ข้อกำหนดสำหรับการเก็บบันทึกการตรวจสอบเงินเดือนสำหรับพนักงาน

การจัดเก็บบันทึกเงินเดือนและเอกสารอื่น ๆ ของพนักงานได้รับมอบหมายจากแผนกค่าจ้างและชั่วโมงแรงงานของกรมแรงงานและพระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม นายจ้างต้องติดตามการชดเชยและเวลาปิดและ Internal Revenue Service กำหนดให้คุณเก็บบันทึกเงินเดือนสำหรับพนักงานปัจจุบันทุกคนไว้อย่างน้อยหกปีหลังจากสิ้นสุดการจ้างงาน

ระเบียน Paycheck อะไรที่เป็นนายจ้างที่จำเป็นสำหรับการเก็บรักษา?

ตามปกติคุณจะต้องเก็บบันทึกข้อมูลส่วนใหญ่ตามที่กฎหมายกำหนดไว้ในขั้นตอนการทำธุรกิจดังนั้นการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ไม่ควรใช้เวลามากในการทำขั้นตอนหรืองานพิเศษ

ตรวจสอบระเบียนที่คุณมีอยู่แล้วเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสอดคล้องกับข้อกำหนดของ IRS และ FLSA

สามารถเก็บข้อมูลไว้ในรูปแบบใดก็ได้รวมทั้งระบบอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นและผู้ที่ได้รับการคุ้มครองตามข้อกำหนดค่าจ้างขั้นต่ำจะต้องเก็บต่อไปนี้

• ข้อมูลส่วนบุคคลรวมทั้งชื่อพนักงานที่อยู่บ้านอาชีพเพศและวันเกิดหากอายุต่ำกว่า 19 ปี
• ชั่วโมงและวันที่สัปดาห์ทำงานของเขา
• จำนวนชั่วโมงที่ทำงาน แต่ละวันทำงานและทุกวันทำงาน
• รายได้ต่อวันแบบรายวันหรือรายสัปดาห์รวม
• อัตราค่าจ้างรายชั่วโมงปกติสำหรับทุกสัปดาห์ที่ทำงานล่วงเวลา
• ค่าล่วงเวลาทั้งหมดสำหรับวันทำงานสัปดาห์ละ 999 ค่าจ้างทั้งหมดที่จ่ายในแต่ละงวดการจ่ายเงิน > วันที่ชำระเงินและระยะเวลาการจ่ายเงินที่ครอบคลุม
• พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นจะต้องได้รับค่าจ้างขั้นต่ำาอย่างน้อยและรับค่าล่วงเวลาสำหรับชั่วโมงทำงานเกิน 40 ครั้งต่อสัปดาห์ ลูกจ้างอาจได้รับการยกเว้นได้หากได้รับค่าจ้างอย่างน้อย 455 เหรียญต่อสัปดาห์ตามเกณฑ์เงินเดือนและถ้าเขาทำหน้าที่ในงานบางอย่างโดยทั่วไปคือผู้บริหารผู้บริหารหรือผู้บริหาร

การจ่ายตรงเวลาคือสิ่งที่ได้รับในช่วง 40 ชั่วโมงแรกในช่วงสัปดาห์

ประวัติการทำงานที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่ได้รับการยกเว้นแตกต่างจากพนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นและต้องมีข้อมูลพิเศษสำหรับพนักงานที่ทำงานในครัวเรือนสำหรับพนักงานที่ทำงานภายใต้การจัดการเรื่องค่าจ้างที่ไม่ปกติสำหรับพนักงานที่จัดหาที่พักหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ และพนักงานที่ได้รับการเยียวยา การศึกษา.

ถ้าคนงานคนใดของคุณตกอยู่ในประเภทเหล่านี้ให้ปรึกษากับทนายความ

แบบฟอร์มที่คุณต้องเก็บ

นอกเหนือจากเร็กคอร์ดเช็คเอาต์คุณควรเก็บเอกสารอื่น ๆ ไว้ในแฟ้มสำหรับพนักงานแต่ละคน

สำเนาแบบฟอร์ม W-4 ที่เซ็นชื่อแสดงการหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง แบบฟอร์มนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลายครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเก็บฟอร์มล่าสุดไว้ด้านบน

สำเนาแบบฟอร์มใด ๆ ที่ลูกจ้างได้รับอนุญาตให้หักเงินรวมทั้งผลประโยชน์และเงินบริจาคพิเศษเช่น United Way หรือองค์กรการกุศลอื่น ๆ

• สำเนาใบสมัครต้นฉบับของพนักงานและเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ เช่นประวัติหรือใบบันทึกผลงาน
• บันทึกเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงระดับการจ่ายเงินซึ่งรวมถึงการส่งเสริมการขายหรือการลดตำแหน่งและเหตุผลสำหรับการกระทำเหล่านี้
• อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการเก็บบันทึกการตรวจสอบเงินเดือน?
• บันทึกการชำระเงินซึ่งรวมถึงเอกสารที่ระบุชั่วโมงทำงานทั้งหมดการเปลี่ยนแปลงสถานะการจ่ายเงินและอัตราค่าจ้างควรเก็บไว้ในไฟล์แยกต่างหาก

คุณต้องเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับค่าตอบแทนและผลประโยชน์ของพนักงานรวมถึงการยินยอมของพนักงาน คุณต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากไฟล์สำหรับการหักเงินจากเงินเดือนของพนักงานยกเว้นภาษีและของตกแต่ง FICA

Susan Heathfield ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน

ใครได้รับอนุญาตให้ดูประวัติพนักงาน?

ธุรกิจส่วนใหญ่เก็บบันทึกพนักงานไว้ในพื้นที่ที่ จำกัด และอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบุคคลที่อาจต้องดูบันทึกเนื่องจากตำแหน่งงานหรือตำแหน่งงานของตน ไม่ควรนำเร็กคอร์ดของพนักงานออกจากห้องบันทึก หากคุณมีพนักงานมากกว่าสองสามคนคุณอาจต้องการตั้งค่านโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรเพื่อให้พนักงานของมนุษย์รู้วิธีตอบสนองต่อคำขอ

พนักงานควรได้รับอนุญาตให้ดูบันทึกของตนเอง คุณอาจต้องการให้มีคนอยู่ในห้องกับพนักงานในขณะที่เขากำลังดูบันทึกของเขาเอง

กำหนดว่าพนักงานของ บริษัท ใดที่สามารถดูบันทึกของพนักงานได้ การเข้าถึงโดยปกติจะ จำกัด ให้กับพนักงานในแผนกทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการและผู้บริหารที่อยู่เหนือระดับหนึ่ง

• ผู้สอบบัญชีของรัฐบาลกลางและรัฐต่างๆอาจได้รับอนุญาตให้เข้าถึงระเบียนพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ คุณสามารถขอใบสำคัญแสดงสิทธิก่อนที่จะอนุญาตให้พนักงานตรวจสอบเข้าถึงระเบียนพนักงานได้
• ทนายความที่เป็นตัวแทนของพนักงานในคดีอาจได้รับสิทธิ์เข้าถึงในบางกรณีที่เฉพาะเจาะจง เจ้าหน้าที่ระดับสูงหรือทนายความของ บริษัท ควรตรวจสอบคำขอของทนายความก่อนที่จะอนุญาตให้มีการบันทึกประวัติ