เรียนรู้วิธีจัดการรายงานการประชุม

รายงานการประชุมเป็นบันทึกย่อที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของการประชุมหรือการประชุม ผู้รับผิดชอบในการรวบรวมมักถามผู้เข้าร่วมรายหนึ่งว่ามีแนวโน้มที่จะทำภารกิจนี้ อยู่มาวันหนึ่งคนนั้นอาจจะเป็นคุณ! แม้ว่าจะไม่ใช่งานที่ยากลำบาก แต่ก็เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ตั้งแต่การประชุมนาทีเป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของสิ่งที่ transpired ความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็น คุณจะต้องจดบันทึกอย่างละเอียดว่าผู้คนจะต้องสามารถอ้างอิงได้ในภายหลังหากจำเป็น

ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดการงานนี้ได้อย่างกลมกลืน ค้นหาสิ่งที่ควรทำก่อนระหว่างและหลังการประชุม

ก่อนการประชุม

• เลือกเครื่องมือบันทึกของคุณ: สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตัดสินใจว่าคุณจะจดบันทึกอย่างไร คุณจะไปโรงเรียนเก่าและใช้ปากกาและกระดาษหรือจะไปใช้เทคโนโลยีและใช้คอมพิวเตอร์แล็ปท็อปแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน ตรวจสอบกับเจ้านายของคุณเพื่อดูว่าเขาหรือเธอต้องการให้คุณใช้วิธีใดวิธีหนึ่ง ไม่เป็นไปได้ แต่เป็นไปได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกทำงานได้ดีและมีการสำรองข้อมูลในกรณีที่ไม่สามารถใช้งานได้ ถ้าคุณนำแล็ปท็อปเช่นมีปากกาและกระดาษที่มีประโยชน์เช่นกัน คุณไม่ต้องการที่จะต้องหยุดการประชุมในขณะที่คุณค้นหาสิ่งที่จะเขียนในถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณล่ม
• อ่านวาระการประชุมก่อนเริ่มการประชุม จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดร่างสำหรับนาทีของคุณได้ ปล่อยให้บางส่วนด้านล่างแต่ละรายการในนั้นและเขียนบันทึกย่อของคุณมี การทำเช่นนี้จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นเพียงเล็กน้อยตราบเท่าที่ผู้ดำเนินการประชุมยังคงเข้าร่วมวาระการประชุม

ระหว่างการประชุม

ผ่านรอบแผ่นงานและตรวจสอบว่าทุกคนเข้าสู่ระบบคุณจะต้องใส่รายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ

• ให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครคือใคร ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถระบุผู้ที่พูดและบันทึกข้อมูลดังกล่าวได้อย่างถูกต้อง
• โปรดสังเกตเวลาที่เริ่มการประชุม
• อย่าพยายามเขียนความคิดเห็นทุกข้อ ไม่เป็นไรรวมเฉพาะความคิดหลัก ระวังอย่าให้ออกจากรายการที่คุณไม่เห็นด้วย อคติของคุณไม่ควรมีอิทธิพลต่อคุณ จำไว้ว่านี่เป็นบัญชีอย่างเป็นทางการไม่ใช่ความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น!
• เขียนบทคัดย่อทั้งหมดผู้ทรงสร้างขึ้นและผลการลงมติถ้ามี คุณไม่จำเป็นต้องเขียนผู้ที่สนับสนุนการเคลื่อนไหว กฎขององค์กรของคุณอาจแตกต่างไปจากเดิมดังนั้นโปรดตรวจสอบความถูกต้องก่อน
• ถ้าการโหวตหรือการอภิปรายใด ๆ ถูกเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงการประชุมครั้งถัดไปให้จดไว้
• บันทึกเวลาสิ้นสุดของการประชุม
• หลังจากการประชุม

พิมพ์นาทีโดยเร็วที่สุดหลังการประชุมในขณะที่ทุกอย่างยังคงสดอยู่ในใจของคุณ หากพบข้อผิดพลาดในบันทึกย่อของคุณหรือหากมีคำถามคุณสามารถทำความสะอาดได้โดยเร็วโดยพูดคุยกับผู้เข้าร่วมรายอื่น ๆ

ในสำเนาขั้นสุดท้ายของรายงานรวมถึงชื่อองค์กรชื่อของคณะกรรมการประเภทของการประชุม (รายวันรายสัปดาห์รายเดือนรายปีหรือพิเศษ) และวัตถุประสงค์ของรายงาน

• ให้เวลาที่เริ่มและสิ้นสุด
• ให้รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและบันทึกเกี่ยวกับผู้ที่ดำเนินการประชุม นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุได้ที่นี่ว่าคุณใช้เวลานาที ใส่ชื่อของคุณในรายชื่อผู้เข้าร่วมและในวงเล็บหลังจากชื่อของคุณบอกว่าคุณได้รับนาที อีกทางเลือกหนึ่งคือเมื่อท้ายเอกสารคุณสามารถลงชื่อออกได้โดยการเขียน "ส่งตามลำดับโดย" ตามด้วยชื่อของคุณ
• อ่านหลักฐานก่อนที่จะส่ง ขอให้คนอื่นเข้าร่วมดูพวกเขาด้วยเช่นกัน เขาหรือเธอจะสามารถแจ้งให้คุณทราบหากบังเอิญคุณทิ้งอะไรบางอย่างไว้
• ส่งให้ผู้ที่ดำรงตำแหน่งเว้นแต่จะได้รับคำสั่งให้ทำอย่างอื่น