ธุรกิจผู้ประกอบการส่วนใหญ่เริ่มต้นอินทรีย์และคิดออกว่า "เราทำสิ่งต่างๆรอบ ๆ ที่นี่" ได้อย่างรวดเร็วเพียงใด เจ้าของและผู้จัดการมักจะยุ่งเกินไปในการจัดทำเอกสารกระบวนการของตนเว้นไว้แต่ว่าธุรกิจเป็นอย่างมากทางด้านเทคนิคหรือทางวิทยาศาสตร์หรือเว้นแต่การควบคุมกระบวนการจะได้รับคำสั่งจากลูกค้าเช่นรัฐบาล หากคุณเป็นเจ้านายในธุรกิจตั้งแต่อาหารที่จัดไว้ให้กับร้านเสื้อผ้าปลีกเพื่อการบริหารความมั่งคั่งคุณจะไม่ถูกไล่ออกเนื่องจากไม่มีกระบวนการจัดทำเป็นเอกสาร
(เพราะคุณเป็นเจ้านาย) แต่คุณจะพลาดโอกาสอันยิ่งใหญ่ออกไป
เหตุผลในการสร้างกระบวนการเขียน
มีเหตุผลที่น่าสนใจว่าทำไมธุรกิจขนาดเล็กของคุณควรมีกระบวนการเขียนแม้ว่าคุณจะเป็นคนเดียวที่มีส่วนเกี่ยวข้องอยู่ในปัจจุบัน
- การเพิ่มและการฝึกอบรมพนักงาน: หากกระบวนการของคุณเป็น เขียนลงคุณสามารถฝึกพนักงานได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น หากคุณไม่ได้จัดทำเอกสารกระบวนการของคุณคุณจะไม่สามารถเพิ่มพนักงานได้เนื่องจากความคิดในการฝึกอบรมนั้นเป็นเรื่องที่น่ากลัวเกินไป จับ 22!
- ความสามารถในการได้รับสินเชื่อธุรกิจ: หากคุณต้องการเงินทุนสำหรับธุรกิจของคุณธนาคารหรือผู้ให้กู้รายอื่น ๆ จะต้องเข้าใจการดำเนินงานของคุณ มันทำให้คำสั่งที่มีประสิทธิภาพเมื่อคุณสามารถแสดงให้ผู้ให้กู้เห็นว่าคุณเป็นแบบแผนและคุณมีวิธีจัดการกระบวนการอย่างไร
- สร้างกำไรได้มากขึ้น: กระบวนการจัดทำเอกสารทำให้คุณมีข้อบกพร่องในสิ่งที่คุณทำ คุณจะเห็นปัญหาคอขวดและความไม่สอดคล้องกันที่คุณไม่ได้ตระหนักถึงอยู่ที่นั่น การเคลื่อนไหวที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการทางธุรกิจทำให้คุณต้องเสียเวลาและเงิน การกำจัดมันเท่ากับเวลาที่บันทึกไว้และผลกำไรมากขึ้น
- ตำแหน่งสำหรับการขายในที่สุด: หากคุณต้องการขายธุรกิจของคุณสักวันหนึ่งผู้ซื้อจะต้องการประเมินผลงานภายในก่อน การแสดงคู่มือการซื้อของผู้ใช้จะเพิ่มโอกาสในการขายรวมถึงมูลค่าการรับรู้ของผู้ซื้อใน บริษัท ของคุณ ท้ายสุดถ้ากระบวนการของคุณสะอาดและได้รับการจัดทำเป็นเอกสารไว้เป็นอย่างดีผู้ซื้อจะสามารถจินตนาการตัวเองได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการต่อในสิ่งที่คุณได้ทำ เวลาที่บันทึกไว้สำหรับผู้ซื้อมีค่าใช้จ่ายน้อยลงที่ถนนซึ่งแปลเป็นราคาที่สูงขึ้นสำหรับคุณ
การเริ่มต้นใช้งาน
ดังนั้นคุณจะไปจากกระบวนการที่มั่นคง (หรือไม่มั่นคง) ในหัวของคุณและทำให้พวกเขาเขียนลง? คุณต้องกำหนดและบันทึกกระบวนการของคุณ สมมติว่าคุณอยู่ในธุรกิจอาหาร ไม่ว่าคุณจะรู้หรือไม่ว่าคุณมีกระบวนการเอาชนะบางอย่างที่เหมือนกันกับ บริษัท ที่ให้บริการอาหารทุกประเภท ตัวอย่างเช่นผู้ให้บริการอาหารทุกคนต้องได้งานทำกิจกรรมและติดตามลูกค้าเพื่อให้คุณได้งานมากขึ้น การกระทำแต่ละอย่างเป็นกระบวนการของตัวเอง
ดังนั้นสำหรับธุรกิจของคุณให้เขียนขั้นตอนของคุณและพยายามจัดระเบียบตามลำดับ (แม้ว่าจะมีการทับซ้อนกัน)หากกระบวนการของคุณมีขั้นตอนมากกว่าเจ็ดขั้นตอนให้พิจารณารวมขั้นตอนต่างๆเป็นกระบวนการย่อยของขั้นตอนสำคัญอื่น ๆ มิฉะนั้นกระบวนการนี้กลายเป็นเรื่องยากที่จะจัดการและอธิบายให้คนอื่นรู้
คุณอาจได้รับรายชื่อเช่นนี้สำหรับผู้ให้บริการด้านอาหารและจากนั้นในแต่ละขั้นตอนคุณจะจัดทำเอกสารกระบวนการย่อย ๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ
- การได้รับงาน: การตลาดการสร้างข้อเสนอการขาย กระบวนการจัดทำกิจกรรม
- การจัดกิจกรรม: การสร้างเมนูการเตรียมอาหารการจัดบุคลากรการเลือกสถานที่และการจัดเตรียม
- การดำเนินงานของเหตุการณ์: รายการตรวจสอบการจัดส่งงานการจัดส่งและการตั้งค่าการมอบหมายงานพนักงานขั้นตอนการชำรุด < การติดตามลูกค้า: การตรวจสอบข้อมูลในบ้าน
- ทรัพยากร การใช้แผนภาพภาพเพื่อการจัดการกระบวนการมากกว่ารายการเชิงเส้นจะเป็นประโยชน์มาก แต่ถ้าคุณไม่ได้ ดีกับ Excel หรือโปรแกรมอื่น ๆ รายการดีกว่าไม่มีอะไร เรียนรู้วิธีการทำแผนภาพการไหลของกระบวนการใน Excel และดูว่ามันเหมาะกับคุณหรือไม่ ข้อได้เปรียบของการใช้แผนภูมิการไหลคือคุณสามารถมองเห็นอินพุทและเอาท์พุตของแต่ละขั้นตอนได้อย่างง่ายดาย กระบวนการที่ดีนั้นเหมือนกับการเขียนที่ดี: มีการเปลี่ยนระหว่างย่อหน้า หากขั้นตอนกระบวนการทำให้ก้าวกระโดดต่อการกระทำและไม่ชัดเจนว่าคุณกลับมาที่ใดให้กลับไปตรวจสอบว่าข้อมูลเข้าและออกมีความชัดเจนและแข็งแรง
ถ้าคุณต้องการอ่านหนังสือที่ดีที่สุดที่เคยเขียนเกี่ยวกับการควบคุมกระบวนการให้ดูที่การรื้อปรับระบบ Corporation โดย Michael Hammer และ James Champy
แม้ว่าหนังสือเล่มนี้มีหนังสือมาเกือบสองทศวรรษแล้วและเขียนด้วยกระบวนการองค์กรขนาดใหญ่ แต่ก็ถือเป็นทรัพยากรที่สมบูรณ์แบบแม้กระทั่งสำหรับคนที่เพิ่งเริ่มต้นใหม่ จะช่วยให้คุณเห็นปัญหาคอขวดในสิ่งที่คุณกำลังทำและแก้ไขได้