9 การประชุมทักษะการอำนวยความสะดวกสำหรับผู้บริหาร

การประชุมสามารถเป็นโอกาสในการแบ่งปันความคิดหารือเกี่ยวกับความท้าทายและกำหนดแผนการดำเนินงานหรืออาจจะจบลงด้วยการเป็นผู้ลวนลามทางเวลาที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้ แต่น่าเสียดายที่ผู้จัดการมักเป็นผู้ให้ข้อมูลสำคัญในการแก้ปัญหากระบวนการทำงาน

บทความนี้เสนอแนวคิดสำหรับผู้บริหารในทุกระดับเพื่อเสริมสร้างทักษะในการอำนวยความสะดวกในการประชุมเพื่อสนับสนุนการปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุม

ผู้จัดการทีมไปผิดกับการประชุม

ผู้จัดการหลายคนคิดว่าพวกเขารู้ว่าจะ "เรียกประชุม" ได้อย่างไร

พวกเขาตั้งวาระการประชุมพูดทั้งหมดและตัดสินใจทั้งหมด แม้ว่าเรื่องนี้อาจเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหาร แต่ก็มักจะทำให้เสียเวลาและไม่ได้ใช้ประโยชน์จากความคิดสร้างสรรค์ของทีม ในความเป็นจริงมันมีผลตรงข้ามกับพนักงานที่มีแนวโน้มที่จะถอนตัว, เลื่อนไปผู้จัดการที่ชัดเจนต้องการที่จะรับผิดชอบ

มีสาเหตุมากมายที่ผู้จัดการไม่ได้เกี่ยวข้องกับพนักงานมากขึ้นในการประชุมรวมทั้ง:

• กลัวการปล่อยตัว
• ความเชื่อที่ผิด ๆ ว่าเพราะพวกเขาเป็นผู้รับผิดชอบพวกเขาจำเป็นต้องให้คำตอบทั้งหมด
• ขาดความมั่นใจในความสามารถหรือทักษะการแก้ปัญหาของพนักงาน
• การขาดทักษะในการอำนวยความสะดวกในการประชุม

ในขณะที่สามสิ่งแรกเป็นพฤติกรรมของผู้จัดการที่ไม่ดีคนสุดท้ายทักษะการอำนวยความสะดวกสามารถเรียนรู้และสร้างความเข้มแข็งให้กับการปฏิบัติ

- 9 ->

การสร้างเสริมทักษะการอำนวยความสะดวกในการประชุมของคุณ

ตามความหมายการอำนวยความสะดวก " เพื่อให้ง่ายขึ้นหรือยากขึ้น ช่วยส่งต่อ "เพื่อให้ผู้จัดการอำนวยความสะดวกในการประชุม (แทนที่จะใช้มัน) พวกเขาจะต้องเต็มใจที่จะปล่อยพลังและเปิดกว้างให้กับผลลัพธ์และวิธีการที่แตกต่างกัน

การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่เหมาะสมคือการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการระบุและแก้ไขปัญหา ทีมงานมักจะพัฒนาโซลูชันที่ดีและสร้างสรรค์กว่าผู้จัดการทุกคนและอาจมีแนวโน้มที่จะสนับสนุนการใช้โซลูชันนี้

ต่อไปนี้เป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับการประชุมซึ่งทั้งหมดนี้สามารถเรียนรู้และปรับปรุงได้ด้วยการปฏิบัติดังนี้:

1. การวางแผนวาระ การประชุมร่วมกันจะเริ่มต้นด้วยการวางแผนวาระการประชุม การเลือกหัวข้อที่เชิญเข้าร่วม i. อี ปัญหาที่จะแก้ไขได้มีส่วนร่วมมากขึ้นกว่าหัวข้อ "ให้ข้อมูล" อย่างไรก็ตามต้องจัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่อให้สามารถมีส่วนร่วมของกลุ่มได้
2. การตั้งค่าสภาพแวดล้อมและสภาพอากาศ เรื่องโลจิสติก! เมื่อคนอึดอัดไม่สามารถมองเห็นกันไม่ได้ยินหรือหิวผลการประชุมจะประสบ เรียนรู้วิธีใช้โลจิสติกส์เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วมและขจัดอุปสรรค
3. การถามคำถาม คำถามที่ยอดเยี่ยมกระตุ้นการอภิปรายที่ยอดเยี่ยมบทความ "คำถามในการฝึกสอนที่ยอดเยี่ยม 70 แบบที่ใช้ GROW Model" มีคำแนะนำการอภิปรายบางอย่างที่โดดเด่น
4. การฟังแบบ Active เมื่อผู้จัดการเข้าใจผิดตรวจสอบความเข้าใจและถามคำถามติดตามผล "การเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้น" ฉันแบ่งปันความคิดเกี่ยวกับการเสริมสร้างทักษะการฟังของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
5. การระดมความคิด คนส่วนใหญ่คิดว่าพวกเขารู้วิธีระดมความคิดแล้ว แต่ส่วนใหญ่ไม่ได้ ในการตั้งค่ามากเกินไปประสิทธิภาพของการระดมความคิดจะลดลงด้วยการจัดการกระบวนการที่ไม่ดีแรงกดดันทางสังคมหรือการเมืองที่เข้มแข็งและทักษะในการอำนวยความสะดวกที่ไม่ดีหลายคนไม่เคยมีประสบการณ์อย่างแท้จริงถึงพลังของการระดมความคิดอย่างดีดู "15 วิธีในการฝนตก เซสชั่นการระดมสมอง "สำหรับสิ่งที่ไม่ควรทำ - แล้วทำตรงข้าม
6. ทักษะในการสร้างความเป็นเอกฉันท์ ความสอดคล้องไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะต้องเห็นด้วยกับการตัดสินใจนั่นหมายความว่าทุกคน ได้มีโอกาสแบ่งปันมุมมองและเสนอแนวคิด การอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมจะแนะนำกลุ่มจากการแบ่งปันความคิดไปสู่การพัฒนาการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ การบรรลุข้อตกลงร่วมกันต้องใช้เวลามากขึ้น แต่โดยปกติจะได้รับการเข้าซื้อที่แข็งแกร่งจากกลุ่มใหญ่ อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่ามติไม่ใช่เป้าหมายสูงสุด การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาในมือเป็นประเด็นที่สำคัญที่สุด ดูกรอบการตัดสินใจการตัดสินใจร่วมกันหกขั้นตอนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนำทีมผ่านขั้นตอนการตัดสินใจที่เป็นเอกฉันท์
7. ความละเอียดของความขัดแย้ง เมื่อใดก็ตามที่มีคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องในการแก้ปัญหาความขัดแย้งก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในความเป็นจริงความขัดแย้งกับงานหรือปัญหาจะถูกมองโดยนักวิจัยทีมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการต้องเรียนรู้วิธีควบคุมพลังแห่งความขัดแย้งในทางบวก ดู: "การแก้ปัญหาความขัดแย้งสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ "
8. ทักษะการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูด ขณะที่นักวิจัยให้เหตุผลมากกว่าเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอนส่วนใหญ่จะยอมรับว่ามากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของการสื่อสารไม่ใช่คำพูด ผู้จัดการต้องสามารถอ่านภาษาของกลุ่มและภาษากายเพื่อประเมินระดับการมีส่วนร่วมอย่างจริงใจและมุ่งมั่น
9. บันทึก การอำนวยความสะดวกของกลุ่มที่เก่งกาจเกี่ยวข้องกับการรู้ว่าเมื่อใดควรหันมาใช้กระดานฟลิปชาร์ตหรือกระดานไวท์บอร์ดเพื่อจับภาพสิ่งที่ผู้คนพูด การทำเช่นนี้ทำให้ผู้คนรู้สึกว่าความคิดของพวกเขากำลังถูกได้ยินและมีค่าและทำหน้าที่เป็นบันทึกอันมีค่าที่จะนำมาใช้ในการวางแผนการดำเนินการและการติดตามผล

บรรทัดด้านล่าง:

เวลาเป็นทรัพย์สินอันมีค่าในชีวิตและในที่ทำงาน พยายามจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด การเรียนรู้การฝึกซ้อมและการใช้ทักษะการอำนวยความสะดวกที่ระบุไว้ด้านบนเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้น

-

อัปเดตโดย Art Petty