การซื้อให้กับ บริษัท กระบวนการชำระเงิน (P2P)

บทนำ

การซื้อเพื่อจ่ายเงินหรือที่เรียกว่ากระบวนการ P2P เชื่อมโยงกระบวนการจัดหาสินค้าภายใน บริษัท ผ่านขั้นตอนการรับสินค้าและสุดท้ายคือการชำระเงินที่ออกให้แก่ผู้ขาย ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัท ต่างๆได้พิจารณาอย่างรอบคอบในการซื้อเพื่อจ่ายเงินเพื่อลดต้นทุนโดยรวมเพิ่มเงินสดที่ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและตัดสินใจทางการเงินที่ดีขึ้น

นอกเหนือจากการลดต้นทุนโดยรวมแล้วการปรับปรุงกระบวนการซื้อเพื่อจ่ายเงินสามารถเพิ่มการแสดงผลที่ช่วยให้ผู้บริหารมีโอกาสสื่อสารกับผู้ขายได้ดียิ่งขึ้นในกรณีที่รายการอยู่ในกระบวนการจัดส่งและ การชำระเงินให้กับผู้ขาย

องค์ประกอบของกระบวนการซื้อเพื่อชำระเงิน

มีหลายองค์ประกอบในกระบวนการ P2P ซึ่งแต่ละส่วนมีความสำคัญในกระบวนการโดยรวม กระบวนการนี้เริ่มต้นด้วยการจัดหาสินค้าและสิ้นสุดด้วยการชำระเงินให้กับผู้ขายที่เลือก

การจัดหา

กระบวนการ P2P เริ่มต้นด้วยแผนกจัดซื้อที่ได้รับการถามโดยฝ่ายวิจัยและพัฒนาหรือฝ่ายผลิตเพื่อหาผู้จัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการพิเศษ แผนก R & D อาจมีข้อกำหนดที่ผู้ขายต้องดำเนินการ

ในบางกรณีรายการอาจเป็นสินค้าสต็อกมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับกระบวนการผลิตและอาจจำเป็นต้องให้แผนกจัดซื้อหาสินค้าที่มีคุณภาพดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุด

แผนกจัดซื้ออาจขอใบเสนอราคา (RFQ) หรือเลือกผู้ขายที่เหมาะสมตามความสัมพันธ์ก่อนหน้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายการหรือบริการที่ต้องการ

สัญญา

เมื่อแผนกจัดซื้อได้เลือกผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ขายที่เหมาะสมจะมีขั้นตอนการทำสัญญาที่ผู้ขายและฝ่ายจัดซื้อจะเจรจาต่อรองสัญญาตามราคาเงื่อนไขการชำระเงินและกำหนดการส่งมอบ

การจัดซื้อ

หลังจากเซ็นสัญญาระหว่าง บริษัท กับผู้ขายแล้วสามารถสั่งซื้อคำสั่งซื้อและส่งไปยังผู้ขายได้ เพื่อปรับปรุงเวลาในการจัดส่งสินค้า บริษัท สามารถส่งคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่งหรือแฟกซ์ การส่งใบสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้อนข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์ของผู้ขายได้โดยตรง เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเปิดเผยผู้ขายควรให้ข้อมูลความคืบหน้าของ บริษัท เช่นวันที่จัดส่งและเอกสารที่ปรับปรุงใหม่เช่นการแจ้งการจัดส่งขั้นสูง (ASN)

การรับสินค้า

หลังจากการจัดส่งสินค้าจากผู้ขายแล้วขั้นตอนต่อไปคือสำหรับสินค้าเหล่านั้นที่จะมาถึงลูกค้า รายการจะได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าปริมาณเป็นเช่นเดียวกับใบสั่งซื้อรวมทั้งการตรวจสอบรายการเพื่อความเสียหายและคุณภาพ

หากมีปัญหาใด ๆ กับสินค้าที่ได้รับลูกค้าจะแจ้งให้ผู้ขายทราบเพื่อให้สามารถส่งคืนสินค้าหรือส่วนลดได้

การออกใบแจ้งหนี้

ผู้ขายสามารถจัดทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเมื่อใดก็ได้หลังจากส่งมอบสินค้าแล้ว โดยการใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กระบวนการ P2P สามารถปรับปรุงเพื่อให้ข้อมูลถูกป้อนเข้าสู่ระบบบัญชีเจ้าหนี้ของลูกค้า เมื่อรายการได้รับตรงกับใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อการประมวลผลใบแจ้งหนี้สามารถเริ่มได้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้

ในกระบวนการ P2P ควรดำเนินการประมวลผลใบกำกับสินค้าเพื่อให้ได้รับส่วนลดจากผู้ขาย ในสัญญาที่ได้รับการเจรจาต่อรองผู้ขายสามารถเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินที่ทำโดยลูกค้าก่อนชำระเงิน ตัวอย่างเช่นผู้ขายอาจเสนอส่วนลดร้อยละห้าสำหรับการชำระเงินที่ทำน้อยกว่าสิบวันหลังจากได้รับสินค้า

Analytics

ในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการ P2P บริษัท ควรมีความสมบูรณ์ในการใช้จ่ายในการซื้อ การตรวจสอบค่าใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องจะระบุถึงพื้นที่ที่อาจเป็นสาเหตุให้เกิดความกังวลเช่นผู้ขายเพิ่มราคาหรือการใช้จ่ายที่ไม่ดี กระบวนการ P2P ที่รวมการปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถประหยัดเงินของ บริษัท ได้

ควรมีข้อ จำกัด เกี่ยวกับสิ่งที่สามารถซื้อได้นอกกระบวนการ P2P มาตรฐาน

การอนุญาตให้ซื้อที่ไม่ได้มาตรฐานการเกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นเพิ่มขึ้นและการตรวจสอบการซื้อเหล่านี้อาจทำให้ทรัพยากรที่สามารถประหยัดได้หากใช้กระบวนการ P2P ที่ถูกต้อง

บทความนี้ได้รับการปรับปรุงโดย Gary W. Marion ผู้เชี่ยวชาญด้านโลจิสติกส์และซัพพลายเชนสำหรับ The Balance