การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการบริหารโครงการ

ในการจัดการโครงการแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเอกสารที่เป็นทางการเพื่อระบุถึงวิธีการที่ผู้มีส่วนได้เสียจะมีส่วนร่วมในโครงการ ผู้มีส่วนได้เสียคือบุคคลหรือกลุ่มที่มีส่วนได้เสียในโครงการ เมื่อพิจารณาถึงการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อไรและอย่างไรทีมงานโครงการสามารถเพิ่มผลกระทบเชิงบวกแก่ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการได้

ผู้มีส่วนได้เสียคืออะไร?

ผู้มีส่วนได้เสียสามารถภายในและภายนอกองค์กร

ตัวอย่างผู้มีส่วนได้เสียภายใน ได้แก่ ผู้บริหารและหน่วยธุรกิจเช่นการบัญชีและเทคโนโลยีสารสนเทศ หน่วยงานธุรกิจมักมีตัวแทนในทีมโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากภายนอกสามารถเป็นกลุ่มผลประโยชน์ธุรกิจและองค์กรภาครัฐ ผู้มีส่วนได้เสียภายนอกจะมีส่วนร่วมในทีมโครงการได้ยาก สำหรับหน่วยงานที่มีอำนาจกำกับดูแลอุตสาหกรรมที่พวกเขาควบคุมมักเป็นกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียภายนอกที่สำคัญที่สุดสำหรับโครงการใด ๆ หากผู้มีส่วนได้เสียระบุโดยทีมงานโครงการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรได้รับการพิจารณาในแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทีมงานโครงการจะไม่สามารถทำหน้าที่แทนสมาชิกที่เป็นตัวแทนของกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกกลุ่มได้ ในหลายกรณีเป็นไปไม่ได้ อย่างไรก็ตามทีมงานโครงการจำเป็นต้องมีการป้อนข้อมูลและซื้อจากผู้มีส่วนได้เสียเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นองค์กรของรัฐบาลต้องการปรับปรุงและปรับปรุงโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด

เกือบทุกคนในองค์กรใช้โปรแกรมอย่างใดอย่างหนึ่ง ผู้ใช้ทุกประเภทไม่สามารถเป็นตัวแทนโดยตรงในทีมโครงการดังนั้นทีมจึงหาวิธีรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้เสียทราบเกี่ยวกับสถานะของโครงการ วิธีการรวบรวมกลยุทธ์การป้อนข้อมูลและการสื่อสารได้รับการบันทึกไว้ในแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ความแตกต่างระหว่างแผนจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับแผนการสื่อสาร (Communication Plan)

การวางแผนการสื่อสารของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจมีอยู่เป็นจำนวนมาก หน้าที่ของพวกเขามีความคล้ายคลึงกันมาก แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความกว้างมากขึ้นในการอำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลไปยังโครงการรวมทั้งแสดงผล แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความแคบลงเมื่อกล่าวถึงเฉพาะกลุ่มที่มีส่วนได้เสียเท่านั้น แต่แผนการสื่อสารอาจรวมถึงผู้ชมที่กว้างขึ้น

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเปลี่ยนแปลงในระหว่างโครงการ

โดยผู้จัดการโครงการจะมีการจัดทำแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในฐานะที่เป็นโครงการดำเนินการผู้จัดการโครงการจะทบทวนแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจะนำข้อมูลดังกล่าวกลับไปที่ทีมงานโครงการเพื่อพิจารณาการอัปเดต โครงการอาจมีลักษณะแตกต่างกันมากในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ในช่วงเวลาที่วางแผนไว้ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารแนวทางของโครงการมีการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็นต้องใช้สถานการณ์

ตัวอย่างแผนการบริหารงานของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

นี่คือตัวอย่างของแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในช่วงของโครงการ หน่วยงานของรัฐเข้าร่วมโครงการ rulemaking เมื่อเริ่มโครงการสปอนเซอร์โครงการและผู้จัดการโครงการจะมีรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการวางแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

งานแรกของทีมงานโครงการคือการทำให้แผนงานเป็นไปตามแผน หลังจากไม่กี่เดือนสมาชิกในทีมโครงการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่มีใครคิดว่าจะเป็นผู้เริ่มโครงการ ผู้จัดการโครงการเพิ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใหม่ลงในแผนและเรียกประชุมทีมโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีการดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใหม่ เมื่อทีมตัดสินใจว่าจะทำอะไรผู้จัดการโครงการจะแจ้งให้ผู้สนับสนุนโครงการทราบ

เห็นได้ชัดว่าแผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสียเป็นเอกสารที่มีชีวิต เมื่อโครงการมีการเปลี่ยนแปลงแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเปลี่ยนแปลงไปตามความต้องการของโครงการได้ ทีมผู้บริหารโครงการสามารถรวบรวมข้อมูลและข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างเหมาะสมรวมทั้งให้ข้อมูลแก่ผู้มีส่วนได้เสียต่างๆ