10 สิ่งที่ผู้จัดการโครงการใหม่ทุกคนควรรู้

ดังนั้นคุณจึงเพิ่งมีงานการจัดการโปรแกรมแรกของคุณ? หรือคุณต้องการทราบว่าการกระโดดไปสู่การจัดการโครงการเป็นทางเลือกในอาชีพที่คุณควรทำหรือไม่? ขอแสดงความยินดีคุณอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม!

การจัดการโครงการเป็นทางเลือกอาชีพที่คุ้มค่าและคุ้มค่า แต่ก็อาจเป็นบทบาทที่ท้าทายได้เช่นกัน

ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ผู้จัดการด้านโปรแกรมใหม่ทุกคนควรตระหนักถึงก่อนที่จะเริ่มเล่นบทบาท

1 การจัดการโครงการไม่เหมือนกับการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการมักได้รับการยอมรับว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนงานการจัดงานและทรัพยากรการควบคุมกระบวนการและการส่งมอบวัตถุประสงค์เฉพาะ

ไม่ว่าจะเป็นการเปิดสำนักงานใหม่การเปิดตัวแอปใหม่หรือการสร้างสนามกีฬาโอลิมปิคโครงการต่างๆจะมีจุดเริ่มต้นตรงกลางและจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนและมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

โปรแกรมต่างกันเล็กน้อย คุณยังคงต้องมีคนจัดงานการจัดการทรัพยากรการทำงานผ่านกระบวนการต่างๆเป็นต้น แต่รายงานไปยังคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ มีจำนวนมากน้อยฟ้องออกงานเป็นที่สมบูรณ์ในการวางแผนโครงการ แต่มากขึ้นกลยุทธ์และความสัมพันธ์การสร้างงาน

การจัดการโปรแกรมเป็นเรื่องเกี่ยวกับการรักษาความเปลี่ยนแปลงทั้งทางด้านการเปลี่ยนแปลงให้สามารถส่งมอบคุณค่าให้กับองค์กรได้ตลอดเวลา หากไม่มีใครทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการทั้งหมดที่คุณมีก็คือชุดของโครงการที่ส่งมอบในเวลาที่สุ่มและไม่มีรูปแบบที่รวมกัน ผู้จัดการโครงการเป็นคนที่นำมารวมกันทั้งหมด

2 มีความไม่แน่นอน … จัดการกับมัน

โปรแกรมมีความไม่แน่นอนโดยเนื้อแท้ แม้ว่าคุณจะรู้ว่าภาพใหญ่เป็นแค่คำแถลงวิสัยทัศน์เมื่อเริ่มออก

เส้นทางที่แน่นอนว่าจะไปถึงที่นั่นได้อย่างไรและโครงการใดที่จะต้องใช้ในช่วงห้าปีถัดไป … ดีสิ่งที่คุณต้องทำงานในขณะที่คุณไป

คุณจะเริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างละเอียดสำหรับสิ่งที่คุณรู้และสร้างภาพเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับส่วนที่เหลือทั้งหมดขณะที่คุณเข้าใกล้ ขยายขอบเขตการวางแผนและการจัดส่งของคุณไปเรื่อย ๆ จนกว่าคุณจะไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้

ปิดกั้นเวลาออกเป็นระยะ ๆ เพื่อวางแผนขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อให้มั่นใจว่าคุณยังคงดำเนินธุรกิจให้มีคุณค่า

3 ระวังการลุกไหม้

ในขณะที่โครงการอาจสิ้นสุดลงภายในหนึ่งปีหรือมากกว่านั้นโปรแกรมสามารถยืดเยื้อและทำงานได้ งานรื้อถอนอาวุธนิวเคลียร์ที่ไซต์ Sellafield ของสหราชอาณาจักรมีการจัดส่งที่มีผลถึง 2025 ขึ้นไป

ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องปกป้องทีมของตนเองต่อความเหนื่อยหน่าย คุณไม่สามารถทำงานที่ความเร็วสูงสุดในระยะเวลาดังกล่าวเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณได้รับการหยุดทำงานอย่างเพียงพอ ควรเป็นระยะเวลาที่เงียบสงบในที่ทำงานน้อยลงและมีระยะเวลาเพียงพอที่จะออกจากออฟฟิศเพื่อพักผ่อน

จัดการการลาป่วยอย่างใกล้ชิดดูรายงานการทำงานล่วงเวลาของคุณและแจ้งเตือนถึงข้อเท็จจริงที่ว่าสวัสดิการของทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญยิ่งหากคุณต้องการลดการขัดสีและทำให้คนที่มีพรสวรรค์ของคุณสามารถใช้ชีวิตในโครงการได้

4 คุณต้องจัดการก้าว

เมื่อคุณกำลังส่งมอบโปรแกรมที่มีวันที่เสร็จสิ้นการสร้างระยะไกลคุณต้องจัดการจังหวะการทำงาน มันยากที่จะช่วยให้โมเมนตัมเป็นเวลาหลายปีดังนั้นบทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคือการเล่นตามลำดับความสำคัญและโครงการต่างๆเพื่อให้มีการส่งออกข้อมูลที่วัดได้เป็นประจำ

ผสมผสานความรวดเร็วและความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายภาพที่ใหญ่ขึ้น ช่วยให้ทีมเห็นว่าคุณก้าวไปข้างหน้าและมั่นใจได้ว่ามีเรื่องราวความสำเร็จในระยะสั้นที่จะมีส่วนร่วมในการรักษาแรงจูงใจในระดับสูง ในที่สุดก็ช่วยให้นักลงทุนและทีมผู้บริหารเห็นว่ามีความคืบหน้า

5 ฝึกทีมของคุณเพื่อความสำเร็จ

โปรแกรมมักจะมอบสิ่งใหม่ ๆ ที่ไม่เหมือนใครหรือเปลี่ยนโฉมให้กับองค์กร หนึ่งในความท้าทายของการทำงานในประเภทของความคิดริเริ่มที่เป็นที่คุณอาจไม่ได้มีทักษะในบ้านเพื่อให้สามารถดำเนินการงานทั้งหมดและโครงการที่จำเป็น

ไม่เป็นไรและเป็นที่คาดหวัง งานของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคนใหม่คือการทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถฝึกอบรมพัฒนาและพัฒนาบุคลากรที่คุณมีเพื่อให้คุณสามารถตอบสนองความต้องการด้านทรัพยากรทั้งหมดได้

อาจมีบางพื้นที่ที่คุณต้องการทรัพยากรบางอย่างในระยะเวลาที่ จำกัด ตัวอย่างเช่นคุณจะไม่ฝึกอบรมพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณในการเป็นผู้ขับขี่รถยกยกถ้าเป็นทักษะที่คุณต้องการเพียงหนึ่งสัปดาห์เท่านั้น แต่ถ้าคุณเปลี่ยนวิธีการนำเสนอแบบออนไลน์ของ บริษัท คุณมีการจัดการก็อาจจะมีคุณค่าที่จะมีทักษะการพัฒนาเว็บไซต์ในบ้านพร้อมกับความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับสื่อสังคมหรือการเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา นี่คือทักษะที่ธุรกิจจะพึ่งพาในระยะยาว

ตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ที่คุณต้องการจะฝังอยู่ในทีมและควรจะจ้างคนนอก จากนั้นให้แน่ใจว่าโปรแกรมของคุณสามารถส่งมอบงานการฝึกอบรมและการรับสมัครงานที่จำเป็นเพื่อให้พร้อมในการจัดการผลงานตามที่โครงการแต่ละโครงการมอบให้

6 Governance Is Complex Complex

หากคุณมาจากเบื้องหลังการบริหารโครงการการกำกับดูแลจะไม่ทำให้คุณประหลาดใจ เป็นวิธีในการจัดโครงสร้างและควบคุมโครงการและโครงสร้างของโปรแกรมเพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจเสร็จสิ้นอย่างถูกต้องและมีส่วนเกี่ยวข้องกับคนที่เหมาะสม เป็นเรื่องสำคัญยิ่งสำหรับการสร้างความมั่นใจว่างานมีความคืบหน้าในแบบที่เหมาะกับกรณีทางธุรกิจโดยรวมและช่วยให้ผู้คนมีความรับผิดชอบ

การกำกับดูแลยังเป็นวิธีการที่สำนักงานบริหารโครงการและผู้บริหารระดับสูงสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการกำลังดำเนินการเพื่อให้เกิดประโยชน์และเป็นแนวทางอย่างเป็นทางการในการปิดโครงการหรือโครงการทั้งหมดหากสามารถแสดงให้เห็นว่าผลประโยชน์เหล่านั้น จะไม่สำเร็จอีกต่อไป

การจัดการมีความซับซ้อนในสภาพแวดล้อมของโปรแกรมมากกว่าในสภาพแวดล้อมของโครงการบอร์ดโครงการและกลุ่มผู้บังคับบัญชามักมีสมาชิกระดับ exec นี้เป็นที่คาดหวังว่าเป็นผลมาจากโปรแกรมเป็นปกติการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

โปรแกรมยังมีผลต่อการดำเนินธุรกิจตามกระบวนการปกติและการดำเนินงานประจำวันขององค์กรดังนั้นการลงทุนจึงเป็นเรื่องปกติอย่างมีนัยสำคัญโดยมีผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายและผลกระทบ นอกจากนี้ยังต้องมีการกำกับดูแลที่สูงขึ้นกว่าโครงการทุนอีกด้วย

ปรับปรุงการกำกับดูแลโปรแกรมสำหรับโปรแกรมของคุณด้วยการทำให้มั่นใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสมในการตัดสินใจและมีความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับคนในทีม

7 การวางแผนเป็นเรื่องที่ยากกว่า …

การวางแผนโครงการเป็นเรื่องยากกว่าการวางแผนโครงการเนื่องจากมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากขึ้น แต่คุณสามารถโต้แย้งว่ามันสนุกมากเกินไป!

โดยปกติผู้จัดการโครงการที่มีส่วนร่วมในโครงการจะวางแผนโครงการร่วมกัน จากนั้นทีมผู้บริหารโครงการจะพบปะและอยู่ภายใต้การดูแลของผู้จัดการโครงการ

นี่เป็นเรื่องง่ายที่จะพูด แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำ ต้องระบุการอ้างอิงระหว่างโครงการและงานโครงการ มันบังคับให้คุณมองไปที่ความต้องการทรัพยากรสำหรับโปรแกรมทั้งหมดและการเล่นกลกิจกรรมรอบเพื่อให้เหมาะกับความพร้อมของคนสำคัญ และไม่ใช่งานที่ต้องทำอีกด้วย

เมื่อแผนงานแบบบูรณาการของคุณถูกรวบรวมเข้าด้วยกันคุณสามารถติดตามได้ในแผนภูมิ Gantt หรือเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่น ๆ ในฐานะที่ผู้จัดการโครงการของคุณติดตามโครงการของพวกเขาในแบบเรียลไทม์คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนแผนของโครงการทำให้ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและการสะกดคำว่าสิ่งนี้หมายถึงอะไรสำหรับพื้นที่ของงาน

8 … แต่คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนทุกไลน์

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณต้องพึ่งพาผู้จัดการโครงการของคุณในการวางแผนรายละเอียด ไม่เป็นประโยชน์หรือเป็นที่น่าพอใจสำหรับคุณที่จะติดตามแผนการด้วยงานหลายพันหลายพันงาน

คุณต้องมีมุมมองที่สูงขึ้นของโครงการโดยมีรายละเอียดเพียงพอที่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างหรือไม่

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้แอพพลิเคชันซอฟต์แวร์เฉพาะ (10 โครงการที่ได้รับการพิสูจน์แล้วและเครื่องมือซอฟต์แวร์ของโปรแกรมเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี) การพยายามจัดการโปรแกรมหลายล้านดอลลาร์ในสเปรดชีตจะไม่ง่าย

9 คุณจำเป็นต้องปรับปรุงการมอบหมาย

อย่างไรก็ตามคุณมีส่วนร่วมในการมอบอำนาจอยู่ในบทบาทการจัดการโครงการซึ่งหมายความว่าคุณต้องมีสมรรถนะที่ดีขึ้น

ข่าวดีก็คือคุณควรมีทีมงานผู้จัดการโครงการและคุณอาจมี Office Management Program เพื่อช่วยสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ข่าวร้ายก็คือคุณอาจจะไม่!

มีงานมากมายที่ต้องทำในโปรแกรมและตั้งค่าเพื่อให้แน่ใจว่าชิ้นส่วนที่เคลื่อนที่ทั้งหมดเคลื่อนที่เข้าด้วยกันในเวลาที่เหมาะสมเป็นความพยายามอย่างมาก คุณไม่สามารถทำมันได้คนเดียวและคุณไม่ควรลอง หาเวลาที่คุณต้องทำในช่วงเริ่มต้นของโครงการและจากนั้นให้แน่ใจว่าคุณมีทีมในการสนับสนุนคุณ

ถ้าคุณไม่มีใครอยู่ใน Office Management Program ของคุณให้ขอคนอื่นให้กับทีมผู้บริหารโปรแกรม มีหลายอย่างที่พวกเขาจะทำ: ใครบางคนในบทบาทการประสานงานโครงการจะถูกวางไว้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้การประสานงานต้องอยู่ในระดับของโครงการช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในงานเชิงกลยุทธ์ได้

10 อย่ากลัวความขัดแย้ง

มีหลายเรื่องที่จะเข้าร่วมโปรแกรม จากโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบากถึงกำหนดเวลาที่ไม่สามารถคาดเดาได้ทุกวันจะทำให้คุณมีโอกาสเกิดความขัดแย้ง ระวังสิ่งที่ขัดขวางการปฏิบัติงานของโครงการและเตรียมพร้อมที่จะก้าวเข้าสู่เมื่อจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ความขัดแย้งก่อนที่จะเริ่มต้น

10 สิ่งใดที่ทำให้คุณประหลาดใจ แบ่งปันความคิดของคุณเกี่ยวกับการจัดการโปรแกรมบนช่องโซเชียลมีเดียที่คุณชื่นชอบ!