไปเพื่อใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ดูเหมือนว่าคุณกำลังตะโกน อย่าใช้อักษรตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดบางคนบอกว่ามันจะทำให้มันดูเหมือนคุณกำลังพึมพำ

ย่อหน้า

เวลาของทุกคนมีค่าและคุณควรเคารพในสิ่งนั้น ผู้รับของคุณอาจมีเวลาเพียงชั่วครู่ในการอ่านอีเมลของคุณและตอบกลับ เมื่อเขียนข้อความของคุณให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ยังคงต้องแน่ใจว่าได้ใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่ผู้อ่านของคุณจะต้องเข้าใจในสิ่งที่คุณกำลังพยายามถ่ายทอด

หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อที่เป็นข้อความ

ในฐานะที่สังคมที่ใช้โทรศัพท์เป็นเวลานานเราจึงคุ้นเคยกับการใช้อักษรย่อสำหรับอักษรสองตัวหรือมากกว่า

เราใช้ U แทนคุณแทน UR แทนที่จะเป็นของคุณ 2 แทนหรือมากเกินไป plz แทนโปรดและ thx แทนที่จะขอบคุณ ไม่เป็นไรหากผู้รับของคุณเป็นเพื่อน อีเมลธุรกิจควรเป็นทางการมากขึ้น ตัวย่อที่ใช้โดยทั่วไปเช่น Mr. and Mrs. , FYI (สำหรับข้อมูลของคุณ) inc. , และอื่น ๆ ได้ดี

ใช้อีเมล์แอดเดรสระดับมืออาชีพ

ใช้ที่อยู่อีเมลที่นายจ้างมอบหมายให้คุณสำหรับการติดต่องาน แต่หลีกเลี่ยงการใช้งานใด ๆ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังหางานให้ใช้บัญชีอีเมลส่วนบุคคล แต่ต้องแน่ใจว่าที่อยู่ของคุณดูเป็นมืออาชีพ พิจารณาสิ่งที่พูดถึงคุณ คุณเป็น sexymom @ isp com หรือ hotdad @ isp คอม? อาจจะ. แต่คุณต้องการให้นายจ้างที่คาดว่าจะคิดเช่นนั้นหรือไม่? พิจารณารับที่อยู่ที่ใช้ชื่อและนามสกุลและชื่อจริงของคุณ

ถ้าคุณแนบไปกับที่อยู่ของคุณโดยที่คุณไม่ต้องการเปลี่ยนให้พิจารณาเพิ่มที่สองสำหรับการใช้งานระดับมืออาชีพเท่านั้น หาก ISP (ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต) ให้ที่อยู่เดียวดูการรับบัญชีฟรี

โปรดจำไว้ว่าการสะกดและการไวยากรณ์ Count

ตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างละเอียดเสมอ คุณต้องการให้ความสนใจในการแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์ที่เหมาะสม ใช้ตัวตรวจสอบการสะกดโดยอัตโนมัติหากคุณต้องการ แต่ระมัดระวังเกี่ยวกับการพึ่งพามันมากเกินไป หากคุณใช้การสะกดผิดสำหรับการใช้คำใดคำหนึ่งตัวอย่างเช่นสองข้อต่อกับ vs ก็จะไม่รับความผิดพลาดของคุณ อย่าพยายามเดาการสะกดคำ คุณควรมองมันขึ้นมาในพจนานุกรมออนไลน์ฟรี

ไวยากรณ์ที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถใช้การหดตัวเมื่อคุณต้องการถ่ายทอดเสียงสนทนามากขึ้น ห้ามใช้คำแสลงหรือภาษาที่ไม่เหมาะสม