อีเมลข้อความคำทักทาย

ตาม BusinessInsider com พนักงานโดยเฉลี่ยจัดสรรประมาณ 25 เปอร์เซ็นต์ของวันของเขาที่จะสลบผ่านหลายร้อยอีเมล ในขณะที่บางคนต้องการแปรงเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลพื้นฐานคนอื่นทำผิดพลาดเพียงเพราะพวกเขากำลังจมกับปริมาณที่แท้จริงของการสื่อสาร

ในระหว่างการค้นหางานคุณอาจจะส่งอีเมลจำนวนมากรวมทั้งจดหมายแนะนำขอบคุณบันทึกและข้อความไปยังการเชื่อมต่อที่เกี่ยวกับการค้นหางาน

ในอีเมลเหล่านี้คุณจะต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่น่าอับอาย (เช่นสะกดชื่อของใครบางคน) นอกจากนี้คุณยังต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เขียนบันทึกที่ได้รับการตอบกลับ อ่านข้อมูลเกี่ยวกับมารยาทอีเมลรวมถึงคำแนะนำในการสร้างคำทักทาย

เคล็ดลับในการหัตถกรรมอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

มุ่งมั่นเพื่อความชัดเจนในหัวเรื่องของคุณ เลือกสิ่งที่ตรงซึ่งระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณเช่น "เวลาการประชุมเปลี่ยนไป" หรือ "แบบสอบถามอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ" หลีกเลี่ยงการแครอทกับทีเซอร์เช่น "ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบ … " ที่พยายามล่อลวงการอ่านให้เปิดอีเมลเพื่อให้ได้ตามที่คุณต้องการ

คนมักตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลหรือไม่ขึ้นอยู่กับหัวเรื่องดังนั้นเลือกที่ระบุวัตถุประสงค์ของคุณไว้อย่างชัดเจน

ใช้คำทักทายเป็นมืออาชีพ รวมคำทักทายที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์และผู้รับ มีคำทักทายที่ยอมรับได้ในอีเมลที่ไม่ได้ใช้เป็นจดหมายธรรมดาและคำทักทายที่ใช้สำหรับทั้งสองคน

เลือกคำทักทายตามความรู้ที่คุณเขียนและประเภทของข้อความที่คุณกำลังเขียน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนคนที่คุณรู้จัก "Hi Jim" เหมาะสม "Dear Mr. / Ms. Smith" จะเหมาะสมเมื่อสมัครงานหรือเขียนจดหมายธุรกิจ

หลีกเลี่ยงการเปิดอีเมลด้วย "hey" ซึ่งเป็นข้อมูลที่ไม่เป็นทางการและโดยทั่วไปไม่ได้ใช้ในที่ทำงาน

นอกจากนี้ยังอายจาก "Hi folks" หรือ "Hi guys" แม้ว่าลักษณะของอีเมลของคุณจะผ่อนคลาย

นี่คือตัวอย่างคำทักทายที่จะใช้ :

• Dear Firstname Lastname (ทำงานได้ดีถ้าคุณไม่ทราบเพศของบุคคลที่คุณเขียน )
• Dear Firstname (เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก)
• สวัสดีชื่อ (เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก)
• เรียนนาย / นางสาว นามสกุล
• เรียนนาย / นางสาว ชื่อนามสกุล
• Dear Dr. Lastname
• ผู้ที่อาจกังวล
• Dear Human Resources Manager
• Dear Pride Manager

เพิ่มที่อยู่อีเมลล่าสุด ถ้าคุณไม่มีตัวเลือกในการยกเลิกการส่งอีเมลให้เพิ่มที่อยู่สุดท้ายหากคุณมีแนวโน้มจะมีนิ้วเรียกอย่างรวดเร็ว ใส่ชื่อผู้รับเฉพาะเมื่อคุณมั่นใจว่าอีเมลพร้อมใช้งานแล้ว

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด "reply all" เก่า ๆ ดูนิ้วที่ทริกเกอร์เมื่อกดปุ่มตอบทั้งหมด พิจารณาว่าทุกคนในรายการจำเป็นต้องอ่านสิ่งที่คุณต้องพูดหรือไม่ นอกจากนี้โปรดระวังอีเมลที่เก่ากว่าในห่วงโซ่ที่อาจคุณอาจไม่ต้องการใครสักคนในการตอบกลับรายการทั้งหมดเพื่อดู

ง่ายไปกว่าอารมณ์ขัน อารมณ์ขันอาจดูยากในอีเมลเนื่องจากเสียงของคุณจะไม่จำเป็นต้องส่องผ่าน หากปราศจากภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าหรือจังหวะอารมณ์ขันอาจตกหลุมหรืออ่านไม่ได้โดยไม่รู้ตัว เล่นให้ปลอดภัยและปล่อยทิ้งไว้

พิสูจน์อักษร! อย่าทำผิดพลาดในการคิดว่าผู้คนจะให้อภัยการพิมพ์ผิดในอีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือข้อผิดพลาดที่คาดว่าจะเกิดขึ้นหากคุณพิมพ์บนโทรศัพท์ของคุณ คุณอาจได้รับการตัดสินอย่างรุนแรงโดยข้อผิดพลาดในอีเมลของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขากำลังอาละวาด อย่าพึ่งพาตัวตรวจการสะกดคำซึ่งมักจะเลือกคำที่ผิดสำหรับคุณ - ตรวจสอบอีเมลของคุณเหมือนกับว่าคุณต้องการเป็นเอกสารสำคัญ

โดยเฉพาะโปรดตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งว่ามีการสะกดชื่อคนอย่างถูกต้องหรือไม่

อย่าใช้ emojis หรืออีโมติคอน ข้อความอีเมล์มีลักษณะคล้ายข้อความมากขึ้นเรื่อย ๆ ข้อความในที่ทำงานบางครั้งอาจรวมถึง emoji แบบ "thumbs-up" หรือใบหน้ายิ้ม แม้ว่าพวกเขาจะกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นหลีกเลี่ยง emojis และอีโมติคอนในการติดต่ออย่างเป็นทางการ (เคล็ดลับ: ถ้าคำทักทายอีเมลของคุณใช้นามสกุลเป็นสัญลักษณ์ที่แน่ใจว่าคุณควรปล่อยอารมณ์และอีโมติคอนออก)

อย่าลืมว่าอีเมลนั้นมีอยู่ตลอดไป คิดสองครั้งก่อนจะส่งอีเมลบางสิ่งบางอย่างหรือเป็นความลับยิงคนผ่านทางอีเมลดูหมิ่นใครบางคนหรือตอบโต้ด้วยความโกรธ

การติดต่อกันแบบนั้นอาจทำได้ดีกว่าด้วยตัวเอง กฎยี่สิบสี่ชั่วโมงเป็นสิ่งที่ดี หากคุณไม่แน่ใจว่าควรส่งข้อความหรือไม่รอจนถึงวันรุ่งขึ้นเพื่อตัดสินใจ อีกกฎง่ายๆ: อย่าเขียนอะไรในอีเมลที่คุณไม่ต้องการที่จะแบ่งปันต่อสาธารณชน (ในการทับถมการพูดหรือบนโซเชียลมีเดีย)

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนและส่งอีเมล: มารยาทในการให้บริการอีเมลสำหรับผู้หางาน | คำทักทายและคำทักทายของจดหมาย