การปรับปรุงอัตราการเข้าร่วมการสัมภาษณ์จากภายนอก

การออกจากการสัมภาษณ์เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับความคิดเห็นที่แท้จริงและซื่อสัตย์จากพนักงาน ข้อเสียคือต้องใช้เวลาพอสมควรในการสร้างข้อมูลจำนวนมากจากการสัมภาษณ์ทางออก การเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วมของคุณจะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่สามารถดำเนินการได้เร็วกว่าในบทสัมภาษณ์ของคุณ

อัตราการเข้าร่วมที่ดีสำหรับการสัมภาษณ์ทางออกคืออะไร?

การวิจัยพบว่าอัตราการตอบกลับโดยเฉลี่ยสำหรับการสัมภาษณ์ทางกระดาษและดินสออยู่ที่ประมาณ 30-35%

ซึ่งหมายความว่า บริษัท ที่มีพนักงาน 2000 คนและมีอัตราการหมุนเวียน 15% คาดว่าจะได้รับสัมภาษณ์ประมาณ 100 เรื่องที่ได้รับจากการสัมภาษณ์ต่อปี ในระดับการมีส่วนร่วมนี้องค์กรจะได้รับการตอบรับจากชุมชนเพียง 5% ของจำนวนพนักงานทั้งหมด

ด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยคุณจะสามารถเพิ่มอัตราการตอบกลับเป็นสองเท่าได้ 65% หรือดีกว่าเป็นเป้าหมายที่ดีสำหรับการมีส่วนร่วมในการสัมภาษณ์ออก นี้สามารถทำได้ด้วยการสัมภาษณ์ออกจากกระดาษและดินสอสัมภาษณ์ออนไลน์บนเว็บและออกจากการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์

การวัดการมีส่วนร่วมของคุณในการสัมภาษณ์ทางออก

ในการวัดอัตราการตอบสนองของคุณให้หารจำนวนการสัมภาษณ์ที่เสร็จสมบูรณ์โดยจำนวนพนักงานที่คุณขอให้สัมภาษณ์ทางออก หมายเลขที่สองควรเท่ากับจำนวนรวมของการยุติ แต่เนื่องจากเหตุผลในทางปฏิบัติโดยทั่วไปแล้วจะไม่เป็นเช่นนี้

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีการสัมภาษณ์จบจาก 125 คนจาก 300 คนที่คุณขอให้จบการสัมภาษณ์ทางออกให้คุณอัตราการเข้าร่วมของคุณเท่ากับ 125/300 ซึ่งเท่ากับ 416 หรือ 41.6%

เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีการที่ดีในการติดตามการมีส่วนร่วมแบบนี้ อย่างน้อยคุณต้องการติดตามอัตราการมีส่วนร่วมในช่วงเริ่มต้นของโครงการปรับปรุงและจากนั้นเป็นระยะ ๆ หลังจากนั้น

สถานการณ์ในอุดมคติคือการรักษาค่าเฉลี่ยที่ใช้อยู่ซึ่งคุณสามารถดูได้เป็นประจำ

หมายเลขเรียลไทม์นี้แจ้งเตือนคุณให้ตกงาน (หรือเพิ่มขึ้น) ในการมีส่วนร่วมของพนักงานในการสัมภาษณ์ทางออก ระบบการจัดการการสัมภาษณ์ทางออนไลน์ควรทำเพื่อคุณโดยอัตโนมัติ

บริษัท ขนาดใหญ่อาจต้องการติดตามอัตราการเข้าร่วมแยกกันสำหรับ บริษัท ย่อยหน่วยงานขนาดใหญ่หรือภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ บริษัท ขนาดกลางถึงขนาดทั่วไปสามารถได้รับประโยชน์จากอัตราการมีส่วนร่วมโดยรวมสำหรับองค์กร

หากคุณตัดสินใจว่าอัตราการมีส่วนร่วมในการออกจากการสัมภาษณ์ของคุณอาจมีการปรับปรุงขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์กระบวนการออกจากการสัมภาษณ์ปัจจุบันของคุณ สองประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับการทบทวนคือ:

ทำไมพนักงานถึงเลือกที่จะไม่ให้สัมภาษณ์จบ?

1. มีปัญหาด้านลอจิสติกส์ที่ทำให้ทรัพยากรมนุษย์ไม่สามารถให้ข้อมูลแก่พนักงานได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพหรือไม่?
2. พนักงานที่ไม่จบบทสัมภาษณ์

เหตุผลบางประการที่พนักงานเลือกที่จะไม่ให้ออกจากการสัมภาษณ์ทางออกคือ:

การออกจากการสัมภาษณ์ยาวเกินไป

• คำถามเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ออกจะทำให้เกิดความสับสนหรือบุกรุกโดยส่วนตัว
• พนักงานไม่เชื่อว่าจะมีการอ่านหรือสร้างความแตกต่างให้กับการสัมภาษณ์ทางออก
• พนักงานกลัวผลกระทบ
• พนักงานรู้สึกโกรธที่ บริษัท
• พนักงานเลื่อนเวลาหรือลืมไป
• กระบวนการนี้ทำได้ยากหรือไม่สะดวก
• หากคุณกำลังใช้แบบสำรวจสัมภาษณ์ทางออกด้วยคำถามที่ได้รับการจัดอันดับคำถามที่ 35-60 คำถามเกี่ยวกับระยะเวลาการสำรวจที่ถูกต้อง กว่า 60 คำถามเริ่มรู้สึกไม่สบายและยาวนานสำหรับพนักงาน หากคุณมีคำถามมากกว่า 70 ข้อคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์ทางออกอย่างน้อยที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

ทบทวนคำถามการสัมภาษณ์ทางออกเพื่อความเรียบง่าย ใส่รองเท้าพนักงานและถามตัวเองว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรในการตอบคำถาม หลีกเลี่ยงคำถามสัมภาษณ์ทางออกมากมายที่ขอความรู้สึกและอารมณ์

พนักงานจำนวนมากไม่ค่อยสอดคล้องกับความรู้สึกของตน (หรือว่าพวกเขาอาจไม่ต้องการแชร์กับคุณ) เป็นเรื่องง่ายสำหรับพนักงานที่ให้คะแนนประสิทธิภาพของกระบวนการมากกว่าที่พวกเขารู้สึกเกี่ยวกับกระบวนการ

ความคิดเห็นเกี่ยวกับการออกจากงานที่ถูกเพิกเฉย

พนักงานจะไม่ทำการสัมภาษณ์เสร็จสิ้นหากพวกเขาเชื่อว่าข้อเสนอแนะที่เขาให้ไว้จะไม่ถูกอ่านหรือจะถูกเพิกเฉยทันที สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณให้ความสำคัญกับข้อเสนอแนะ เมื่อคุณทำการปรับปรุงตามคำแนะนำจากการสัมภาษณ์ทางออกอย่ากลัวที่จะบอกพนักงานว่าแนวคิดมาจากไหน

เมื่อเวลาผ่านไปพนักงานจะได้เรียนรู้ว่าคุณจะฟัง เมื่อสิ่งนี้กลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรแล้วคุณสามารถมั่นใจได้ในความคิดและคำแนะนำและคำติชมที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์

ผลกระทบจากความคิดเห็นที่ซื่อสัตย์>

นอกจากนี้ควรทำความเข้าใจกับพนักงานว่าข้อเสนอแนะที่ซื่อสัตย์จะไม่ส่งผลต่อผลกระทบ คำชี้แจงในการสัมภาษณ์ทางออกไม่ควรใช้เพื่อป้องกันไม่ให้มีคุณสมบัติเหมาะสมในการเช่าซื้อในอนาคต

มีผู้เชี่ยวชาญหลายคนที่บอกว่าพนักงานไม่ซื่อสัตย์ในแบบฟอร์มการสัมภาษณ์ออกของพวกเขาหรือไม่ควรทำอย่างใดอย่างหนึ่งเลย อ้างว่า บริษัท ใช้ข้อมูลนี้กับพนักงาน ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์รู้ว่านี่เป็นเรื่องไร้สาระอย่างไรก็ตามพวกเขายังคงต้องต่อสู้กับการรับรู้ความรู้สึกที่ไม่มีมูลนี้

พนักงานโกรธความคิดเห็น

พนักงานที่โกรธแค้นกับ บริษัท อาจรู้สึกว่าตนเองไม่ต้องการช่วยเหลือโดยเข้าร่วมในการสัมภาษณ์ทางออก คุณสามารถกระตุ้นให้พนักงานเหล่านี้ระบายความโกรธของพวกเขาในการสัมภาษณ์ทางออก หลายคนโกรธพนักงานเหล่านี้ตื่นเต้นกับโอกาสที่จะได้ยินเสียงของพวกเขา - โดยเฉพาะถ้าพวกเขารู้ว่ามันจะได้ยินโดยผู้บริหารระดับสูง

กระบวนการที่สะอาดและเรียบง่ายเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นแบบบนเว็บหรือกระดาษและดินสอรูปแบบการสัมภาษณ์ออกจะต้องมีรูปแบบการสำรวจที่ใช้งานง่ายและเข้าใจง่าย

ปัญหาด้านลอจิสติกส์ถือเป็นพื้นที่หลักที่สองสำหรับการทบทวนในกระบวนการสัมภาษณ์ของคุณ โดยทั่วไปการเชื่อมโยงที่อ่อนแอในกระบวนการใด ๆ และการออกจากการสัมภาษณ์จะไม่มีข้อยกเว้น การตรวจสอบของคุณควรรวมถึงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เริ่มต้นเมื่อพนักงานแจ้งให้ทราบและสิ้นสุดเมื่อพนักงานส่งการสัมภาษณ์ทางออก

การตรวจสอบขั้นตอนการสัมภาษณ์ของคุณออก

คุณสามารถเริ่มต้นการตรวจสอบกระบวนการสัมภาษณ์ทางออกได้โดยการค้นหาข้อมูลต่อไปนี้

พนักงานทั่วไปแจ้งให้ทราบถึงเจตนาที่จะบอกเลิกได้อย่างไร?

• ใครเป็นคนแรกที่ได้รับแจ้งและมีการแจ้งให้ทราบบ่อยเพียงใด?
• ใครบอกว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลและอย่างไร? หลังจากที่พนักงานแจ้งให้ทราบล่วงหน้าจะมีการแจ้ง HR หรือไม่? ใครใน HR ได้รับการแจ้งเตือนก่อน
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเริ่มต้นการสัมภาษณ์ทางออก เมื่อไรคนนี้จะได้รับแจ้งเรื่องการเลิกจ้างของพนักงาน?
• พนักงานที่ได้รับแจ้งการสัมภาษณ์ออกอย่างไร? โดยใคร? วิธีการใด? เมื่อ?
• มีความเป็นเจ้าของทรัพยากรบุคคลที่ชัดเจนในกระบวนการออกจากงานหรือไม่? ผู้ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนนี้เข้าใจความสำคัญและความเร่งด่วนของการสัมภาษณ์ที่ออกมาหรือไม่?
• พนักงานบอกอะไรเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ทางออก พวกเขาได้รับการสนับสนุนให้ดำเนินการสัมภาษณ์ทางออกอย่างไร พนักงานบอกมากกว่าหนึ่งครั้งและในมากกว่าหนึ่งวิธี?
• การสัมภาษณ์ทางออกทำได้ง่ายหรือไม่?
• พนักงานจะเสร็จสิ้นการสัมภาษณ์ตอนไหนและที่ไหน? มีการเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นได้ง่ายหรือไม่?
• พนักงานมีความเป็นส่วนตัวที่จะทำแบบสัมภาษณ์ให้เสร็จสิ้นได้หรือไม่ถ้าพวกเขากำลังทำงานในที่ทำงาน?
• ผู้บังคับบัญชาและผู้จัดการมีส่วนสนับสนุนกระบวนการสัมภาษณ์หรือไม่? พวกเขากลัวเกี่ยวกับการรับข้อเสนอแนะเชิงลบจากพนักงานหรือไม่? คุณกำลังพึ่งพาผู้บังคับบัญชาที่น่ากลัวเพื่อถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ทางออกกับพนักงานหรือไม่?
• พนักงานสามารถส่งบทสัมภาษณ์ได้หรือไม่?
• ตรวจสอบแต่ละคำถามในการตรวจสอบข้างต้นและดูอย่างหนักในกระบวนการสัมภาษณ์ออกของคุณ กำหนดสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงแต่ละพื้นที่เหล่านี้ หลังจากที่คุณทบทวนเสร็จแล้วคุณสามารถเริ่มทำการปรับปรุงได้ทันที

การวัดกระบวนการออกจากการสัมภาษณ์ของคุณอีกครั้ง

การเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่คุณทำจะช่วยให้อัตราการมีส่วนร่วมเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดอย่างรวดเร็ว คนอื่น ๆ จะต้องใช้เวลามากขึ้นในการเพาะเลี้ยงวัฒนธรรมของ บริษัท ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัดอัตราการเข้าร่วมของคุณอีกครั้งในสามเดือนหกเดือนเก้าเดือนและ 12 เดือน เมื่อทำเครื่องหมายสิบสองเดือนคุณควรคาดหวังว่าจะเห็นอัตราการมีส่วนร่วมในการสัมภาษณ์ออกจากโรงละครมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีข้อมูลเพิ่มเติมที่สามารถนำมาใช้เพื่อ จำกัด การหมุนเวียนและเพิ่มการเก็บรักษาพนักงานได้

บทสรุป

คุณสามารถเพิ่มมูลค่าของการสัมภาษณ์ออกอย่างมีนัยสำคัญโดยการเพิ่มจำนวนพนักงานที่บอกเลิกงานที่เข้าร่วมในกระบวนการออกจากการสัมภาษณ์ การตรวจสอบและปรับปรุงทั้งเนื้อหาและโครงสร้างของการสัมภาษณ์ทางออกพร้อมกับกระบวนการภายในของคุณเองทำให้คุณสามารถเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วมของคุณได้มากขึ้น

สุดท้ายพิจารณาความเป็นไปได้ว่าการสัมภาษณ์กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในปัจจุบันอาจไม่เพียงช่วยเพิ่มอัตราการเข้าร่วมของคุณ แต่ให้ข้อมูลที่ดีขึ้น คุณไม่สามารถประเมินค่าของคำถามที่ติดตามได้

ดูคำถามแนะนำการสัมภาษณ์ที่แนะนำ