การจัดทำ W-2 ค่าจ้างและภาษี

ฟอร์ม W-2 คืออะไร?

แบบฟอร์ม W-2 รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างของพนักงานที่จ่ายในปีปฏิทินก่อนหน้าและหัก ณ ที่จ่ายจากค่าจ้างเหล่านี้รวมทั้งข้อมูลเกี่ยวกับผลประโยชน์และการหักเงินอื่น ๆ จากค่าจ้าง

เมื่อครบกำหนด W-2 Forms?

W-2s เกิดจากพนักงาน ภายในสิ้นเดือนมกราคมในปีปฏิทินก่อนหน้า หากวันที่ 31 มกราคมเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดรายงานจะครบกำหนดในวันทำการถัดไป ต่อไปนี้คือ รายงานภาษีเงินเดือนปลายปีที่ครบกำหนดเนื่องจากวันที่ปีปัจจุบัน

999 W-2 เป็นแบบฟอร์มการจัดการด้านความปลอดภัยทางสังคมภายในวันที่ 31 มกราคมหลังจากที่คุณได้รับแบบฟอร์ม W-2 แก่พนักงานแล้วคุณต้องส่งแบบฟอร์มเหล่านี้พร้อมกับแบบฟอร์มการโอนเงิน W -3 ไปยัง Social Security Administration (SSA)

กำหนดเวลาในเดือนมกราคมเป็นความพยายามที่จะระงับการฉ้อโกงทางภาษี แต่ก็หมายความว่าคุณควรจะมอบฟอร์ม W-2 ให้กับพนักงานในช่วงต้นเดือนมกราคมเพื่อให้พวกเขามีโอกาสที่จะดูพวกเขาก่อนที่จะยื่นคำร้อง การแจกจ่ายให้กับพนักงานก่อนหน้านี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดในแบบฟอร์ม W-2 ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องยื่นแก้ไข W-2

การรวบรวมข้อมูลเพื่อเตรียมแบบฟอร์ม W-2

ข้อมูลสำหรับแบบฟอร์มนี้มาจากสมุดรายวันเงินเดือนของคุณซึ่งจะแสดงผลรวมประจำปีสำหรับพนักงานแต่ละคนสำหรับค่าจ้างและหัก ณ ที่จ่ายพร้อมกับการหักเงิน สำหรับแผนการรักษาพยาบาลบัญชีออมทรัพย์สุขภาพและรายการอื่น ๆ

ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อเตรียมแบบฟอร์ม W-2 เหล่านี้

ความยาก:

เฉลี่ย

ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานและจำนวนการหักเงินและการชำระเงินเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นวิธีเตรียมแบบฟอร์ม W-2

ข้อมูลผู้ว่าจ้าง สำหรับแต่ละ W- 2 คุณเตรียมคุณจะต้องรวมข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ: หมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) และชื่อนายจ้างและที่อยู่

หมายเลขควบคุม
คุณอาจต้องการเพิ่มหมายเลขควบคุมภายในในแต่ละ W-2 หากคุณจ่ายเงินให้กับพนักงานจำนวนมาก คุณสามารถสร้างหมายเลขด้วยตัวคุณเองหรือซอฟต์แวร์การเตรียมเงินเดือนของคุณอาจสร้างหมายเลขนี้ได้

รายได้ของพนักงาน
คุณจะต้อง

รวมค่าจ้างเคล็ดลับและค่าชดเชยอื่น ๆ (Box 1) นี่คือค่าจ้างขั้นต้นสำหรับพนักงานรายชั่วโมงและเงินเดือนทั้งหมด จำนวนเงินหัก ณ ที่จ่ายทั้งหมด (กล่อง 2) ค่าจ้างประกันสังคมทั้งหมด (สูงสุดประกันสังคม) (กล่อง 3) การจ่ายเงินบางส่วนจะไม่รวมอยู่ในค่าประกันสังคมดังนั้นคุณจะต้องลดจำนวนเงินลงตามจำนวนเงินเหล่านี้

• รวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายประกันสังคม (Box 4)
• รวมค่าจ้างและเคล็ดลับ Medicare (เช่นเดียวกับค่าจ้างทั้งหมด) (กล่อง 5)
• หักภาษี Medicare (Box 6) เงินจำนวนนี้รวมถึงจำนวนเงินภาษี Medicare เพิ่มเติมสำหรับพนักงานที่ได้รับค่าแรงสูง
• เคล็ดลับด้านการประกันสังคม (กล่อง 7) และเคล็ดลับการจัดสรร (กล่อง 8)
• ต่อไปคุณจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและค่าจ้างรวมและการหัก ณ ที่จ่ายสำหรับพนักงานแต่ละคนในปีที่ผ่านมา:
• การชำระเงินอื่น ๆ
• คุณอาจได้จ่ายเงินล่วงหน้า EIC (เครดิตรายได้) (กล่อง 9) และสิทธิประโยชน์ที่ได้รับการดูแล (กล่อง 10) ที่จ่ายให้กับพนักงาน

1. ข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าร่วมโครงการเกษียณอายุพนักงานตามกฎหมาย

2. ในแต่ละ W-2 คุณต้องเลือกช่องที่เหมาะสมหากพนักงานมีส่วนร่วมในแผนเกษียณอายุ (กล่อง 13) หรือแผนที่ไม่ผ่านการรับรอง (กล่อง 11) (กล่อง 13) หรือถ้าพนักงานได้รับเงินค่าเลี้ยงดูจากบุคคลที่สาม (กล่อง 13 กล่อง กล่อง 12

3. กล่อง 12 เป็นจำนวนเงินสำหรับการชดเชยหรือการรายงานอื่น ๆ เพื่อใส่ลงในกล่อง 1-4 บางส่วนของข้อมูลที่พบมากที่สุดสำหรับกล่อง 12:
   การประกันสังคมที่ถูกเก็บออก, การเกษียณอายุทางรถไฟ (RRTA) หรือภาษี Medicare, คำแนะนำหรือประกันชีวิตกลุ่ม

4. การชะลอการเลือกไป 401 (k), 403 (b) และการเกษียณอายุที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอื่น ๆ
   การจ่ายเงินค่าเลี้ยงดูที่ไม่ต้องเสียภาษี

   • การชำระเงินจากร่มชูชีพสีทอง
   • ค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายที่หักล้างไม่ได้หักออก
   • เงินสมทบบัญชีออมทรัพย์ทางการแพทย์หรือบัญชีออมทรัพย์สุขภาพ
   • เงินบริจาคภายใต้โครงการ Roth ภายใต้ 401 (k) หรือ 403 (b) แผน
   • ค่าประกันสุขภาพที่ได้รับจากนายจ้างซึ่งใช้รหัส DD ตามข้อกำาหนดในการรายงานของบัญชีแจ
   • กล่อง 14
   • ในกล่อง 14 สำหรับการหักเงินหรือค่าชดเชยอื่น ๆ ที่ต้องเปิดเผยแก่พนักงานเพื่อขอคืนภาษี ตัวอย่างเช่น
   • เงินบำนาญหลังหักภาษี
   • การคืนเงินอัตโนมัติ ภาษีพิเศษสำหรับ California, New York, New Jersey และ Washington

5. เงินสมทบการกุศลหักจากเงินเดือนของพนักงาน
   การหักเงินประกันสุขภาพและการหักเงินค่าสวัสดิการ > หักค่าคอมมิชชั่น (สำหรับค่าเครื่องแบบ)

   • การหักค่าคอมมิชชั่นของสหภาพ
   • รายได้ที่ไม่ต้องเสียภาษี
   • ค่าพาหนะที่รวมอยู่ในค่าจ้าง (100% ของมูลค่าค่าเช่ายานพาหนะที่จัดไว้ให้แก่พนักงานและรวมอยู่ในค่าแรง Box 1)
   • ยังเป็นช่องสำหรับรายการ "อื่น ๆ ที่ไม่ใช่ในรายการ" ที่คุณได้หักออกจากพนักงาน
   • ข้อมูลสถานะและท้องถิ่น
   • ในส่วนนี้คุณจะป้อนข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างของรัฐและท้องถิ่นและหัก ณ ที่จ่าย ป้อน:
   • โปรดสังเกตว่ามีพื้นที่ว่างสำหรับรัฐสองแห่งและสองตำแหน่งที่ตั้งในแบบฟอร์ม ถ้ามีคนทำงานในมากกว่าสองรัฐหรือท้องที่ในระหว่างปีให้ใช้ W-2 ที่สองเพื่อรวมข้อมูลเพิ่มเติม
   • รหัสรัฐสองรัฐและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจของคุณ (ตรวจสอบกับแผนกรายได้ของรัฐ) (กล่อง 15)
   • ค่าจ้างของรัฐ (กล่อง 16)
   • หักภาษีเงินได้ของรัฐ (กล่อง 17) < ตรวจสอบความถูกต้อง

6. ใช้เวลาในการตรวจสอบว่าข้อมูลที่คุณกำลังนำเสนออยู่ (9)> ภาษีท้องถิ่น (ถ้ามี) ภาษีท้องถิ่นหักภาษี (กล่อง 19)
   ชื่อท้องถิ่น (กล่อง 20)

   ให้กับพนักงาน (และท้ายที่สุดคือการบริหารความมั่นคงทางสังคมและ IRS) มีความถูกต้อง ตรวจสอบยอดรวมเงินเดือนของคุณสำหรับปีและใช้ W-3 เพื่อรับรองความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดที่คุณกำลังส่ง

   • แบบฟอร์มที่พิมพ์ล่วงหน้า
   • หากคุณกำลังพิมพ์แบบฟอร์ม W-2 ของคุณเองคุณอาจจะได้รับมาจากหลายแหล่ง:
   • W-2 เป็นแบบฟอร์มหลายส่วน นี่คือหน้าเว็บของแบบฟอร์มนี้:
   • เว็บไซต์ของ IRS Forms Order (ใช้เวลา 7-15 วัน)
   • ผู้จัดจำหน่ายแบบฟอร์มออนไลน์หรือสำนักงานจัดหาอุปกรณ์
   • สำเนา A ไปที่ Social Security Administration สำเนา A มักจะพิมพ์เป็นสีแดง

7. สำเนา 1 คือสำหรับเมืองรัฐหรือท้องที่
   สำเนา B สำหรับการยื่นแบบแสดงรายการภาษีของรัฐบาลกลาง

8. สำเนา C สำหรับบันทึกของพนักงาน
   สำเนา 2 เป็นสำเนาอีกฉบับหนึ่งสำหรับเมืองอื่นรัฐ หรือท้องที่

   สำเนา D เป็นข้อมูลสำหรับนายจ้าง

   • พิมพ์ W-2s
   • พิมพ์แบบฟอร์มตรวจสอบเพื่อดูว่าสอดคล้องกับรูปแบบที่พิมพ์ไว้ก่อนแล้วแต่กรณี
   • แจกจ่าย W-2s
   • ให้ลูกจ้าง: สำเนา B, C, 1, และ 2
   • ไปยัง Social Security Administration - สำเนา A. SSA กำหนดให้คุณต้องส่งสำเนา A จาก W-2 ของพนักงานแต่ละคน พร้อมกับฟอร์ม W-3 ภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์
   • เก็บสำเนา D ไว้เพื่อบันทึกของคุณ
   • ยังคงสับสนเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-2 หรือไม่?
   • คำตอบสำหรับคำถามของคุณเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-2 2011

9. คำแนะนำในการจัดเตรียมฟอร์ม W-2
   หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของธุรกิจของคุณไม่ใช่หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีขายของรัฐของคุณ หลายรัฐใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีรัฐบาลกลาง (EIN) และเพิ่มตัวเลขลงในตอนท้าย ตรวจสอบกับแผนกข้อมูลรายได้ของรัฐของคุณ

10. รายได้ทิป

    • รายได้ทิปลูกจ้างจะต้องเสียภาษีประกันสังคมและภาษี Medicare รวมทั้งภาษี Medicare เพิ่มเติม
    • กล่อง 12 - มากกว่า 4 รายการ
    • ถ้าคุณมีกล่องมากกว่า 12 กล่องคุณจำเป็นต้องวางสิ่งของเพิ่มเติมไว้ใน W-2 ตัวที่สอง แต่ไม่รวมถึงค่าจ้างของพนักงานและหัก ณ ที่จ่ายในการเพิ่ม W-2 นี้

11. แบบฟอร์ม W-3, พร้อมกับสำเนา A จากแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงานทั้งหมดเป็นผลมาจากการจัดการความมั่นคงทางสังคมภายในวันที่ 31 มกราคมเมื่อคุณทำ W-3 เสร็จสิ้นและคุณมี W-2 ทั้งหมด ส่งแบบฟอร์มเหล่านี้ให้กับพนักงานโดยเร็วที่สุดเพื่อให้พวกเขามีโอกาสทบทวนแบบฟอร์ม หากพบข้อผิดพลาดคุณสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ก่อนที่คุณจะส่งรายงานฉบับรวมให้ SSA ภายในวันที่ 31 มกราคม

คำแถลงการณ์

1. ข้อมูลใน "วิธีการ" นี้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทั่วไปเพื่อช่วยในการรวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการ ต้องเตรียมและพิมพ์แบบฟอร์ม W-2 ไม่ใช่เพื่อเป็นคำแนะนำด้านภาษีและในทางนี้ข้อมูลนี้จะไม่ครอบคลุมหรือบอกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องมีในแบบฟอร์ม W-2 ของคุณ พูดคุยกับที่ปรึกษาด้านภาษีเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ
2. กลับไปที่ การจัดเก็บค่าจ้างขั้นสุดท้ายและรายงานภาษี