นายจ้างไม่ควรวางรายการใดไว้ในประวัติส่วนตัวของนายจ้าง เนื้อหาของไฟล์และประวัติส่วนตัวของคุณโดยทั่วไปสามารถเข้าถึงได้กับเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลพนักงานและผู้จัดการของพนักงานและหัวหน้างานในบาง บริษัท
ในส่วนอื่น ๆ การเข้าถึงจะ จำกัด เฉพาะเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานสามารถขอข้อมูลประวัติได้ ทนายยังสามารถขอร้องเนื้อหาของบันทึกส่วนบุคคลสำหรับคดีและการร้องเรียนการจ้างงานโอกาสที่เท่าเทียมกัน (EEOC)
อดีตพนักงานสามารถขอสำเนาบันทึกส่วนตัวของเขาได้
ด้วยการใช้ศักยภาพที่มีศักยภาพและผู้ชมที่มีศักยภาพในประวัติการทำงานของคุณนายจ้างต้องดูแลรักษาประวัติที่เป็นกลางและเป็นหลักฐานเกี่ยวกับประวัติการทำงานของพนักงานในบันทึกข้อมูลพนักงานของคุณ ดังนั้นให้ใช้หลักเกณฑ์ทั่วไปเหล่านี้กับเอกสารที่คุณเก็บไว้ในบันทึกข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรของคุณ
หลักเกณฑ์ทั่วไปสำหรับเนื้อหาของแฟ้มบุคลากรของพนักงาน
- ข้อมูลในบันทึกบุคลากรต้องเป็นข้อเท็จจริง ความเห็นของเจ้าหน้าที่ควบคุมหรือทรัพยากรบุคคล บันทึกแบบสุ่ม ซุบซิบ; ข่าวลือที่ไม่มีมูลความจริง คำถาม, รายงาน, หรือข้อกล่าวหาเรื่องปากเปล่าจากพนักงานคนอื่น ๆ ที่ยังไม่ได้สำรวจ; ข้อกล่าวหาไม่ได้ติดตามตรวจสอบและสรุป และข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่ความจริงคำวิจารณ์หรือบันทึกย่อควรได้รับการยกเว้นจากไฟล์บุคลากรของพนักงาน
ตัวอย่างที่เลวร้ายที่สุดอย่างหนึ่งของความเห็นที่ไม่เหมาะสมที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์พบว่าได้บันทึกไว้ในบันทึกบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องกับบันทึกการสัมภาษณ์ของผู้จัดการการจ้างงาน หนึ่งกล่าวว่า "อาจเป็นไขมันเกินไปที่จะลุกขึ้นและลงบันไดตามต้องการ ลองจินตนาการถึงพนักงานทนายความและแม้แต่พนักงานในอนาคตและผู้บังคับบัญชาที่อ่านความคิดเห็นเช่นนี้
ในอีก บริษัท หนึ่งผู้จัดการพบบันทึกย่อที่ผู้บริหารและคนอื่น ๆ ใส่ไว้ในไฟล์ของพนักงานเช่น "Mary โกรธเพราะเธอไม่ได้รับเงินเพิ่มเธอชะลอการทำงานของเธอลงเพื่อให้ได้แม้กระทั่งกับผู้จัดการของเธอ " ดูปัญหาหรือไม่?
- ต้องมีการจัดทำบันทึกบุคลากรให้เหมาะสมกับตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ที่เหมาะสม กำหนดโปรโตคอลสำหรับบันทึกข้อมูลพนักงานของ บริษัท ของคุณตามกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางกฎหมายว่าด้วยการจ้างงานเช่นความสามารถในการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพแห่งปี 1996 (HIPAA) และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับนายจ้าง
จากนั้นติดกับโปรโตคอล คุณไม่ต้องการหาข้อแก้ตัวของแพทย์แบบสุ่มที่ซ่อนอยู่ในไฟล์บุคลากรเมื่ออยู่ในไฟล์ทางการแพทย์ คุณไม่ต้องการเหตุผลและเหตุผลสำหรับการโปรโมตของพนักงานในไฟล์เงินเดือน
คุณไม่ต้องการบันทึกการตัดสินใจจ้างงานที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบประวัติหรือบันทึกจากการพูดคุยกับนายจ้างเดิมในแฟ้มบุคลากร - หัวหน้างานผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ที่วางเอกสารในบันทึกบุคคลต้องได้รับการฝึกอบรมให้เขียนเอกสารอย่างเหมาะสม การกล่าวในการประณามพนักงานว่าพนักงานเป็นคนตายที่สมบูรณ์แบบจะไม่ชนะรางวัลบุคลากรของคุณ แต่อย่างใด แต่ผู้บังคับบัญชาที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมเป็นที่รู้จักในการเขียนข้อความที่คล้ายกัน
ยังดีกว่าให้ จำกัด การเข้าถึงไฟล์ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในการบันทึกและรู้ว่าควรวางและไม่ควรวางไว้ในแฟ้มบุคลากร - ให้ข้อมูลที่คุณเก็บไว้ในบันทึกของพนักงานรวมทั้งด้านบวกและลบ ในประวัติการทำงานของพนักงาน บ่อยครั้งที่บันทึกบุคลากรเน้นย้ำถึงเหตุการณ์ที่เป็นลบทุกครั้งและพลาดองค์ประกอบที่เป็นบวก
- ยอมรับความแตกต่างระหว่างบันทึกส่วนบุคคลของผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับพนักงานรายงานของตนและบันทึกข้อมูลพนักงานของ บริษัท อย่างเป็นทางการ บันทึกย่อของหัวหน้างานที่ใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการติดตามโครงการและการบรรลุเป้าหมายเป้าหมายและเพื่อกำหนดแผนการเพิ่มประสิทธิภาพและแผนการพัฒนาประสิทธิภาพอย่างเป็นธรรมอยู่ในไฟล์ส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาไม่ใช่ในบันทึกข้อมูลเจ้าหน้าที่ของ บริษัท
ยอมรับความจำเป็นในการฝึกอบรมผู้บังคับบัญชาในการจดบันทึกและดูแลเอกสารในแฟ้มการจัดการ เกณฑ์เดียวกันสำหรับข้อเท็จจริงไม่ใช่ความคิดเห็นและตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงไม่ใช่คำบอกกล่าวนำไปใช้กับโน้ตส่วนตัว
บันทึกย่อส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาอาจเป็นหมายศาลในกรณีที่มีการฟ้องร้องดังนั้นควรระมัดระวังแม้กระทั่งสำหรับโน้ตส่วนตัว ไม่แนะนำให้มีการปฏิบัติงานของผู้บังคับบัญชาที่เก็บสำเนาบันทึกที่มีอยู่ในบุคลากรของพนักงานอย่างเป็นทางการในแฟ้มการจัดการของตน - การจัดหาเอกสารและบันทึกการสัมภาษณ์มีข้อสงสัยเล็กน้อย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับแต่ละตำแหน่งที่คุณกรอกข้อมูลซึ่งรวมถึงเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการกรอกข้อมูลตำแหน่งนั้นจากการโพสต์งานไปยังเช็คอ้างอิง จดหมายสมัครงานจดหมายสมัครงานและใบสมัครของผู้สมัครอยู่ในแฟ้มนี้ยกเว้นว่าคุณควรย้ายใบสมัครพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างไปยังแฟ้มพนักงานของพนักงาน
ไฟล์นี้มีรายการตรวจสอบและแบบฟอร์มที่เป็นทางการซึ่งมุ่งมั่นในการเป็นตัวแทนที่เป็นกลางเกี่ยวกับคุณสมบัติของพนักงานที่มีศักยภาพและสนับสนุนการตัดสินใจของคุณในการจ้างผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด ความคิดเห็นและข้อคิดเห็นของผู้จัดการฝ่ายการจ้างงานที่ถูกถ่ายในระหว่างกระบวนการจ้างงานไม่ได้อยู่ในไฟล์นี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรวบรวมบันทึกย่อเหล่านี้เพื่อเก็บรักษาเอกสารฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการตัดสินใจจ้างงาน แต่ไม่ได้อยู่ในบันทึกของบุคลากร - เอกสารที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการตัดสินใจจ้างงาน เช่นการส่งเสริมการขายการย้ายไปสู่โอกาสด้านข้างและการเพิ่มเงินเดือนขึ้นอยู่ในบันทึกของบุคลากร ความคิดเห็นของหัวหน้าหรือ HR เกี่ยวกับพนักงานไม่ได้ เอกสารการดำเนินการทางวินัยอย่างเป็นทางการเช่นคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรอยู่ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน
ตัวอย่างเอกสารเฉพาะที่ไม่ควรอยู่ในประวัติบุคลากร
ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ควรอยู่ในบันทึกของบุคลากรเอกสารอาจต้องใช้แฟ้มแยกต่างหากอาจจัดเป็นบันทึกการกำกับดูแลหรือการจัดการหรือไม่ควรเก็บไว้ที่นายจ้างทุกคน
- ข้อมูลทางการแพทย์ เป็นของทางการแพทย์
- ข้อมูลบัญชีเงินเดือน อยู่ในไฟล์เงินเดือน
- เอกสารที่มีหมายเลขประกันสังคมของพนักงานหรือข้อมูลเกี่ยวกับการจัดประเภทที่ได้รับความคุ้มครองของพนักงานเช่นอายุเชื้อชาติเพศชาติกำเนิดความพิการสถานภาพการสมรสความเชื่อทางศาสนาเป็นต้นไม่ควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร เอกสารประกอบการกำกับดูแล
- เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการงานของพนักงานการกำหนดเป้าหมายข้อเสนอแนะที่ได้รับและอื่น ๆ ควรจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ส่วนตัวที่ผู้ดูแลหรือผู้ดูแลระบบเป็นเจ้าของ เอกสารการสืบสวน
- รวมถึงการร้องเรียนจากพนักงานการสัมภาษณ์พยานการสัมภาษณ์พนักงานการค้นพบคำแนะนำจากทนายความและการแก้ปัญหารวมทั้งการติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการแก้แค้นควรอยู่ในไฟล์การตรวจสอบที่แยกออกจากบันทึกข้อมูลพนักงาน ไฟล์
- พนักงาน I-9 แบบฟอร์ม ในไฟล์หรือตำแหน่ง I-9 ห่างจากบันทึกพนักงานของพนักงาน ตรวจสอบประวัติรวมถึงประวัติความผิดทางอาญารายงานเครดิตและอื่น ๆ รวมทั้งผลของการทดสอบยาเสพติดในแฟ้มแยกต่างหาก
- ว่าหัวหน้างานผู้จัดการและพนักงานไม่สามารถเข้าถึงได้ SHRM แนะนำให้ใช้แฟ้มแยกต่างหากนี้หรือขอแนะนำว่าข้อมูลนี้อาจถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มทางการแพทย์ของพนักงาน พนักงานบันทึกโอกาสที่เท่าเทียมกัน
- เช่นแบบฟอร์มการระบุตัวตนและรายงานของรัฐบาลไม่ควรเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลส่วนบุคคลหรือที่ใดก็ตามที่ผู้บังคับบัญชาเข้าถึงได้ หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้องค์กรของคุณจะจัดเก็บประวัติการทำงานและประวัติพนักงานที่ได้รับการสนับสนุนอย่างเป็นประโยชน์ในสถานที่ที่เหมาะสม
ข้อสงวนสิทธิ์:
โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์นี้อ่านโดยผู้ชมและกฎหมายการจ้างงานทั่วโลกและข้อบังคับแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นคำแนะนำความคิดและความช่วยเหลือ -