อีเมลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำธุรกิจการค้าที่บ้านการติดต่อกับลูกค้าและการให้บริการลูกค้า แต่ก็อาจจะน่าเบื่อและเสียเวลา ยกเว้นกรณีที่คุณจ้างผู้ช่วยเสมือนจริงคุณต้องหาวิธีจัดการอีเมลที่ช่วยให้คุณตอบสนองได้ทันท่วงทีและยังไม่ใช้จ่ายตลอดทั้งวัน นี่คือเคล็ดลับในการจัดการอีเมลของคุณ
1) ลดจำนวนอีเมล์ที่คุณได้รับ
มีหลายวิธีที่คุณสามารถ จำกัด จำนวนอีเมลที่แสดงในกล่องจดหมายของคุณได้
คำถามแรกจะตอบคำถามทั่วไปที่คุณได้รับบนเว็บไซต์ของคุณด้วยหน้าคำถามที่พบบ่อย ในหน้านี้คุณจะเขียนคำถามแล้วตอบคำถาม แนะนำบุคคลในหน้าติดต่อของคุณเพื่อแนะนำว่าพวกเขาตรวจสอบก่อนว่าคำถามของพวกเขาได้รับคำตอบหรือไม่ การให้ข้อมูลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในเว็บไซต์ของคุณผู้เข้าชมของคุณจะสามารถรับคำตอบได้โดยไม่ต้องส่งอีเมล
วิธีที่สองในการลดอีเมลที่คุณได้รับคือยกเลิกรายชื่อที่คุณไม่ได้อ่าน หากคุณพบว่าคุณกำลังลบหรือจัดเรียงจดหมายข่าวและการอัปเดตธุรกิจอื่น ๆ แต่ไม่ได้อ่านแล้วถึงเวลาที่จะยกเลิกการสมัคร ถ้าคุณต้องการติดตามข่าวสารล่าสุดกับบล็อกตัวเลือกที่ดีกว่าก็คือการใช้โปรแกรมอ่านฟีดซึ่งจะรวบรวมและโพสต์ข้อความใหม่ทั้งหมดโดยไม่ต้องใส่กล่องจดหมายของคุณ
วิธีที่สามคือ "ล้างข้อมูล" อีเมลของคุณเพื่อป้องกันสแปมและหยุดอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ MailWasher มีเวอร์ชันฟรีและโปรซึ่งสามารถช่วยป้องกันสแปมอีเมลขยะและการหลอกลวงทางอีเมลขยะ
2) จำกัด จำนวนบัญชีอีเมลที่คุณมี
เจ้าของธุรกิจที่บ้านหลายรายสร้างบัญชีหลายบัญชีเช่นบัญชีหนึ่งสำหรับการบริการลูกค้าและความช่วยเหลือด้านเทคนิคสำหรับความคิดว่าจะช่วยในการจัดเรียงและจัดการอีเมล แต่หลายบัญชีจะสร้างงานมากขึ้นเว้นแต่คุณจะมีผู้ช่วยเสมือนซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้กับบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชี
ในท้ายที่สุดคุณต้องมีเพียงสองบัญชีเท่านั้น หนึ่งสำหรับส่วนบุคคลและสำหรับธุรกิจ
3) จำกัด จำนวนครั้งที่คุณเช็คอีเมลในแต่ละวัน
การตรวจสอบอีเมลดูเหมือนจะเป็นกิจกรรมที่อ่อนโยนและยังเป็นหนึ่งในการลดเวลาที่ใหญ่ที่สุดทางด้านขวาของโซเชียลมีเดีย เนื่องจากอีเมลเป็นไปอย่างรวดเร็วและรวดเร็วมีความคิดที่ว่าคุณต้องใช้มันอยู่ตลอดเวลา แต่นั่นไม่เป็นความจริง แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการออกจากลูกค้าหรือลูกค้าที่แขวนนานเกินไป แต่คุณไม่จำเป็นต้องตอบอีเมลขณะที่มาถึง ให้ตรวจสอบอีเมลสองหรือสามครั้งต่อวัน เมื่อคุณตรวจสอบแล้วโปรดยอมรับการติดต่อกับทุกอย่างในกล่องจดหมายของคุณในเวลานั้น
4) พัฒนาระบบเพื่อจัดการกับและจัดเรียงอีเมล
โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่คุณสามารถจัดเรียงอีเมลได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับ "สิ่งที่ต้องทำ" "ใบเสร็จรับเงิน" "เพื่ออ่าน" เป็นต้นอีเมลทุกฉบับที่เข้ามาจะได้รับการตอบสนองและ / หรือเรียงลำดับอย่างเหมาะสม หากคุณเป็นคนที่มองเห็นเช่นฉันคุณสามารถใช้โปรแกรม Gmail ของ Google เพื่อสร้างกล่องจดหมายหลายกล่อง เมื่ออีเมลเข้าสู่กล่องจดหมายหลักให้จัดเรียงกล่องจดหมายเป็น "สิ่งที่ต้องทำ" "ตอบกลับ" "อ่านง่าย" "กล่องข้อมูลอีเมลไคลเอ็นต์" กล่องจดหมายเฉพาะเหล่านี้จะปรากฏในส่วนต่างๆบนหน้า Gmail ข้อดีอีกประการหนึ่งของ Gmail คือความสามารถในการใช้ป้ายกำกับเช่นใบเสร็จรับเงินเพื่อติดแท็กอีเมล
5) ลบ, ลบ, ลบ
ถ้าคุณได้รับอีเมลจำนวนมากที่ไม่จำเป็นให้ลบออกโดยเร็ว พิจารณาใช้อีเมลบนเว็บเพื่อลบเมลที่ไม่พึงประสงค์ก่อนดาวน์โหลดไปยังโปรแกรมอีเมลของคุณ หากคุณใช้อีเมลทางเว็บสแกนตรวจสอบและลบขยะก่อน ใบนี้จะเหลือเฉพาะรายการที่คุณต้องการตอบ โปรดดูที่ # 1 เกี่ยวกับการลดอีเมลที่คุณได้รับหากพบว่าคุณกำลังลบประเภทอีเมลหรืออีเมลจำนวนมากจากผู้ส่งรายเดียว
6) ล้างกล่องจดหมายของคุณ
นี่มันยากกว่าที่คุณคิด และเมื่อมันว่างเปล่าทำให้มันว่างเปล่าเป็นอย่างเท่าเทียมกันเป็นสิ่งที่ท้าทาย ขั้นแรกงานนี้อาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากคุณมีอีเมลอยู่เป็นจำนวนมากและเสียเวลาในการอ่านหรือจัดเรียงข้อมูลแต่ละชิ้น ทางเลือกหนึ่งคือการใช้ฟังก์ชันการค้นหาเพื่อค้นหาอีเมลจากสถานที่ที่ติดต่อคุณเป็นจำนวนมาก ตัวอย่างเช่นหากมีจดหมายข่าวที่คุณสมัครสมาชิกให้ค้นหาจดหมายข่าวตามชื่อหรือที่อยู่อีเมล
เมื่อคุณมีรายชื่ออีเมลจดหมายข่าวแล้วคุณสามารถจัดการกับอีเมลจำนวนมากโดยเลือกทั้งหมดและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "อ่าน" หรือ "จดหมายข่าว" หรือคุณสามารถโกงโดยเลือกรายการทั้งหมดในกล่องขาเข้าของคุณและวางไว้ในโฟลเดอร์ที่เรียกว่า "ยื่น" การทำเช่นนี้จะทำให้กล่องจดหมายของคุณหมดลงโดยไม่ต้องส่งอีเมลแต่ละชิ้น แต่คุณยังไม่สูญเสียอีเมล เมื่อกล่องจดหมายของคุณว่างเปล่าให้มอบหมายการจัดการอีเมลแต่ละฉบับที่ถึงเวลาที่กำหนดที่คุณกำหนดเวลาไว้เพื่อจัดการกับอีเมลดังกล่าว