สายเรียกเข้าสามารถกินอาหารเป็นจำนวนมากและลดประสิทธิภาพการผลิตของคุณอย่างจริงจังโดยดึงคุณออกจากงานอื่น ๆ แต่เช่นเดียวกับที่มีวิธีการจัดการกับสายโทรศัพท์ที่ส่งออกซึ่งจะช่วยปรับปรุงการจัดการเวลาของคุณมีวิธีการจัดการกับสายโทรศัพท์ขาเข้าเพื่อลดระยะเวลาที่คุณเขียนข้อความลงบนโทรศัพท์โดยไม่ต้องหยาบคายกับบุคคลที่เรียกว่า คุณ. เคล็ดลับการตอบรับโทรศัพท์เหล่านี้จะช่วยได้
โทรศัพท์เคล็ดลับสำหรับการโทรเข้า
1) ตอบโทรศัพท์ของคุณด้วยคำทักทายทางธุรกิจที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่นเมื่อตอบรับโทรศัพท์พูดอะไรเช่น "Cypress Technologies การพูดของ Susan ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร?" นี้ไม่เพียง แต่ช่วยให้ผู้โทรทราบว่าพวกเขาได้มาถึงธุรกิจ แต่ทำให้ความรับผิดชอบเกี่ยวกับเขาที่จะตอบคำถามที่ช่วยประหยัดเวลาในการสำรวจคำถามเช่น "ไซปรัสเทคโนโลยีนี้หรือไม่" และไม่ได้พูดคุย chit
2) คิดและจัดลำดับความสำคัญตามที่คุณพูด
การโทรจะได้รับการจัดการที่ดีที่สุดในขณะนี้หรือหลังจากนั้นหรือไม่? ธุรกิจโทรศัพท์หลายสายได้รับการสอบถามข้อมูลอย่างรวดเร็วซึ่งสามารถตอบได้ง่ายเช่น "คุณเปิดสายมานานเท่าไร" แต่คนอื่น ๆ เกี่ยวข้องกับคำตอบที่ซับซ้อนและใช้เวลานานมากขึ้น หากเป็นเช่นนั้นให้บอกผู้โทรและถามว่าเมื่อใดที่สะดวกในการโทรหาเธอเพื่อพูดคุยเรื่องนี้
3) ใช้เทคนิคต่างๆเช่นการถอดความและสรุปเพื่อให้โทรศัพท์ติดต่อกัน
ถ้าคุณกำลังพูดกับใครบางคนทางโทรศัพท์ที่ดูเหมือนจะต้องการแชทหรือหลงทางจากจุดนั้นพูดว่า "ดังนั้นสิ่งที่ฉันได้ยินคุณพูดคือ … " หรือ " จุดสำคัญคือ … "หรือ" เป็น (แทรกสรุป) สรุปที่ยุติธรรมของสิ่งที่คุณกำลังพูด? " เป็นการยากที่จะพูดคุยกับคนที่ปฏิเสธที่จะแชท
4) รับนิสัยในการปิดสายโทรศัพท์ขาเข้าโดยสรุปสิ่งที่คุณและผู้โทรได้ตกลงที่จะดำเนินการ
แม้ว่าจะใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในกรณีส่วนใหญ่ก็สามารถประหยัดเวลาได้มากโดยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและจำเป็นต้องตรวจสอบอีกครั้ง ตัวอย่างเช่นหลังจากสนทนาระหว่างที่คุณจัดประชุมกับลูกค้าคุณอาจพูดว่า "ดี
ฉันจะพบคุณที่ออฟฟิศของคุณที่ (ใส่ตำแหน่ง ) ในวันพรุ่งนี้พรุ่งนี้เราจะไปหาตัวอย่างด้วยกัน "
5) เก็บแผ่นข้อความและเขียนข้อมูลทั้งหมดไว้ในโทรศัพท์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถจดรายละเอียดได้ในระหว่างการโทร
นี่ไม่ใช่แค่การจัดการเวลาที่ดีเท่านั้นในขณะนี้ช่วยให้คุณมุ่งเน้นการโทร แต่ช่วยในการจัดการเวลาในภายหลังหากคุณต้องการค้นหาและ / หรือตรวจสอบรายละเอียดของการสนทนาโดยเฉพาะ
6) ให้ลูกค้าและลูกค้าของคุณมีตัวเลือกอีเมล
หลายคนจะใช้อีเมลเพื่อติดต่อคุณแทนการพูดโทรศัพท์หากรู้ว่าที่อยู่อีเมลของคุณคืออะไรตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของ บริษัท ของคุณมีความโดดเด่นในนามบัตรและในเว็บไซต์ของคุณหากมี หากคุณมีที่อยู่อีเมลให้ส่งอีเมลไปยังลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าของคุณโดยระบุถึงตัวเลือกอีเมลและนำเสนอเป็นวิธีปรับปรุงการสื่อสาร
7) ใช้เทคโนโลยีในการจัดการเวลาที่คุณใช้จ่ายค่าโทรศัพท์
ธุรกิจของคุณควรมีเครื่องตอบรับและวอยซ์เมลเป็นอย่างน้อย ตั้งค่าเหล่านี้ด้วยสคริปธุรกิจที่เหมาะสมและใช้พวกเขาเพื่อรับสายโทรศัพท์ให้กับคุณเมื่อคุณอยู่นอกที่ทำงานหรือต้องทำงานอย่างต่อเนื่อง จากนั้นกำหนดเวลาตอบรับข้อความโทรศัพท์เหล่านี้ในแต่ละวัน
ในแง่ของการจัดการเวลาคุณจะได้รับเวลาอันมีค่าด้วยการจัดกลุ่มการโทรศัพท์เข้าด้วยกัน
8) หากคุณกำลังดำเนินธุรกิจที่บ้านให้ใช้โทรศัพท์หรือสายธุรกิจที่แยกต่างหาก
คุณจำเป็นต้องมีโทรศัพท์ "ธุรกิจเพียงอย่างเดียว" เครื่องที่สองพร้อมด้วยเครื่องตอบรับอัตโนมัติ "business-only" และ / หรือ voice mail ของตัวเอง ไม่เพียงแค่นี้เป็นมืออาชีพมากขึ้นเท่านั้น แต่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการลุยผ่านข้อความและพิจารณาว่าข้อใดเป็นธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
9) ดีที่สุดที่จะมีคนรับโทรศัพท์
การรับเครื่องรับหรือแย่ลงระบบ IVR (Interactive Voice Response) แบบอัตโนมัติเป็นระบบปิดอัตโนมัติที่แท้จริงซึ่งจะทำให้ธุรกิจของคุณเสียค่าใช้จ่ายเมื่อผู้คนไม่ต้องกังวลเรื่องการฝากข้อความหรือโทรกลับ หากรับสายเรียกเข้ากำลังใช้เวลามากเกินไปในระหว่างวันของคุณให้พิจารณาจ้างพนักงานต้อนรับหรือบริการตอบแบบมืออาชีพเพื่อรับสายโทรศัพท์ให้กับคุณ
ค่าใช้จ่ายในการมีคนอื่นทำอาจจะมากกว่าชดเชยโดยการเพิ่มผลผลิตและการขายที่ดีขึ้น
10) เก็บข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับคำถามที่ถามบ่อย (และคำตอบ) ที่โพสต์โดยโทรศัพท์ของคุณ
ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเวลาของพนักงานได้หากพวกเขาไม่ต้องค้นหาคำตอบหรือคิดถึงวิธีตอบคำถามเฉพาะเมื่อตอบรับโทรศัพท์
สรุปคำแนะนำทางโทรศัพท์
โปรดจำไว้ว่าโทรศัพท์ควรจะเป็นเครื่องมือทางธุรกิจไม่ใช่เวลาที่ล่วงล้ำซึ่งเป็นตัวกำหนดวันทำงานของคุณ การจัดการสายโทรศัพท์ขาเข้าตามเคล็ดลับการจัดการเวลาเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้นปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณและนำโทรศัพท์กลับสู่ที่ที่เหมาะสมช่วยให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจแทนการใช้งานได้