การเขียนจดหมายแนะนำ

จดหมายแนะนำมีบทบาทเฉพาะในโลกของทรัพยากรมนุษย์และการจ้างงาน บางครั้งจำเป็น แต่ไม่ต้องการ นายจ้างมักจะพูดคุยโดยตรงกับผู้บังคับบัญชาเดิมของพนักงานที่คาดหวังของพวกเขา อย่างไรก็ตามนายจ้างตระหนักดีว่าการสื่อสารโดยตรงไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปได้เสมอไปเพราะฉะนั้นความสำคัญของหนังสือแนะนำ

พนักงานเสียการติดตามผู้บังคับบัญชาเมื่อพวกเขาย้ายเปลี่ยนงานหรือเกษียณอายุ

ธุรกิจย้ายและปิดหรือควบกิจการหรือได้มา แผนกทรัพยากรบุคคลสูญเสียบันทึก

แม้แต่พนักงานที่พยายามติดต่อกับผู้บังคับบัญชาก่อน ๆ เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีศักยภาพและเตรียมข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบอ้างอิงอาจทำให้ผู้สนับสนุนของพวกเขาเสียเวลา หนึ่งในความพยายามของฉันที่จะได้รับการอ้างอิงเกี่ยวกับพนักงานที่มีศักยภาพฉันพบหนึ่ง บริษัท ออกจากธุรกิจหนึ่งผู้บังคับบัญชาย้ายไปยังสถานที่ที่ไม่รู้จักและหนึ่งผู้บังคับบัญชาที่เสียชีวิต โชคดีที่หนึ่งในสาม บริษัท นี้มีแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีประวัติพนักงานและสามารถยืนยันรายละเอียดการจ้างงานได้ แต่ก็ไม่มีอะไรอื่น

ฉันมีอารมณ์ผสมเกี่ยวกับจดหมายแนะนำ ตามที่ฉันระบุไว้ใน การตอบสนองต่อคำขอตรวจสอบการอ้างอิง จดหมายแนะนำจะใช้งานได้ตลอดไปและเนื้อหาของเอกสารอาจใช้ไม่ได้หลายปีหลังจากเขียนจดหมายแนะนำ แต่หนังสือแนะนำเป็นของขวัญที่มีศักยภาพสำหรับพนักงานที่มีคุณค่า

จดหมายแนะนำอาจช่วยคุณได้ในวันนี้ เขียนใน บริษัท เครื่องเขียนที่มีที่อยู่พิมพ์ที่ชัดเจนและโทรศัพท์หนังสือแนะนำให้เพิ่มบางครั้งที่จำเป็นในการรับรองของผู้สมัคร ในฐานะนายจ้างโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณคาดหวังถึงการเปลี่ยนแปลงเช่นฉันได้อธิบายไว้ในสถานการณ์ธุรกิจของคุณแล้วพนักงานที่ลาออกของคุณจะได้รับความกรุณา

จัดหาพนักงานด้วยหนังสือแนะนำ

เขียนจดหมายแนะนำ

จดหมายแนะนำอาจใช้งานได้ตลอดไปและเป็นภาพรวมของผลการปฏิบัติงานของพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ดังนั้นให้คิดและใส่ใจในการเขียนจดหมายแนะนำและข้อมูลที่หนังสือแนะนำของคุณนำเสนอ ปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท เกี่ยวกับหนังสือแนะนำหากนโยบายมีอยู่

ไม่ว่าในกรณีใด ๆ โปรดสอบถามแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเพื่ออ่านหนังสือแนะนำของคุณเพื่อให้คุณมั่นใจว่าคุณจะปกป้องผลประโยชน์สูงสุดของ บริษัท และของคุณเอง เขียนหนังสือแนะนำพนักงานตามหลักเกณฑ์เหล่านี้

• จัดเตรียมหนังสือคำแนะนำเกี่ยวกับ บริษัท เครื่องเขียนที่เป็นต้นฉบับด้วยที่อยู่ที่พิมพ์โทรศัพท์และข้อมูลการติดต่อเพิ่มเติมในรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน คุณสามารถจัดส่งหนังสือแนะนำเกี่ยวกับเครื่องเขียนในซองจดหมายสำหรับเขียนจดหมายให้กับพนักงานได้หลายชุด(อาจเป็นเหตุให้กีดขวางการปฏิบัติงานที่ไม่ดีในการถ่ายเอกสารจดหมายแนะแนวซ้ำ ๆ ตลอดไป)
• ให้คำแนะนำแก่นายจ้างเฉพาะรายที่ขอหนังสือแนะนำหรือผู้ที่พนักงานวางแผนส่งคำแนะนำ หากจดหมายแนะนำเป็นเรื่องทั่วไปให้ระบุจดหมายที่ต้องการ: "บุคคลที่อาจกังวล"
• ลงนามในหนังสือแนะนำทางด้านหมึกและใส่ชื่อตำแหน่งงานนามสกุลโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล
• เริ่มต้นด้วย: นี่คือจดหมายแนะนำสำหรับ: Employee's Name
• อธิบายความสัมพันธ์ของคุณกับพนักงานตำแหน่งงานของพนักงานและงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น "ฉันเป็นผู้บังคับบัญชาของมาร์คเมื่อเขาทำงานเป็นผู้ประกอบการเครื่องจักรการค้าที่มีฝีมือในแผนกเครื่องกลึงที่ Alcon Tool "
• สำหรับส่วนประกอบหลักของหนังสือแนะนำให้อธิบายความรับผิดชอบหลักของงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น "ความรับผิดชอบหลักของ Mark คือปฏิบัติการ x machine; การบำรุงรักษาเครื่องมือและอุปกรณ์ของ บริษัท สร้างพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยและเก็บรักษาไว้อย่างดี การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพเครื่องจักรและประสิทธิภาพการทำงาน ทำหน้าที่เป็นหัวหน้าทีมงานเปลี่ยนวัน; สนับสนุนฉันในฐานะผู้บังคับบัญชาแทนในกรณีที่ไม่มีของฉัน; และทำหน้าที่เป็นหัวหน้าทีมที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
• จากนั้นในส่วนของหนังสือแนะนำให้ประเมินโดยรวมของคุณเกี่ยวกับผลงานและคุณค่าของพนักงาน คำแถลงควรสะท้อนให้เห็นว่าการประเมินเป็นไปเพื่อประสิทธิภาพของ Mark ในเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น "Mark เป็นพนักงานที่มีค่าซึ่งทำงานได้ดีกว่าเกณฑ์ปกติเมื่อทำงานในแผนกของฉัน นี่เป็นสิ่งที่เห็นได้ชัดและได้รับการยอมรับจากบทบาทของเขาในการเป็นผู้นำ "
• ระบุว่าเหตุใด Mark จึงทิ้งงานของคุณไว้ในจดหมายแนะนําหากเหตุผลสนับสนุนให้โอกาสการจ้างงานของ Mark ต่อไป ตัวอย่างเช่น "เลือก Alcon Tool เพื่อรับตำแหน่งหัวหน้างานที่ บริษัท อื่น งานหัวหน้างานจะไม่สามารถใช้ได้ที่นี่เป็นเวลาหลายปี "
• เติมคำแนะนำให้กับโน้ตที่เป็นบวก ตัวอย่างเช่น "เราต้องเสียใจที่ได้เห็นมาร์คไป แต่อยากให้เขาทั้งหมดดีที่สุดในงานใหม่ของเขาในฐานะหัวหน้างาน "
• สุดท้ายระบุว่านายจ้างที่มีศักยภาพสามารถติดต่อคุณได้หากเขาต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ลงชื่อและกรอกจดหมายแนะนำ

นี่คือส่วนที่เหมาะสมของจดหมายแนะนำพนักงาน

สิ่งที่ไม่ควรเขียนในจดหมายแนะนำ

ข้อควรระวังบางอย่างเป็นไปตามลำดับก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายแนะแนวของพนักงาน เมื่อคุณเขียนจดหมายแนะนำไม่ได้ทำงบประเภทนี้ ไม่ได้:

• ให้รายละเอียดที่คุณอาจไม่ทราบแน่ชัดว่าอยู่นอกขอบเขตการจ้างงานของพนักงานกับ บริษัท ของคุณหรือไม่ ตัวอย่างเช่นอย่าตั้งชื่อ บริษัท ที่คุณเชื่อว่าพนักงานไปทำงาน คุณอาจไม่ทราบว่าพนักงานเคยทำงานที่นั่นหรือไม่ คุณบอกว่า Mark ยอมรับว่าเขาเป็นผู้บังคับบัญชา จดหมายแนะนำของคุณไม่ควรให้ข้อมูลที่ขัดแย้งซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาในภายหลังสำหรับพนักงานในการค้นหางานของตน
• คาดการณ์อนาคต ประสิทธิภาพเฉพาะที่คุณสามารถสังเกตได้คือประสิทธิภาพที่คุณได้รับในขณะที่พนักงานทำงานให้กับคุณ สิ่งอื่นใดคือลูกแก้วคริสตัลจ้องและไม่เหมาะสมสำหรับจดหมายแนะนำ นี่ไม่เหมาะสม: "ผมแน่ใจว่าคุณจะได้รับผลงานที่เป็นแบบอย่างเช่นเดียวกับ Mark ที่เราทำเมื่อเขาทำงานกับ Alcon Tool "เปลี่ยนครั้ง; ชีวิตเปลี่ยนแปลง; เหตุการณ์ที่ไม่สามารถคาดเดาได้เกิดขึ้น คุณหรือนายจ้างที่มีศักยภาพสิบปีลงที่ถนนนี้เป็น unverifiable
• ให้ข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับการป้องกันหรือข้อมูลลับใด ๆ เช่นเงินเดือนหมายเลขประกันสังคมเชื้อชาติศาสนาสถานภาพสมรสองค์ประกอบครอบครัวปัญหาสุขภาพหรืออายุ (หนังสือคำแนะนำที่เกิดขึ้นจริงที่ฉันเคยได้รับกล่าวว่าผู้บังคับบัญชาแน่ใจว่าเบ็ตตีจะปรับปรุงการเข้าร่วมของเธอและเป็นพนักงานที่ยอดเยี่ยมในขณะนี้ว่าการหย่าร้างของเธอเป็นที่สิ้นสุดปัญหาการดูแลบุตรของเธอได้รับการแก้ไขแล้วและอดีตสามีของเธอย้ายออกจากรัฐ ฉันแน่ใจว่าผู้บังคับบัญชาหมายถึงคำแนะนำนี้ในทางบวก) ให้ข้อมูลอื่นนอกเหนือจากข้อมูลจริงที่คุณสามารถโดยตรงได้โดยใช้ประสบการณ์ส่วนตัวรายงาน
• สำเนาหนังสือแนะนำหลังจากตรวจสอบโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ตัวอย่างจดหมายจากนายจ้าง

ตัวบทลงโทษทางวินัย

• ตัวผู้จ้าง
• จดหมายรับรอง
• จดหมายปฏิเสธ
• จดหมายลาออก
• จดหมายขอขอบคุณ
• จดหมายต้อนรับของพนักงาน
• จดหมายรับรางวัล
• จดหมายแนะนำ
• ประเมินจดหมายสมัคร