8 เคล็ดลับการออมเงินสำหรับนักวางแผนกิจกรรมองค์กร

กิจกรรมองค์กรเป็นเรื่องสนุกในการวางแผนและการระดมสมองความคิดและสถานที่ต่างๆทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ที่นักวางแผนกิจกรรมขององค์กรหลายคนชื่นชอบ แต่น่าเสียดายที่แนวคิดเหล่านี้สามารถหยุดความตายในเพลงของพวกเขาได้เมื่อตัวเลขงบประมาณหมุนวนขึ้นและการสำนึกในเหตุการณ์ทำให้งบประมาณของกิจกรรมของคุณไม่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของกิจกรรม

ความคิดสร้างสรรค์ไม่ได้หยุดชะงักกับกระบวนการวางแผนงาน นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องวางแผนกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จด้วยงบประมาณที่ จำกัด

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการประหยัดเงินสำหรับนักวางแผนกิจกรรมขององค์กร:

1. รู้งบประมาณของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มวางแผนกิจกรรมขององค์กรให้กำหนดงบประมาณของคุณ ไม่มีเหตุผลที่จะใช้เวลาในการรวบรวมความคิดและสถานที่ที่มีศักยภาพซึ่งคุณไม่สามารถจ่ายได้ คำนวณค่าใช้จ่ายที่จัดสรรไว้สำหรับ

การจัดเลี้ยง

• บันเทิง
• สถานที่
• วิทยากร
• การตกแต่ง
• เหตุการณ์อื่น ๆ
• การรู้เรื่องนี้ก่อนเริ่มวางแผนจะช่วยให้คุณอยู่ในขอบเขตของคุณ

2 อย่ามองข้ามรายการงบประมาณเหล่านี้

เมื่อวางแผนจัดกิจกรรมขององค์กรอย่าลืมรวมค่าใช้จ่ายสำหรับรายการต่อไปนี้:

การพิมพ์สำหรับงานแจกจ่ายงานนำเสนอ

• ค่าป้ายและแบนเนอร์
• ค่าใช้จ่ายทางการตลาดและการส่งเสริมการขาย < บริการลงทะเบียนในสถานที่
• 3 ยอมรับงบประมาณของคุณ

ดื่มแชมเปญด้วยงบประมาณเบียร์หรือไม่? อย่าสิ้นหวัง ช่วยตัวเองให้ยุ่งยากในการวางแผนงานงบประมาณขนาดใหญ่ด้วยงบประมาณรายเล็ก ๆ ยอมรับงบประมาณที่คุณมี แทนที่จะรู้สึกผิดหวังจากการขาดทรัพยากรให้สร้างสรรค์

มีหลายวิธีสำหรับนักวางแผนกิจกรรมขององค์กรในการวางแผนงานที่ประสบความสำเร็จและน่าจดจำด้วยงบประมาณที่ จำกัด

4 มีความคล่องตัวในการเจรจาต่อรองสถานที่

หากเป็นไปได้ให้ยืดหยุ่นในการเจรจากับสถานที่ พิจารณาวันที่อาจเป็นไปได้สำหรับกิจกรรมขององค์กรของคุณและสอบถามว่าโรงแรมเปิดให้บริการในช่วงเวลาดังกล่าวหรือไม่

โรงแรมมักเสนอราคาพิเศษเพื่อเติมช่องว่างรอบวันที่เป้าหมายของคุณและคุณสามารถต่อรองราคาได้ดีขึ้นหากคุณสามารถทำงานได้ตลอดเวลาที่ต้องการ

นอกจากนี้หากมีสถานที่จัดงานหลายแห่งในพื้นที่ที่เหมาะกับความต้องการของคุณให้ใช้สิ่งนี้เพื่อประโยชน์ของคุณ เมื่อแข่งขันเพื่อธุรกิจของ บริษัท สถานที่จัดงานอาจเจรจาต่อรองราคาและให้ส่วนลดสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ ในพื้นที่ที่จะชนะธุรกิจของคุณ

5 หลีกเลี่ยงอาหารนั่งลง

ถ้าคุณให้บริการอาหารในงานขององค์กรคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการบุฟเฟต์กับมื้ออาหารนั่งลง บัฟเฟต์ไม่เพียงช่วยลดค่าใช้จ่ายของพนักงานเสิร์ฟและบริการโต๊ะเท่านั้น แต่คุณยังสามารถลดเงินที่ใช้ไปกับอาหารได้อีกด้วย

ถ้าคุณต้องการให้แขกมารวมกันและพบกันและกันลองพิจารณาอาหารนิ้วและลดพื้นที่ในการนั่งและรับประทานอาหารเมื่อผู้เข้าพักยืนและมีจานเล็ก ๆ พวกเขากินน้อยลงและใช้เวลามากขึ้นในการสนทนา

บาร์เปิดเต็มสามารถกัดได้จากงบประมาณกิจกรรมของคุณดังนั้นให้พิจารณา จำกัด บาร์เป็นเบียร์ไวน์โซดาและน้ำผลไม้

6 จองลำโพงสำหรับผู้เข้าพักช่วงต้น

เช่นเดียวกับตั๋วสายการบินและห้องพักของโรงแรมค่าเช่าลำโพงมีแนวโน้มที่จะปีนขึ้นไปใกล้ที่คุณจะได้รับ จองล่วงหน้าเพื่อให้ได้อัตราที่ดีที่สุด

ทำวิจัยเล็กน้อยและดูว่ามีวิทยากรที่เหมาะสมซึ่งจะอยู่ในพื้นที่ของคุณในขณะนั้นหรือไม่ พวกเขาอาจเสนออัตราที่ลดลงและคุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและที่พัก

7 พิจารณาการใช้ผู้ให้การสนับสนุน

ในโลกปัจจุบันมีผู้ให้การสนับสนุนทุกหนแห่งตั้งแต่ arenas และโถงคอนเสิร์ตไปจนถึงการจัดกิจกรรมกีฬา ลองใช้ผู้สนับสนุนเพื่อช่วยชดเชยค่าใช้จ่ายในการจัดงานของคุณ บริษัท ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับธุรกิจหรืออุตสาหกรรมของคุณอาจยินดีต้อนรับโอกาสในการประชาสัมพันธ์ชื่อผู้ชมของคุณ ตรวจสอบว่าเหมาะกับ บริษัท และลูกค้าของคุณในงานขององค์กรและสำรวจสิ่งที่พวกเขาเสนอเพื่อแลกกับการเปิดโปง

8 ขยันขันแข็งในการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ

ในการวางแผนงานขององค์กรคุณอาจมีทีมงานหลายคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบงานแต่ละอย่าง

ให้ความสนใจกับบุคคลทุกคนเกี่ยวกับการใช้จ่ายของพวกเขา สื่อสารอย่างชัดเจนกับหลักเกณฑ์ด้านงบประมาณของคุณและขยันใช้ในการติดตามค่าใช้จ่าย ขอให้มีการรายงานการสั่งซื้อสินค้าอย่างสม่ำเสมอและกำหนดหลักเกณฑ์สำหรับค่าใช้จ่ายที่ต้องได้รับการอนุมัติจากคุณก่อนที่จะทำ นี่เป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนงานขององค์กรซึ่งการควบคุมมีความสำคัญต่อการรักษาค่าใช้จ่ายภายในงบประมาณของคุณ