12 ขั้นตอนง่ายๆในการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ถ้าคุณชอบคนส่วนใหญ่ที่ฉันรู้จักความคิดในการใช้เวลา 1 วันในการประชุมแบบกลับไปกลับมาทำให้รู้สึกหวาดกลัว การประชุมอาจจะน่าเบื่อมักไม่จำเป็นและแน่นอนต้องใช้เวลาห่างจากการทำงานอื่น ๆ แต่การประชุมสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหากมีการวางแผนถูกต้อง

12 ขั้นตอนง่ายๆในการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

คุณต้องการประชุมจริงๆหรือไม่?

ขั้นแรกให้ตัดสินใจว่าการวางแผนการประชุมนั้นมีความจำเป็นจริงๆหรือไม่

บ่อยครั้งเราคิดว่าการประชุมอย่างเป็นทางการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแบ่งปันข้อมูลหรือพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อ แต่ถ้าข่าวของคุณสามารถส่งผ่านทางอีเมลหรือการประชุมสายหรือเพียงแค่การชุมนุมไม่กี่คนในสำนักงานของคุณเป็นเวลา 15 นาทีแล้วข้ามการประชุมอย่างเป็นทางการ

เชิญชวนคนที่ต้องอยู่ที่นั่นจริงๆ

เคยได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมและสงสัย - ครึ่งทาง - ทำไมถึงอยู่ที่นั่น? อย่าเสียเวลาของผู้คนด้วยการเชื้อเชิญพวกเขาให้เข้าร่วมการประชุมที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม นั่นไม่ใช่การประชุมที่มีประสิทธิภาพ คนจากบัญชีต้องมีส่วนร่วมในที่ประชุมเพื่อตอบคำถามงบประมาณหรือไม่? จากนั้นเชิญบุคคลหนึ่งคนจากฝ่ายบัญชีที่เหมาะกับงานนั้น

ถ้าเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานจำเป็นต้องได้รับแจ้งถึงสิ่งที่ได้รับการกล่าวถึงในที่ประชุมคุณไม่จำเป็นต้องเชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุมจริง เพียงจัดเตรียมสรุปการประชุมและส่งให้พวกเขาหลังจากนั้น พวกเขาจะขอบคุณโปรแกรมประหยัดเวลาและคุณมั่นใจได้ว่าเพราะคุณได้เขียนข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้พวกเขาได้รับทราบถึงการอภิปรายอย่างเต็มที่

ส่งคำเตือนจากการประชุม

ชีวิตไม่ว่างและปฏิทินได้รับการจองอย่างรวดเร็วด้วยกิจกรรมตามกำหนดการ ส่งคำเตือนจากการประชุมติดตามผลสองวันก่อนการประชุมของคุณ สิ่งนี้จะยืนยันคนที่ตอบว่าพวกเขาจะเข้าร่วมประชุมและยังช่วยให้คุณทราบล่วงหน้าหากมีการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาและผู้เข้าร่วมหลักไม่สามารถกำหนดเวลาการประชุมที่กำหนดไว้ได้

มีวาระการประชุม

ในการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพคุณต้องวางแผนสิ่งที่จะกล่าวถึงก่อน วัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไร? สิ่งที่คุณกำลังพยายามที่จะบรรลุ?

จัดทำวาระการประชุมล่วงหน้าและแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ระบุเวลาเริ่มต้นและรวมรายการหัวข้อสั้น ๆ ที่จะกล่าวถึง อย่าตระหงับการประชุมของคุณเองด้วยวาระที่ละเอียดและยาวเกินไป ระบุชื่อบุคคลใด ๆ ที่จะรับผิดชอบในการรายงานในพื้นที่เฉพาะ

เป็นที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวัง

เมื่อคุณส่งการแจ้งเตือนการประชุมครั้งแรกให้ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และความคาดหวังของคุณ การประชุมจะหมุนรอบการนำเสนอและผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมพร้อมที่จะจดบันทึกหรือไม่? หรือนี่คือช่วงการระดมความคิดที่ผู้เข้าร่วมประชุมคาดว่าจะแสดงความคิดและคำแนะนำ?

ในวัฒนธรรมองค์กรบางแห่งพนักงานจะรวมตัวกันเพื่อฟังเท่านั้นและจากนั้นก็มุ่งหน้ากลับไปยังพื้นที่ทำงานของพวกเขา ใน บริษัท อื่นพนักงานสามารถเข้าร่วมได้อย่างอิสระ ในที่ทำงานร่วมกันในปัจจุบันการปฏิสัมพันธ์และการแบ่งปันความคิดไม่เพียง แต่เป็นการต้อนรับในที่ประชุม บ่อยครั้งที่วัตถุประสงค์ของการประชุมเอง ถ้าคุณเป็นคนที่มักจะมาพบกับการประชุมตามเวลาคุณก็จะเข้าใจว่ามันน่าหงุดหงิดเมื่อการประชุมที่เกิดขึ้นจริงไม่ได้เกิดขึ้นเป็นเวลา 15 นาทีเนื่องจากคนที่เดินเข้ามาในห้อง

สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือการก้าวไปข้างหน้าทุกคนรู้ดีว่าการประชุมเหล่านี้ไม่ได้เริ่มต้นในเวลาดังนั้น

ทุกคน

จะเริ่มปรากฏตัวล่าช้า ดูแลการประชุมของคุณ เริ่มต้นทันทีที่เวลาเริ่มต้นที่กำหนด ปิดประตูและเริ่มต้น คนที่หลงผิดเหล่านี้จะได้รับข้อความว่าพวกเขามาช้าและควรทำผิดเพียงครั้งเดียว ให้สั้นและง่าย

การประชุมส่วนใหญ่จะกำหนดเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงเมื่อ - ในหลายกรณี - 30 นาทีหรือ 45 นาทีจะเพียงพอ เมื่อมีการจัดสรรเวลามากเกินไปผลลัพธ์ตามปกติคือเวลาที่เสียไป คนอ้อยอิ่งหลังการประชุมสิ้นสุดลงหรือใช้เวลาในรายการวาระที่กำหนดไว้นานเกินไป จัดให้มีการประชุมสั้น ๆ และตรงประเด็น

อยู่ในหัวข้อ

วาระการประชุมเพียงอย่างเดียวจะไม่ทำให้การประชุมของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ยึดมั่นในระเบียบวาระการประชุมและให้การอภิปรายไม่พ้นจากการเดินสาย

ระบุคำถามนอกหัวข้อโดยระบุว่าเป็นหัวข้อสำหรับการประชุมอื่นจะได้รับการกล่าวถึงเป็นส่วนตัวหรือไม่เช่นนั้น ไม่มีใครชอบการประชุมที่ผู้ลี้ภัยโดยที่จุดมุ่งหมายของการประชุมคือนั่งหลังเพื่อสนทนากัน

การประชุมขนาดเล็กนอกห้องประชุม

การนั่งในห้องประชุมที่คุ้นเคยกันอยู่รอบโต๊ะเดียวกับที่คุ้นเคยเป็นที่คุ้นเคย เพื่อส่งเสริมให้พนักงานมีปฏิสัมพันธ์คิดสร้างสรรค์และมีการสนทนาที่มีชีวิตชีวาพิจารณาการประชุมนอกห้องประชุมมาตรฐาน

พิจารณาการประชุมที่โต๊ะข้างนอกหากสถานที่และสภาพอากาศที่อนุญาต ลองรวบรวมในพื้นที่ทั่วไปที่มีโซฟาและโต๊ะเล็ก ๆ แทนโต๊ะประชุมขนาดใหญ่และเก้าอี้หมุน

อย่ากลัวที่จะใช้แนวทางที่แตกต่างออกไป

หากแนวทางการประชุมไม่ได้ผลอย่ากลัวที่จะเปลี่ยนหลักสูตร ตัวอย่างเช่นถ้าเซสชันการระดมสมองเป็นห้องที่เงียบสงบซึ่งมีบทพูดน้อยมากให้เปลี่ยนทิศทาง มีความยืดหยุ่นและใส่ใจกับความคืบหน้าในการประชุมโดยรวม

ใช้เทคโนโลยี

วางแผนที่จะใช้เทคโนโลยีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม ในโลกดิจิทัลปัจจุบันคนส่วนใหญ่มักใช้กราฟิกหรือวิดีโอเพื่อสนับสนุนคำที่พวกเขาได้ยิน อุทธรณ์ไปยังความคิดนั้นและรวมภาพโสตทัศนูปกรณ์ไว้เมื่อวางแผนการประชุมของคุณ

คอมพิวเตอร์ที่ฉายบนหน้าจอขนาดใหญ่และงานนำเสนอของคณะกรรมการสมาร์ทที่กระตุ้นให้เกิดการโต้ตอบคือการเปลี่ยนแปลงที่น่ายินดีจากงานนำเสนอ PowerPoint ที่มีความยาวตามมาตรฐาน

ส่งสรุปการเข้าร่วมการประชุม

ภายในหนึ่งวันหลังจากการประชุมให้ส่งบทสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ได้กล่าวมา เผยแพร่ข้อมูลนี้ทางอีเมลไปยังทุกคนที่เข้าร่วมประชุมผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมและผู้ที่ต้องการทราบรวมถึงรายการการดำเนินการใด ๆ โดยระบุว่าใครรับผิดชอบต่อแต่ละรายการรวมทั้งวันที่ครบกำหนด